Wikier

Bestille tilganger til systemer og rom

Januar 2023: Denne siden er under arbeid. 

På denne siden forklarer vi hvem som gjør hva når ansatte, studenter, oppdragstakere og gjester skal ha tilganger til IT-systemer og bygg. 

Adgangskort

Ansatt får et eget ansattkort/adgangskort med navn og bilde. Kortet er nøkkelkort til bygninger og legitimasjon ved NTNU. Ansatte og gjester oppfordres til å bære kortet synlig. Student får et eget ID-kort med navn og bilde.

IT-systemer: Hvem skal ha tilgangen?

Studenter

Tilgang for studenter Studenter får automatisk standard student-tilgang basert på opptaksbrev og studierett, betalt semesteravgift og registert studieforhold i Felles Studentsystem (FS).
 
Hvilke systemer får studentene tilgang til?
Studentene får tilgang til Feide, e-post, MS365 og annet gjennom standard student-tilgang. 
 
Hvordan får studenten tilgang til bygg og rom?
Studenter får tilgang til bygg og rom basert på studiested og andre forhold som er registert.
 

Ansatte med fastlønn

Dette gjelder for ansatte med fastlønn som er rekruttert via en utlysning i jobbnorge.no.
 
1. Lokal HR lagrer signert arbeidsavtale i ePhorte og gir Tjenestesenteret beskjed om ansettelsen via NTNU Hjelp.
2. Tjenestesenteret registrerer den ansatte i lønnssystemet SAP basert på arbeidsavtalen,
3. IT-avdelingen gir basis-tilgang basert på opplysningene i SAP.
4. Den ansatte aktiverer brukerkontoen sin selv.
 
Hvilke systemer får ansatte tilgang til?
Ansatte får basistilgang med sin NTNU-brukerkonto, blant annet Feide, e-post og Microsoft 365. Den ansatte må selv aktivere sin konto.
 
Hvilke tilganger må bestilles i tillegg?
Følgende tilganger må bestilles av nærmeste leder via NTNU Hjelp:
Ephorte, FS, emner på nett, timeplanlegging, Romreservasjon, Inspera (obs: ikke sensor, dette går via FS)

Bestillingen kan sendes i god tid før den ansatte starter, men ingen tilganger er aktive før første arbeidsdag. 
 

Ansatte med midlertidig time- eller månedskontrakt

Midlertidig time- og månedsansatte som ikke rekrutteres via jobbnorge.no, får sin arbeidskontrakt til signering via løsningen Tilsetting og arbeidskontrakt. Etter at Tjenestesenteret har mottatt signert kontrakt og registrere den ansatte i lønnssystemet, vil den ansatte få NTNU-bruker med basis-tilgang. Brukeren selv må aktivere sin konto.
 
Hva får den ansatte tilgang til?
Ansatte får basistilgang med sin NTNU-brukerkonto, blant annet Feide, e-post og Microsoft 365. Den ansatte må selv aktivere sin konto. Tilgangene gjelder fra oppstartsdato i arbeidsavtalen.
 
Hvilke tilganger må bestilles i tillegg?
Har den ansatte behov for ekstra tilganger til sentraladministrative system må nærmeste leder bestille tilgangene i NTNU Hjelp. Det gjelder ePhorte, FS, emner på nett, romreservasjon, Inspera, lønn/økonomi/personal og BDM, BEVISST og UNit4. 
 
 

Phd-kandidater uten arbeidsavtale

Phd-kandidater uten arbeidsavtale får automatisk tildelt ordinær studenttilgang gjennom registrert studieforhold registert i FS. Dersom hen innvilges arbeidsplass og/eller IT-tilgang utover vanlige studenttilgang, må phd-kandidaten inngå en tilgangsavtale som registreres i Gjestetjenesten. Nye Phd-kandidater som ikke skal ha arbeidsavtale, registrers som gjester og må inngå tilgangsavtale før de blir registert i Gjestetjenesten. Dette vil gi tilganger før personen formelt blir opptatt som Phd-student og registrert i FS.
 

Oppdragstakere

info kommer
 

Ofte stilte spørsmål

Hvilke tilganger får jeg med en IT-brukerkonto?

Alle som er tilknyttet NTNU får automatisk en IT brukerkonto/tilgang til NTNU. IT-brukerkonto gir tilgang til e-post, Feide, M365, printer og annet. Aktiver brukerkontoen før du tar den i bruk.

Hvordan bestiller jeg som leder ekstra tilganger?

Bestill ekstra tilganger i NTNU Hjelp. Tilgang til ePhorte, Felles Studenssystem, Emner på nett, timeplanlegging, romresevasjon, Blackboard og BEVISST er eksempler på systemer som må bestilles.

Hvordan får en ansatt adgangskort?

Du trenger ikke bestille adgangskort for ansatte. Vakt og Service henter informasjon om den som trenger adgangskort, og lager adgangskort med relevante tilganger. Adgangskortet hentes så snart brukerkontoen er aktivert. Husk legitimasjon. • Mer informasjon om adgangskort. Studenter får også eget ID-kort med navn og bilde.

Hvordan bestiller jeg nøkler?

Nøkkel bestilles iNTNU hjelp.

En ekstern sensor trenger tilgang til Inspera. Hva gjør jeg?

Bestill tilgang til Inspera i NTNU hjelp. Se veiledning sensurprosessen i Insprea Assesment – for administrativt ansatte, for mer informasjon.

Noen ber om tilgang til BEVISST – system for virksomhetsstyring. Hva gjør jeg?

Bestill tilgang til BEVISST – system for virksomhetsstyring i NTNU hjelp. Hvis du trenger du tilgang til BEVISST system for virksomhetsstyring sender du et bestillingsskjema, som godkjennes av nærmeste leder må godkjenne, før du bestiller tilgang til BEVISST gjennom NTNU Hjelp.

Hva er forskjellen mellom en oppdragsavtale og en tilgangsavtale?

En oppdragsavtale fungerer som et utbetalingsbilag, og er et dokument som ferdigstilles når jobben er utført. Avtalen har ingen teknisk sammenheng med tilgangsavtalen. En tilgangsavtale er en avtale som inngås for personer som ikke har en arbeidsavtale, som for eksempel gjester. Det er gjestens nærmeste formelle leder som godkjenner en tilgangsavtale.

Hva er forskjellen mellom en tilgangsavtale og andre tilgangsbestillinger?

En tilgangsavtale er en avtale som inngås for personer som ikke har en arbeidsavtale, som for eksempel gjester. Det er gjestens nærmeste formelle leder som godkjenner en tilgangsavtale. Andre tilgangsbestillinger er begrepet som brukes når du trenger tilgang til tilganger til system som FS, BEVISST, etc.

Hvordan aktiverer utenlandske statsborgere sin brukerkonto fra utlandet?

Gi beskjed til Orakeltjenesten om at en bruker uten norsk ID trenger å aktivere sin brukerkonto i NTNU Hjelp. Orakeltjenesten kontrollerer at det er opprettet en IT-brukerkonto. Har den utenlandske statsborgeren en IT-brukerkonto sendes det ut et passord på SMS til vedkommende. Hvis det ikke er mulig å sende SMS, sendes passordet med kryptert e-post.

Hvem administrer tilgang til ePhorte?

Tilgang til ePhorte administreres av avdeling for dokumentforvaltning. Tilgang til ePhorte er ikke en del av standard tilganger og bestilles i NTNU Hjelp.

Hvem gir tilgang til Felles Studentssystem?

Tilgang til studieadministrative systemer er det FS-hjelp hos Studieavdelingen som administrerer.

Hvem tildeler tilgang til BEVISST – system for virksomhetsstyring?

Virksomhetsstyring gir tilgang, men IT-avdelingen koordinerer bestillingen. Bestillinger for BEVISST må alltid godkjennes av leder.

Hvem godkjenner om nye personer får budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)?

Nærmeste leder på fakultet godkjenner om nye personer skal ha budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)

Kan jeg legge sende inn en tilgangsavtale på vegne av andre faktuelt?

Ja, du kan sende inn en tilgangsavtale på vegne av andre. Velg riktig fakultet og institutt i skjema.

Kontakt og hjelp

• Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer. • Nærmeste HR-medarbeider kan hjelpe deg om du har spørsmål angående avtale og registering i Paga. IT-hjelp kan bistå med andre type feil.

Child Pages (2)

  • Automatisk e-post til nye brukere

    Her ser du teksten i e-posten som går ut til alle nye brukere (studenter, ansatte, gjester, eksterne): From: no-reply@ntnu.no   Date: man. 2. des. 2019 kl. 10:00   Subject: Din...

  • Tilgangsavtale

    Vert/bestiller (ansatte med rollen behovshaver kontrakt) får på denne siden informasjon om hvordan søke om formell godkjenning av en gjest. Vertens nærmeste formelle leder godkjenner søknaden, som...