Wikier

Bestille tilganger til systemer og rom

Alle nye trenger en brukerkonto for å få tilgang til NTNU sine IT-systemer, bygg og rom.
Ny ved NTNU kan være nyansatt, gjester eller eksterne.

English: Ordering access to systems and rooms

Forutsetningene for å bestille brukerkonto:

Disse forutsetningene må være oppfylt for å få opprettet brukerkonto

 Arbeidsavtale = ja

Det må foreligge en godkjent arbeidsavtale for nye ansatte, eller en tilgangsavtale for gjester, eksterne og andre uten arbeidsavtale. Rutiner rundt tilgangsavtalen er noe forskjellig ved de ulike enhetene ved NTNU. Ta kontakt med din lokale HR-kontakt dersom du har spørsmål.

Merk: I forbindelse med innføring av SAP (Paga skal fases ut ved årsskifte 2022/2023), må det etableres en ny registreringsløsning for gjester. Denne løsningen erstatter bruk av og rutiner tilknyttet «tilgangsavtale». Løsningen piloteres mai-juni og innføres gradvis i løpet av tidlig høst 2022. Se informasjon om ny gjesteregistreringsløsning.

  Registrert i HR-portalen = ja

Brukeren må være registrert i HR-portalen PAGA. Husk alltid å registrere privat e-post, da det er det som utløser en automatisk e-post til alle nye brukere når PAGA-registreringen er fullført, for aktivering av brukerkonto. Denne sendes alle nye brukere, både ansatte, gjester og eksterne. Husk alltid å registrere privat mobil, da det gjør det mulig for Orakeltjenesten å sende passord på SMS (ved behov). Vær også nøye med å legge inn riktig ansattforholdkode, da koden påvirker videre automatikk rundt tilganger.

Aktivering av konto:

  1. Brukeren må selv aktivere kontoen sin. Brukeren får beskjed om dette i en egen velkomstmail, som sendes ut automatisk etter at en ny bruker blir registrert i HR-portalen.
  2. Dersom brukeren ikke har aktivert kontoen sin enda, vis til siden for aktivere brukerkonto.
    OBS: Aktivering av konto for en ny utenlandsk medarbeider/tilknyttet som befinner seg i utlandet krever ekstra tilrettelegging. Se forklaring under fanen for "ofte stilte spørsmål".
  3. Etter aktivering av konto, er brukeren forhåpentligvis operativ og i gang! Da er vanlig IT-tilgang på plass, ut ifra personens tilknytning til NTNU og ansattforholdkode registrert i PAGA.

Tilganger utover basis-IT

Trenger brukeren også tilgang til sentraladminstrative system, må disse bestilles i tillegg gjennom NTNU Hjelp. Du kan bestille tilganger til ett eller flere av følgende system:

  • Ephorte
  • FS
  • Emner på nett
  • Timeplanlegging
  • Romreservasjon
  • Inspera (obs: ikke sensor, dette går via FS))
  • Lønn/økonomi/personal og BDM
  • BEVISST

Brukerveiledninger

Her finner du mer detaljerte brukerveiledninger om tilgangsbestilling.

Basis IT-tilgang

  1. Etter ferdig registrering i PAGA er brukerkonto og basis IT-tilgang på plass; brukernavn, e-post, filområder, lagring etc.
    Når den nyansatte har aktivert kontoen sin, er hen operativ.
  2. KUN dersom vedkommende trenger tilganger utover basis IT (til sentraladministrative system), må dette bestilles i tillegg gjennom Tilgangsbestilling i NTNU Hjelp. Gjør dette i god tid før oppstart! Ser du sikret at tilgang til disse systemene er på plass når den nyansatte kommer.

Sentraladministrative system som må tilleggsbestilles gjennom Tilgangsbestilling i NTNU Hjelp:

  1. Ephorte
  2. Studieadministrasjon (FS, Emner på nett, Timeplanlegging og romreservasjon, Blackboard (lokal administrator))
  3. BEVISST
Tilgangsbestilling i NTNU Hjelp skal altså IKKE benyttes til bestilling av brukerkonto/basis IT-tilgang. Dette opprettes automatisk ved registrering i PAGA .

Hvordan bestille adgangskort

  1. Adgangskort forutsetter at brukeren er lagt inn i PAGA.
  2. Brukeren må ha aktivert brukerkontoen sin.
  3. Adgangskort hentes ut ved å møte opp hos Adgangskontrollen med gyldig legitimasjon. Adgangskortet gir adgang til bygg og rom i henhold til den enheten (k-stedet) man er registrert på i PAGA.
  4. Skulle bruker ha behov for utvidede tilganger, må dette bestilles direkte hos Vakt og Service, gjennom leder.

Du trenger altså IKKE sende inn noen bestilling på adgangskort. Vakt og Service henter informasjon om brukeren fra Brukeradministrasjonssystemet (BAS). Adgangskortet kan hentes så snart brukerkontoen er aktivert. Husk legitimasjon.

Trenger den nyansatte nøkler? Nøkkelbestilling legges inn i NTNU hjelp, under kategori "Adgang, nøkler og vakthold".

Les mer om adgangskort.

Ordna tilgangsavtale for gjester

Gjelder for gjesteforsker, gjester, eksterne

Du må enten ha en arbeidsavtale eller en tilgangsavtale for å kunne få tilgang til NTNU sine systemer. For gjest/ekstern uten arbeidsavtale, skal en tilgangsavtale opprettes. HER kan du lese mer om formålet med tilgangsavtalen.

Tilgangsavtalen har gjennomgått en revisjon vinteren 2020, og foreligger nå i forbedret og forenklet utgave! Vær oppmerksom på at fremgangsmåten for opprettelse av en ny avtale er noe annerledes enn tidligere.

Her oppretter du en ny Tilgangsavtale: https://studntnu.sharepoint.com/sites/tilgang

  • Kommer du ikke inn? Nye brukere meldes enkelt inn gjennom dette skjemaet i NTNU Hjelp.
  • Du finner svar på mange spørsmål om den nye tilgangsavtalen under "ofte stilte spørsmål".

Opprett en tilgangsavtale

  1. Få inn opplysningene om den eksterne.
    1. En lokal bestiller (dette kan være HR-medarbeider, studiekonsulent, kontorsjef etc) går inn på linken over, og trykker på knappen «Ny tilgangsavtale».
    2. Bestilleren må deretter fylle ut litt informasjon om den eksterne og oppdraget vedkommende skal utføre:
      • Fornavn og etternavn, privat e-post, formål, ansvarlig enhet og underenhet/k-sted på NTNU, start- og sluttdato, tilknytningsforhold (gjest/gjesteforsker, emeritus, ekstern – konsulent/vikar, sensor), tilgangsnivå (IT-tilgang, kontorplass, laboratorieplass).
      • Det må også fylles ut en godkjenner av avtalen. Her har bestilleren to valg:
        • Varsel: Det går kun en obligatorisk melding på e-post til godkjenner, til info. Godkjenner trenger i dette tilfellet ikke foreta seg noe, men blir informert om at en ny avtale er inngått.
        • Aktiv godkjenning: Godkjenner får en e-post med beskjed om å trykke seg inn i den ferdige avtalen, se over informasjonen og klikke «godkjenn/avvis». Avtalen sendes deretter til registrering i HR-portalen, hvis godkjent.
        • Den enkelte enhet bestemmer selv hvilken av de to rutinene for godkjenning de skal følge. Sjekk med lederen din om du er usikker.
        • Den enkelte enhet velger selv hvem som skal være både bestillere og godkjennere hos seg. Nye bestillere og godkjennere meldes enkelt inn gjennom dette skjemaet i NTNU Hjelp.
    3. Etter at alle obligatoriske felt er fylt ut, trykker bestilleren til slutt på knappen «Opprett avtale».
    4. Skjemaet sendes nå direkte på e-post til den eksterne, som åpner via en link. Teksten i e-posten er på både norsk og engelsk, det gjelder også selve skjemaet.
    5. Den eksterne fyller ut personinformasjonen om seg selv, og trykker til slutt på «send inn»-knappen nederst i skjemaet.
      • Hvis bestiller valgte en godkjenner av avtalen, går avtalen nå direkte til godkjenner for gjennomsyn. Hen ser over avtalen, og må trykke godkjenn eller avvis.
      • Hvis bestiller valgte å kun informere godkjenneren, sendes dette varselet nå på e-post til vedkommende, samtidig som den ferdige avtalen sendes til HR.
    6. Den ferdige avtalen sendes så automatisk til HR på fakultetet for registrering i HR-portalen. For kategorien sensorer, sendes avtalen direkte til Økonomiavdelingen (som ivaretar registrering). Disse mottaksadressene er registrert i systemet på forhånd, og er ikke noe du som bestiller trenger å tenke på.
    7. Både bestiller og godkjenner har innsyn i «sine» avtaler i sharepoint i omtrent en måned, før de ikke er synlige lenger. Du kan følge med på når HR/Økonomi har foretatt registrering i PAGA.
    8. OBS: Du kan ikke endre en allerede utsendt tilgangsavtale (om det for eksempel snek seg inn en skrivefeil i e-postadressen til den eksterne, så skjemaet aldri nådde frem). Da må du fylle ut en ny avtale.
  2. Registrere personaldata i PAGA - for HR
    • Når tilgangsavtalen er ferdig sendes den til HR på fakultetet, som en link i en e-post.
    • Den HR-ansatte klikker på linken i e-posten, og kommer inn i sharepoint-løsningen og en liste med alle aktuelle avtaler. Finn personen det gjelder, trykk på navnet og hele avtalen kommer opp.
    • Personen kan nå registreres i HR-portalen, husk privat e-post og mobiltelefonnummer (mobil særlig viktig for utenlandske, for å kunne aktivere brukerkonto). Etter ferdig registrering, gå tilbake til selve avtalen og klikk på den blå knappen nederst i avtalen merket "Registrert i PAGA. Bekreft at bruker er lagt inn i PAGA".
    • Merk at utenlandske personer kan ha behov for fiktivt fødselsnummer ved registrering i PAGA.
    • NB! Den ferdige tilgangsavtalen vil bare være tilgjengelig for saksbehandler i sharepoint i 30 dager etter at den er godkjent og informasjonen er registrert i HR-portalen. Tilgangsavtalen må derfor arkiveres i NTNUs arkiv ved først å "produsere" pdf-fil og deretter laste opp pdf i ePhorte i henhold til enhetens rutiner.
  3. Saksbehandler har to valg for videre bestilling.
  • Alternativ A: For gjester/eksterne som bare skal ha en vanlig IT-tilgang er du nå ferdig! Alle basistilganger kom på plass idet vedkommende ble registrert i HR-portalen. Da gikk det også ut en automatisk e-post til personens private e-post, om å aktivere kontoen sin. Om vedkommende ikke har fått aktivert enda, henvis til siden om å aktivere brukerkonto. For aktivering av konto for nye utenlandske tilknyttede som befinner seg i utlandet (som er en litt mer kompleks rutine), se mer på siden Create a use account.
  • Alternativ B: Om gjesten/den eksterne skal ha tilgang til ett eller flere sentraladministrative system, bestiller saksbehandler tilganger til disse via TBS - Tilgangsbestillingsskjema. Se forklaring i avsnittet "Hvordan benytte Tilgangsbestillingsskjema (TBS).

Slik oppstår en brukerkonto for nye gjester og eksterne på NTNU, forklart gjennom et flytskjema:

skjermbilde

Forklarende skjermbilder:

Retningslinje:

Det er vedtatt en overordnet retningslinje for tilgang for gjester og eksterne til NTNU sine systemer, som blant annet forklarer de to alternativene for godkjenning nærmere: Tilgang for gjester og eksterne til NTNU sine systemer: Retningslinje

Tilgang til Inspera for sensorer

Gjelder eksterne sensorer

For innmelding av eksterne sensorer og eksterne fagpersoner, slik at disse får tilgang til aktuelt system (f.eks. Inspera), se fullstendig beskrivelse på denne siden: Sensurprosessen i Inspera Assessment - for administrativt ansatte

Tilgang til BEVISST

Gjelder alle andre enn nyansatte

Trenger du tilgang til BEVISST - system for virksomhetsstyring?
Da må du sende inn et bestillingsskjema, som nærmeste leder må godkjenne. Du kan også bestille tilgang på vegne av andre.

  1. Åpne søknadsskjemaet for bestilling av tilgang i BEVISST (åpent for alle NTNU-brukere): Tilgangsbestilling i NTNU Hjelp (Kommer du først til et innloggingsvindu? Trykk på NTNU Login for å komme til selve skjemaet).
  2. Fyll ut øverste del av skjemaet med brukerinformasjon om deg selv eller den du bestiller tilgang for. Fyll ut navn på nærmeste leder, som skal godkjenne bestillingen til slutt.
  3. I nederste del av skjemaet må du velge tilgangsnivå. Ta kontakt med lederen din eller med din lokale brukerstøtte i BEVISST, dersom du er usikker på hva du trenger. Se også BEVISST brukerstøtte.
  4. Til slutt trykker på du på lagre/send nederst. Bestillingen går nå automatisk til leder for godkjenning, før den så havner hos BEVISST som oppretter tilgangen.

Endre tilganger for ansatte

For ansatte som har behov for nye tilganger til ett eller flere systemer, må du benytte Tilgangsbestilling i NTNU Hjelp.

Endre periode

Er det ikke endringer i hvilke system den ansatte trenger tilgang til, men en ansatt som enten forlenger eller kutter sin kontrakt?

  • Sluttdatoen i PAGA styrer hvorvidt vedkommende har tilgang. Kontakt din nærmeste HR-medarbeider for forlengelse
  • Husk: All tilgang til systemer på NTNU skal være avtalebasert. Om ikke den forlengede tilgangen er basert på en annen skriftlig kontrakt/avtale, må du inngå en ny tilgangsavtale.

Dersom en ansatt går fra midlertidig til fast ansettelse:

  • Standard IT-tilgang beholdes som før ved endring av sluttdato i PAGA.
  • Men: det må søkes om ny tilgang til evt. administrative system. Dette fordi tilgang til de administrative systemene blir opprettet manuelt, og bruker registreres (som oftest) med utløpsdato fra den opprinnelige arbeidskontrakten. Dette oppdateres dessverre ikke automatisk selv om man har endret sluttdato i PAGA.

Endre rolle

Dersom en ansatt endrer rolle og i den forbindelse trenger tilgang til nye systemer, må man fylle ut en ny tilgangsbestilling.

FAQ

Ofte stilte spørsmål og svar

Hva er forskjellen på en oppdragsavtale og en tilgangsavtale?

En oppdragsavtale fungerer som et utbetalingsbilag, og er et dokument som gjerne ferdigstilles etter at jobben er utført. Den har ingen teknisk sammenheng med tilgangsavtalen.

Hva er forskjellen på en tilgangsavtale og andre tilgangsbestillinger?

Tilgangsbestilling brukes bare for å bestille tilgang til personer som trenger tilganger til system som Paga, FS, BEVISST, etc. Tilgang for eksterne sensorer krever ikke dette. Tilgangsavtalen er en avtale som inngås for personer (gjester, eksterne) som ikke har en arbeidsavtale.

Trenger jeg virkelig ikke å bestille tilgang for alle nye brukere?

Nei, du trenger kun å bestille tilgang til ett av de administrative systemene nevnt over. Basis IT-tilgang og brukerkonto er på plass når brukeren er registrert i HR portalen. Da går det også ut en automatisk e-post til brukeren (på norsk og engelsk) om å aktivere kontoen sin.

Hva er forskjell mellom arbeidstager, gjest og ekstern?

Skal jeg benytte tilgangsbestilling for å bestille adgangskort?

Nei, du trenger IKKE sende inn noen bestilling på standard adgangskort. Vakt og Service henter informasjon om brukeren fra Brukeradministrasjonssystemet (BAS). Det betyr i praksis at bruker må være registrert i PAGA, og at vedkommende må ha aktivert brukerkontoen sin. Deretter møter bruker opp hos Adgangskontrollen med gyldig legitimasjon, for å få hentet ut kortet. Man får da grunntilgang i henhold til den enheten (k-stedet) man er registrert på i PAGA. Spesielle tilganger utover dette, må bestilles særskilt – av leder. Ta kontakt med Vakt og Service.

Jeg har en nyansatt/gjest/ekstern som er utenlandsk statsborger og som må aktivere brukerkontoen sin fra utlandet. Hva gjør jeg?

  • Husk å registrere både privat e-post og mobiltelefonnummer i PAGA.
  • Gi beskjed til Orakel om at en bruker uten norsk ID trenger å få aktivert kontoen sin.
    Bruk dette skjemaet i NTNU Hjelp: Aktiver brukerkonto uten elektronisk ID
  • Orakeltjenesten sjekker at IT-bruker har blitt opprettet og sender så et passord på SMS til vedkommende. Passordet benyttes til førstegangs innlogging på NTNUs systemer.
  • I enkelte tilfeller mottas ikke SMS, da sender Orakel passordet kryptert på e-post.

Roller

Hvem har tilgang til Tilgangsavtalen? 

  • For tilgangsavtalen har vi to ulike roller, både bestiller og godkjenner.
  • Både bestillere og godkjennere må legges til i løsningen, for å kunne bruke den. Nye personer registreres enkelt gjennom dette skjemaet i NTNU Hjelp.
  • Man kan være registrert som både en bestiller og en godkjenner, men man kan ikke inneha begge rollene på én og samme avtale.

Hvem kan være bestillere, og hvem kan være godkjennere?

Det er opp til det enkelte institutt å lage sine egne rutiner. Et minimumskrav er at bestiller og godkjenner ikke kan være samme person.

Hvem administrerer tilganger til de ulike systemene?

  1. Bestillinger for Ephorte går til DOKU.
  2. Bestillinger for studieadministrative systemer går til FS-hjelp hos Studieavdelingen.
  3. Bestillinger for lønn, økonomi og personal går til Økonomiavdelingen.
  4. Bestillinger for BEVISST koordineres av IT-avdelingen, men tildeles av Virksomhetsstyring. Bestillinger for BEVISST må alltid godkjennes av leder (du fyller inn navn på leder i tilleggsskjemaet).
  5. Nye personer som skal fungere som BDM (budsjettdisponerings-myndighet) godkjennes av ledere på fakultetsnivå (registrert i løsningen på forhånd).

Jeg legger inn en Tilgangsavtale på vegne av andre fakultet – går det greit?

Ja. Du må bare velge riktig enhet og underenhet, og den aktuelle enheten må ha meldt inn hvem som skal være godkjenner(e).


Kontakt og hjelp

Child Pages (2)

  • Automatisk e-post til nye brukere

    Her ser du teksten i e-posten som går ut til alle nye brukere (studenter, ansatte, gjester, eksterne): From: no-reply@ntnu.no   Date: man. 2. des. 2019 kl. 10:00   Subject: Din...

  • Tilgangsavtale

    Tilgangsavtale Tilgangsavtale benyttes for alle nye gjesteforskere, gjester og eksterne som trenger en brukerkonto på NTNU, samt for emeritus/emerita som ønsker å beholde IT-tilgang og søke om...