Retningslinjene er gjeldende fra 15.02.24.

På denne siden finner du som leder og lederstøtte informasjon om de ulike stegene for hvordan du går frem for å dekke ressursbehov.

Innledning

Ved NTNU skal egne ressurser og kompetanse benyttes til å utføre oppgaver innenfor vår hoved- og kjerneaktivitet. NTNU skal primært dekke kapasitetsbehov gjennom faste ansettelser. Leder må vurdere om ressurser kan omprioriteres eller om grunnbemanningen skal økes. Dette følger både av statsansatteloven og forventninger fra Kunnskapsdepartementet.

Bruk av interne ressurser gir ansatte ved egne eller andre enheter mulighet til å kunne bygge kompetanse og kan bidra til god karriereutvikling for ansatte. For NTNU vil bruk av interne ressurser bidra til at vi beholder den kompetansen som utvikles, og dette kommer både avgivende enhet og NTNU til gode.

Hvis NTNU har behov for å kjøpe tjenester fordi vi ikke har kompetansen i egen organisasjon, skal konsulentbruken legge til rette for kompetanseoverføring. Bruk av eksterne ressurser ut over vikarer, er en strategisk beslutning som skal tas av leder med myndighet ved enheten.

Ved fravær hos ansatte kan ressursbehovet dekkes gjennom innleie av vikar fra bemanningsforetak eller midlertidige ansettelser, jf. sal. § 9 bokstav b. Leder skal også i disse tilfellene alltid først vurdere om det er mulig å ansette i en fast stilling. Denne beslutningen skal gjøres i tråd med den strategiske personalplanen, og hvilke behov enheten har på kort og lang sikt.

Formål

Formålet med retningslinjen er å

• sikre at NTNU i størst mulig grad bruker egne ressurser og kompetanse til å løse oppgaver
• bidra til kompetanseheving hos egne ansatte
• sikre riktige og effektive prosesser for å bemanne ledige midlertidige oppgaver
• bidra til å redusere bruken av konsulenter og sikre riktig bruk av rammeavtaler

Hva retningslinjen regulerer

Nye eller ledige oppgaver kan enten dekkes gjennom bruk av egne ansatte, intern mobilisering av ansatte ved NTNU eller ved bruk av eksterne ressurser gjennom innleie og kjøp av konsulenttjenester.

Denne retningslinjen regulerer hvordan beslutninger skal tas om et ressursbehov skal dekkes av interne eller eksterne ressurser. Retningslinjen regulerer de ulike stegene i beslutningsprosessen og når innleie og kjøp av konsulenttjenester er tillatt ved NTNU.

Beslutningsprosess

Når det oppstår ledige oppgaver ved din enhet må du som leder gjøre en vurdering av om du skal bruke egne ansatte, leie inn ressurser eller kjøpe tjeneste fra en ekstern leverandør (docx). Denne vurderingen skal følge trinnene i denne retningslinjen og vil utgjøre ditt beslutningsgrunnlag. Beslutningsgrunnlaget skal være skriftlig og journalføres i vårt saksbehandlingssystem.

Under vises en forenklet modell av beslutningsprosessen:

1. Gjør en vurdering av oppgaven som skal gjennomføres

Det første steget er å vurdere oppgaven som skal utføres og om din enhet eller andre enheter ved NTNU har eller skal ha kompetanse til å løse oppgaven.

Du skal omdisponere eller øke grunnbemanningen dersom

• enheten og NTNU ikke har kapasitet til å utføre faste eller varige oppgaver
• det er snakk om å utføre oppgaver innenfor enhetens kjernevirksomhet
• oppgaven er varig eller ikke kan avgrenses i mengde eller tid

2. Bruk av egne ansatte

Dersom vurderingen etter punkt 1 viser at din enhet eller andre enheter ved NTNU har, eller bør ha, kompetanse til å løse oppgaven, er det neste steget å vurdere om du skal bruke ansatte i egen enhet eller etterspørre ressurser ved andre enheter ved NTNU.

Har din enhet kompetanse til å utføre oppgaven, kan kompetansen dreies i din enhet, eller finnes den ved andre enheter ved NTNU? Hvis din enhet har kompetanse, men mangler kapasitet, må du vurdere om du kan gjøre omprioriteringer for å skaffe kapasitet.

Dreie kompetanse ved egen enhet

Du som leder må vurdere om de ledige oppgavene er varige og innenfor et sentralt oppgave- eller satsingsområde for enheten. Dersom oppgavene er innenfor kjerneoppgavene til din enhet eller innenfor et langsiktig satsings- eller prioriteringsområde, bør du se på egen kompetansebeholdning og utvikle egne ansatte fremfor å låne ressurser fra andre enheter.

Du må starte med å kartlegge kompetansebeholdningen ved enheten i samarbeide med dine ansatte. Hva skal til for at din enhet skal kunne løse oppgavene og med hvilke ressurser? Denne vurderingen må henge sammen med enhetens strategiske personalplan og hva enheten skal levere av tjenester. Du skal ikke bygge kompetanse i din enhet som andre enheter har ansvar for.

Omdisponering av ressurser fra andre enheter

Hvis oppgaven krever en særskilt kompetanse som ikke ligger innenfor din enhets kjerneoppgaver, er neste steg å vurdere om kompetansen finnes ved en annen enhet ved NTNU.

Bruk av interne ressurser og fremgangsmåte ved midlertidig omdisponering av ansatte reguleres av retningslinje for midlertidig omdisponering av ansatte ved NTNU.

Retningslinjen beskriver fremgangsmåten du skal bruke for å få tak i riktige ressurser.

NTNU kan også undersøke om det er mulig å få til hospiteringsordning med annen statlig virksomhet.

3. Kjøp av tjeneste eller innleie

Dersom NTNU ikke har, eller skal ha, rett kompetanse for oppgaven, må ressurser innhentes eksternt. Du som leder må da vurdere om du skal leie inn ressurser til å utføre oppgaven, eller om du skal gjennomføre et tjenestekjøp gjennom et konsulentfirma.

Skal jeg benytte innleie eller bruke et konsulentfirma?

Hva slags arbeid som skal utføres vil være av avgjørende betydning for om ressursbehovet skal dekkes gjennom innleie eller kjøp av konsulenttjenester.

Som hovedregel vil det være innleie dersom NTNU skal lede og ha ansvaret for resultatet. Dersom det er tvilsomt hvem som har ledelsen av arbeidet og ansvar for resultatet, taler følgende moment for at det er innleie:

• Det er i hovedsak snakk om å levere arbeidskraft.
• Arbeidet skjer i nær tilknytning til NTNUs virksomhet.
• Arbeidet dekker et vedvarende arbeidskraftbehov ved NTNU.
• Arbeidet skjer innenfor NTNUs kjerne- eller hovedvirksomhet.

NTNU kan kun leie inn fra et bemanningsforetak ved vikariat (§ 11). I tillegg kan NTNU leie inn ansatte fra virksomheter som ikke er et bemanningsforetak for kortere perioder (§ 12).

Konsulentkjøp kjennetegnes ved at vi betaler for et ferdig resultat og ikke arbeidsinnsats, og at oppgaven utføres uten at vi utøver ledelse og kontroll. Typiske eksempler på et konsulentkjøp er:

• Kjøp av en juridisk utredning av et spørsmål
• Kjøp av en arkitekttjeneste
• Utarbeidelse av rapporter, spørreundersøkelser, kartlegginger mv.

Du kan ikke kjøpe en konsulenttjeneste og organisere dette som et innleieforhold. Da vil kjøpet defineres som innleie og vilkårene i statsansatteloven § 11 eller § 12 må være oppfylt.

Er du usikker på om du skal benytte innleie eller kjøpe en tjeneste, kan du ta kontakt med HR- og HMS-avdelingen for hjelp til å foreta en vurdering.

Innleie fra bemanningsforetak

Innleie fra bemanningsforetak for å fylle et vikariat

Innleie fra bemanningsforetak reguleres av statsansatteloven § 11. Innleie skal skje fra bemanningsforetak som NTNU har rammeavtaler med og som er registrert hos Arbeidstilsynet.

Ved NTNU skal innleie fra bemanningsforetak kun skje ved vikariat. Det betyr at innleie fra bemanningsforetak kun er tillatt dersom ansatte er fraværende på grunn av sykdom, permisjoner, ferieavvikling o.l. Den innleide må dekke et arbeidskraftbehov som skyldes fravær av én eller flere ansatte.

Innleie ved vikariat kan ha en varighet på inntil tre år.

NTNU kan også inngå en tidsbegrenset avtale om innleie fra bemanningsforetak i andre tilfeller enn ved vikariat. Slik avtale må inngås med SESAM.

Innleie fra virksomheter som ikke har til formål å drive med utleie

NTNU kan inngå avtale om innleie fra bedrifter som ikke har til formål å drive med utleie. Slik innleie reguleres av statsansatteloven § 12.

Hva er en virksomhet som ikke har til formål å drive med utleie?

Det er ingen lovfestet definisjon av hva som er en virksomhet som ikke har til formål å drive med utleie. Det er virksomhetens formål som er det avgjørende.

Et utgangspunkt er om virksomheten leier ut ansatte som en fast ordning og om denne overstiger 50 % av alle ansatte. Dersom virksomheten jevnlig leier ut mindre enn 50 % av sine ansatte, regnes den som en virksomhet som ikke har til formål å drive med utleie.

Hva som er en virksomhet som ikke har til formål å drive med utleie kan være vanskelig å vurdere i praksis. Lovendringen kan medføre at virksomheter som tidligere solgte konsulenttjenester, heller går over til å leie ut ansatte. Spørsmålet blir da i hvor stor grad virksomheten driver med utleie.

Hvis du benytter NTNUs rammeavtaler, trenger du ikke å undersøke virksomheten nærmere. Dersom du skal leie inn fra en virksomhet vi ikke har rammeavtale med, må du gjøre følgende:

1. Søk opp virksomheten i Brønnøysundregisteret og undersøk hva virksomheten er registrert som.
2. Ta kontakt med virksomheten og etterspør om de driver med utleie og i hvor stor grad.

Når kan NTNU leie inn fra en virksomhet som ikke har til formål å drive med utleie?

Innleie fra virksomheter som ikke har til formål å drive med utleie er tillatt når

• den ansatte er fast ansatt hos utleier
• utleie skjer innenfor de samme fagområder som utgjør utleiers hovedbeskjeftigelse
• utleieaktiviteten ikke omfatter mer enn 50 % av de faste ansatte hos utleier

NTNU skal kun leie inn fra virksomhet som ikke har til formål å drive med utleie i kortere perioder og når oppgaven har en klar start- og sluttdato.

Arbeidsgiver må gjennomføre drøftinger av behovet for innleie i SESAM før det tas en beslutning om å benytte innleie.

Gjennomføring av innleie og kjøp av konsulenttjenester

Som hovedregel skal rammeavtalene benyttes ved innleie, både fra bemanningsforetak og virksomheter som ikke har til formål å drive med utleie.

Dersom NTNU ikke har rammeavtale, må du følge innkjøpsregelverket. Dersom omfanget er større enn kr 100.000, - skal det gjennomføres en konkurranse. Det er oppdragets totale omfang som skal legges til grunn for hvordan konkurransen skal gjennomføres. Det er ikke anledning til å dele opp oppdrag for å unngå eller redusere konkurransen. NTNU er i denne sammenhengen å regne som én enhet. Konkurransen skal gjennomføres av en anskaffelsesrådgiver. Seksjon for anskaffelser og innkjøp skal kontaktes for å sjekke ut om andre enheter har kjøpt tjenester fra samme leverandør.

Dersom oppdraget er større enn kr 1,3 mill. skal konkurransen gjennomføres innen EØS-området av Seksjon for anskaffelser og innkjøp. Behov for støtte legges i begge tilfeller inn i NTNU Hjelp.

Relevante lenker:

• Søk etter rammeavtaler i katalogen (opic.com)
• Stegene ved anskaffelse

Avrop fra rammeavtaler

Når NTNU skal benytte en rammeavtale må avropene eller oppdragsavtalen utformes slik at det er en tjeneste NTNU kjøper inn, og ikke utformes som en innleieavtale. Benytt utarbeidet mal for avrop (docx). Det må være snakk om å kjøpe et ferdig produkt eller et resultat, der oppdragstaker selv har ledelsen og kontroll av arbeidet. Det samme gjelder dersom vi skal kjøpe en tjeneste fra en virksomhet vi ikke har rammeavtale med. Mal for avrop skal benyttes ved oppdrag som har en avtalt pris på kr. 50 000 eks. moms eller mer.

Ved kjøp av konsulenttjenester og bruk av rammeavtaler skal oppdraget beskrives av NTNU, og ikke oppdragstaker. NTNU skal oppnevne en kontaktperson for konsulentene vi kjøper tjenester av, som skal følge opp oppdraget.

I de tilfellene vi kjøper tjenester fordi vi ikke har kompetansen selv, skal oppdraget beskrive hvordan kompetansen skal overføres til NTNU.

Alle avrop skal være skriftlige og arkiveres av NTNU.

Bestillerkompetanse

Det er BDM som har ansvar for å vurdere om konsulentbruk er ønskelig eller mulig i henhold til de retningslinjer som er angitt:

• Oppdragsgiver må beskrive hvilke tjenester vi vil ha og omfang. Her er det viktig at oppdraget og forventet omfang er godt beskrevet. Det skal være mulig å tilby en pris på oppdraget ut fra angitt omfang. Oppdraget må også være formulert slik at det er mulig for NTNU å vurdere at oppdraget er levert i henhold til avtale.
• Bestillinger på rammeavtaler eller konkurransegjennomføring gjøres i henhold til retningslinjer for anskaffelser ved NTNU.

Konsekvenser av ulovlig innleie

Ulovlig innleie fra bemanningsforetak

Hvis NTNU bruker et bemanningsforetak til å leie inn ansatte som ikke skal fylle et vikariat, kan den innleide arbeidstakeren gå til søksmål og kreve fast ansettelse. Domstolene kan avsi dom for at den innleide skal ha et fast ansettelsesforhold ved NTNU, og den innleide kan kreve erstatning fra NTNU.

Arbeidstilsynet kan også pålegge NTNU å avslutte et ulovlig innleieforhold etter statsansatteloven § 11, og gi overtredelsesgebyr for brudd på regelverket.

En arbeidstaker som har vært sammenhengende innleid ved NTNU i over tre år, skal anses som fast ansatt, se statsansatteloven §§ 11 (4), jf. 9 (3). Siden den innleide arbeidstakeren også har et arbeidsforhold ved bemanningsforetaket, skal det i slike tilfeller avklares med arbeidstakeren om vedkommende ønsker fast ansettelse ved NTNU.

Virksomhet som ikke har til formål å drive med utleie driver ikke i tråd med lovkrav

Hvis det viser seg at NTNU har leid inn arbeidstakere fra en virksomhet som ikke driver i tråd med statsansatteloven § 12, for eksempel fordi virksomheten leier ut mer enn 50 % av sine ansatte, kan virksomheten regnes som et bemanningsforetak. Konsekvensene vil være de samme som ved ulovlig innleie fra bemanningsforetak. Den ansatte kan gå til søksmål og kreve erstatning, og Arbeidstilsynet kan ilegge NTNU overtredelsesgebyr.

Manglende overholdelse av denne retningslinjen

Enhetene skal årlig rapportere om sin konsulentbruk til nivå 1 og vil følge årshjul for oppfølging av midlertidighet, innleie og konsulentbruk. Etterlevelse av retningslinjen vil bli tema i de årlige dialogmøtene mellom nivå 1 og 2, og Fellesadministrasjonen.

Enheter som ikke følger retningslinjen og ikke klarer å nå måltall som settes vil bli fulgt opp av nivå 1. Det forventes også at enhetene kontrollerer egen etterlevelse og iverksetter nødvendige tiltak ved brudd. Dette er et ledelsesansvar.

Kontakt

Hvis du har spørsmål om retningslinjene, kan du kontakte Marion Ramberghaug eller Even G. Larsen i HR- og HMS-avdelingen.

Enheter som har behov for opplæring, kan ta kontakt med oppgitte kontaktpersoner.