På denne siden finner du retningslinjer for midlertidig omdisponering av ansatte ved NTNU. Retningslinjene ble vedtatt 10.03.2025.

Temaside om ansettelsesforhold | Sider merket med ansettelse

Se retningslinjen "Retningslinje for omdisponering av ansatte – Intern mobilitet" i pdf.

Innledning

Det er et mål at NTNU i større grad skal benytte interne ressurser ved økt midlertidig bemanningsbehov i prosjekter og annet utviklingsarbeid. Bruk av interne ressurser bidrar til at prosjekter o.l. får tilført ressurser som har god kunnskap og motivasjon for oppgaven. Erfarne ansatte med god virksomhetsforståelse vil ofte være en viktig faktor for å lykkes med utviklingsarbeidet. Den ansatte vil på sin side få mulighet til å bygge ny kompetanse og mulighet for karriereutvikling.

NTNU som organisasjon oppnår gode gevinster ved å i større grad omdisponere interne ressurser til å utføre midlertidige oppgaver. Det bidrar til at bruken av midlertidige ansettelser og innleie av konsulenter reduseres, noe som igjen gir reduserte kostander og bedre utnyttelse og utvikling av kompetansen som allerede eksisterer ved universitetet. Erfaringen og kompetansen som den ansatte får gjennom omdisponeringen beholdes ved NTNU, og kommer avgivende enhet til gode i etterkant.

Intern mobilitet er viktig både for organisasjonen og den ansatte. Retningslinjen skal bidra til en mer smidig ordning og sikre mobilitet på tvers av enheter.

Formål

Formålet med retningslinjen er å

• bidra til at NTNU bruker interne ressurser og kompetanse mer hensiktsmessig
• sikre effektive prosesser for å finne ressurser til prosjekt o.l.
• bidra til å redusere bruken av midlertidige ansettelser og innleie
• bidra til god kompetanseheving hos ansatte
• bidra til at regelverket overholdes ved ledige oppgaver og ved ledige stillinger

Hva retningslinjen regulerer

Retningslinjen gir føringer for hvordan NTNU skal sikre intern mobilitet. Retningslinjen beskriver handlingsrommet som arbeidsgiver har til å midlertidig omdisponere ansatte til å utføre prosjekt eller utviklingsoppgaver, foreta administrative ansettelser og hvordan ledige lederstillinger midlertidig kan besettes. Retningslinjen beskriver også fremgangsmåten for å få tak i riktige ressurser.

Med midlertidig omdisponering menes at den ansatte skal utføre andre oppgaver enn det som vedkommende normalt utfører i en periode. Dette kan være et klart avgrenset oppdrag eller oppgaver som skal utføres i et bestemt tidsrom. Den ansatte går tilbake til sin opprinnelige stilling eller tilsvarende stilling etter endt oppdrag eller når tidsperioden som er satt er utløpt.

Arbeidet er midlertidig selv om det er uklart på omdisponeringstidspunktet om tidsperioden for oppgavene kan bli forlenget, eller det er uklart om oppgavene vil gå over til å bli varige ut fra f.eks. nye bevilgninger. Se nærmere punkt 6.

Ansatte som blir midlertidig omdisponert beholder sin organisatoriske tilknytning, stilling og som hovedregel lønn. For å kunne gi riktige tilganger og ny rapporteringslinje til ny leder, får den ansatte midlertidig ny tilhørighet i NTNUs IKT-systemer. I den aktuelle perioden fritas den ansatte helt eller delvis fra sine opprinnelige oppgaver og rapporterer til ny organisatorisk leder.

Ved omdisponering skal det skal skrives en tilleggsavtale til arbeidsavtalen, som journalføres i personalmappen eller samme sted som arbeidsavtalen. Tilleggsavtalen skal minst inneholde opplysninger om varighet, stillingsandel og ny midlertidig organisatorisk leder. Det er mottakene enhet som utarbeider tilleggsavtalen og melder fra til tjenestesenteret.

Omstilling

Ved omstillinger skal denne retningslinjen suppleres av retningslinje for omstilling og retningslinje om omstillinger som medfører nedbemanning. Adgangen til flytte ansatte i forbindelse med omstilling og nedbemanning vil være videre enn i normalsituasjoner. I en nedbemanning kan arbeidsgiver i kraft av styringsretten også flytte ansatte på tvers av enheter som ledd i å unngå oppsigelser.

Midlertidig omdisponering av ansatte

Midlertidig omdisponering etter enighet med arbeidstaker

Arbeidsgiver har et stort handlingsrom når den ansatte ønsker og er motivert til å utføre andre oppgaver i en periode. NTNU skal strekke seg langt i å benytte mulighetene der ansatte ønsker å utvikle sin kompetanse eller ønsker et midlertidig miljøskifte. Ved enighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om omdisponering er det ikke noe krav om at grunnpreget skal være i behold, så lenge den ansatte er kompetent for de nye oppgavene. Det imidlertid viktig at det er en dialog mellom den ansatte, nærmeste leder og ny leder for å sikre en god arbeidsfordeling og arbeidsbelastning. Dette gjelder særlig når de nye oppgavene skal utføres i kombinasjon med oppgaver den ansatte har i sin stilling fra før. Det må også avklares hvem som er ansvarlig for personaloppfølgingen.

Avgivende enhet skal så langt som mulig forsøke å refordele oppgavene som den ansatte har innenfor de ressurser som er tilgjengelig ved enheten. Samtidig må gjenværende ansattes arbeidsmiljø og arbeidsbelastning hensyntas. Bruk av midlertidige ansatte må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Handlingsrommet er mer begrenset for ansatte i stipendiatstillinger og postdoktorstillinger.

Stipendiater som har avtale om pliktarbeid, kan benytte pliktarbeidstiden til å utføre midlertidige prosjekt eller utviklingsoppgaver. Det forutsettes at stipendiaten ønsker dette, og at oppgavene har en viss relevans for doktorgradsutdanningen.

Postdoktorer kan ved enighet benytte pliktarbeidstiden til å utføre midlertidige oppgaver. Oppgavene bør være i tråd med planen som skal utarbeides for stillingen, og postdoktoren må se seg tjent med å utføre arbeidet.

NTNU kan ved enighet og når arbeidet er karrierefremmende også omdisponere stipendiater og postdoktorer som ikke har avtalt pliktarbeid. Se nærmere i NTNUs retningslinje for rekrutteringsstillinger og forskrift til universitets- og høyskoleloven § 3-17.

Muligheter for karrierefremmede oppgaver for forskere er regulert i forskerpolitikken og retningslinje for vitenskapelige stillinger.

Midlertidig omdisponering som er ensidig besluttet av arbeidsgiver

Arbeidsgiver kan innenfor visse rammer bruke styringsretten til å ensidig beslutte å midlertidig omdisponere en ansatt til andre funksjoner/oppgaver i korte eller lengre perioder. Denne styringsretten er delvis regulert i statsansatteloven § 16 første ledd, som uttaler at alle statsansatte har plikt til å finne seg i endring i arbeidsoppgaver og ansvar. Midlertidig omdisponering som er ensidig besluttet av arbeidsgiver kan som hovedregel ikke vare lenger enn seks måneder. Denne tidsbegrensingen gjelder ikke ved varige omdisponeringer gjort i kraft av styringsretten. Beslutningen er ikke et enkeltvedtak og kan ikke påklages.

Det er likevel noen rammer for bruken av styringsretten. Arbeidsgiver kan blant annet ikke ensidig iverksette endringer som er så betydelige at stillingens grunnpreg, eller hovedinnholdet i arbeidsavtalen, blir vesentlig endret.

Ved NTNU er hovedregelen at omdisponering skjer etter enighet med arbeidstakeren.

Fremgangsmåte ved midlertidig omdisponering

Ledige oppgaver skal bekjentgjøres internt i opprettet kanal på innsida med mulighet for ansatte til å søke. En intern bekjentgjøring vil skape større tilfang av mulige kandidater og sikrer en mer rettferdig prosess.

Enheten eller prosjektet som har behov for ressurser må utarbeide en stillingsbeskrivelse der det som minimum må komme frem hvilke oppgaver som skal utføres, hvilke kvalifikasjonskrav oppgavene krever, stillingsandel, tidsramme for oppgavene (dersom det er mulig) og søknadsfrist. Det er også viktig at det i stillingsteksten tas inn en presisering om at søknader bør være avklart med nærmeste leder før den sendes.

Ansatte sender en kortfattet søknad og cv innen søknadsfristen. Det er enheten eller prosjektet som søker etter ressurser som avgjør hvem som skal tilbys oppgavene. Avgjørelsen skal være saklig begrunnet ut fra en vurdering av prosjektets eller enhetens behov og søkerens kvalifikasjoner mv. Vurderingene skal være skriftlig.

Særlig om oppgaver av et visst omfang og tid

Dersom NTNU har ledige oppgaver som utgjør 20 % eller mer av en stilling og som skal utføres i en tidsperiode på ett år eller mer, skal stillingsbeskrivelsen sendes til sentralt ansettelsesorgan .
Sentralt ansettelsesorgan (SAO) vurderer om oppgavene kan utgjøre annen passende stilling for ansatte som er i ferd med å bli oppsagt.

Dersom SAO kommer til at oppgavene kan utgjøre en annen passende stilling for en ansatt, skal SAO orientere enheten eller prosjektet som har søkt etter ressurser. Det er enheten/prosjektet som søker etter ressurser som avgjør om vedkommende oppfyller kvalifikasjonskravene til de ledige oppgavene og skal tilbys oppgavene.

Den ansatte vil ved en omdisponering beholde sin organisatoriske tilknytning, og fortrinnsretten til andre ledige stillinger.

Midlertidige oppgaver går over til å bli varige

Dersom de midlertidige oppgavene går over til å bli varige, må det vurderes om det må opprettes en ny stilling for å dekke ressursbehovet. Hovedregelen er at nye stillinger skal kunngjøres og at ansettelsen skal være fast.

Ansatte som er midlertidig omdisponert til oppgaver som går over til å bli varig skal få varsel om dette så snart som mulig. Den ansatte kan utføre oppgavene frem til ny person tiltrer stillingen, så lenge vedkommende ikke har søkt og fått stillingen.

Administrativ ansettelse

Omdisponering skal skje når NTNU har ledige oppgaver. I noen tilfeller kan enheter få ledige stillinger, for eksempel på grunn av permisjon og sykefravær.

Når en stilling blir ledig slår hovedregelen i statsansatteloven inn om at alle ledige stillinger skal lyses ut, med mindre ansatte har rett og plikt til stillingen som følge av omstilling eller behandling i SAO. Utlysningskravet gjelder både midlertidige og faste stillinger, samt deltidsstillinger. Unntak fra utlysningskravet reguleres i statsansatteloven (ansettelse i inntil 6 mnd.) og NTNUs’ personalreglement (ansettelse i inntil ett år). Unntaket i personalreglementet kan benyttes hvis en ansatt blir syk og det er usikkert hvor langvarig sykefraværet kommer til å bli.

Hvis vilkårene for unntak fra utlysningskravet i personalreglementet er oppfylt, kan det administrativt ansettes i stilling i inntil ett år. Slike ansettelser kan ikke forlenges utover ett år.

Ved vikariat kan oppgavene i stillingen omfordeles til andre ansatte i perioden stillingen er vakant. Hvis ikke alle oppgavene i stillingen kan omfordeles til andre ansatte, kan intern omdisponering være aktuelt for de gjenstående oppgavene. Kriteriet for å kunne benytte omdisponering er at det ikke lengre er en stilling som er ledig.

Ledige stillinger etter dette punktet som ikke skal lyses ut kan gjøres kjent i egen kanal på innsida.

Særlig om ledige lederstillinger

Ledige lederstillinger skal kunngjøres offentlig (ekstern utlysning). Arbeidsgiver kan administrativt ansette i stillingen hvis leder er midlertidig fraværende på grunn av permisjon på inntil seks måneder eller ved sykefravær i inntil ett år. Ved kortvarige permisjoner eller ved sykefravær er det ofte mer gunstig å tilby en ansatt å fungere i stillingen enn å lyse ut et vikariat. Ved sykefravær kan det administrativt ansettes i inntil ett år. Hvis sykefraværet varer lengre enn ett år, må vikariatet lyses ut eksternt.

Hvis en leder sier opp stillingen, skal stillingen lyses ut så snart som mulig. Arbeidsgiver kan administrativt ansette i stillingen i inntil 6 måneder i påvente av at ny person ansettes. Ved omstillinger og opprettelse av nye lederstillinger, kan stillingen besettes midlertidig av interne ansatte i påvente av utlysning.

For sikre lik mulighet for alle som ønsker å prøve seg i en lederstilling, skal lederstillingen som hovedregel lyses ut internt i tråd med retningslinjens punkt 5 og ansettelsen skal skje administrativt. Det vil si uten behandling i ansettelsesråd/utvalg og den ansatte mottar et brev om fungeringen. Den administrative ansettelsen kan ikke ha en varighet på over ett år. Hvis stillingen er ledig utover ett år, må den lyses ut på vanlig måte.

For å sikre like muligheter for alle ansatte som ønsker utvikling, skal NTNU som hovedregel kunngjøre den ledige lederstillingen i egen kanal på innsida, og ansette den best kvalifiserte. Unntak kan for eksempel tenkes ved kortere fravær, og hvor en prosess med intern utlysning ikke vil stå i sammenheng med varigheten på fungeringsperioden, eller der det er naturlig å bruke en ansatt fra ledergruppen eller ledernivå under.

Oppsummering

Enheten skal gjennomføre et utviklingsarbeid/prosjektarbeid

• Intern utlysning og omdisponering av ansatte

Vakante stillinger, ledige stillinger og lederstillinger:

• Ved permisjoner i inntil 6 mnd.: statsansatteloven § 7 (1). Permisjoner for ledere bør ikke gis i mer enn 6 mnd.
• Ved sykefravær i inntil 6 mnd.: statsansatteloven § 7 (1)
• Ved sykefravær 6 mnd. -1 år: personalreglementet
• Ved sykefravær 1-2 år: Hvis den ansatte får 1 års permisjon etter 1 år med sykemelding, må vikariatet lyses ut eksternt. Ved ingen søkere – intern omdisponering etter intern utlysning
• Ved oppsigelse: statsansatteloven § 7 (1) i inntil 6 mnd. i påvente av utlysning
• Nyopprettet stilling som følge av omstilling: statsansatteloven § 7 (1).
• Den ledige stillingen kan bekjentgjøres internt når det ikke er krav om utlysning.

Kontakt

Hvis du har spørsmål om retningslinjene, kan du kontakte seniorrådgiver Marion Ramberghaug eller rådgiver Even G. Larsen i HR- og HMS-avdelingen.