English version: NTNUs guidelines for recruitment positions

Ser du etter noe annet? NTNUs retningslinje for vitenskapelige stillinger

Denne retningslinjen er fastsatt av Rektor og regulerer fra 1. januar 2025 kvalifikasjonskrav og ansettelsesvilkår for rekrutteringsstillinger ved NTNU. [Retningslinjene erstatter NTNUs pliktarbeidsforskrift som ble opphevet fra 1. januar 2025.][Retningslinjene ble sist administrativ oppdatert 17.2.2025.]

Se retningslinjen med fotnoter: NTNU retningslinjer for rekrutteringsstillinger (pdf)

Generelt

Retningslinjene gjelder for ansettelse i rekrutteringsstillinger etter lov om universiteter og høgskoler (uhl) med tilhørende forskrift. For ansettelse på innstegsvilkår, vises det til forskrift om ansettelse på innstegsvilkår og NTNUs utfyllende retningslinjer om innstegsstilling.

Ansettelsesforholdene er regulert av statsansatteloven (sal) i det omfang det ikke er gitt særlig regulering etter lov om universiteter og høgskoler (uhl) med tilhørende forskrift.

Alle som er involvert i prosessene for ansettelse, er forpliktet til å følge forvaltningslovens regler om habilitet (fvl. §§ 6, 7 og 8). De må ikke ha nær tilknytning til noen av søkerne eller nært samarbeid eksempelvis gjennom veiledning eller sampublisering, eller særlig fordel eller ulempe av å vurdere dem. Den enkelte har ansvar for å vurdere sin habilitet og si fra om forhold som kan medføre inhabilitet. Se NTNUs veiledning om habilitet i rekrutteringsprosessen.

Alle som er involvert i prosessene for ansettelse, permisjon og forlengelse, er underlagt taushetsplikt om det de får kjennskap til i tilknytning til saken (jf. fvl. § 13).

Søkere regnes som part i ansettelsessaker og har rett til innsyn etter forskrift til forvaltningsloven (fvl-forskrift kap. 5). Dette innebærer at søkere eksempelvis har rett til innsyn i utvidet søkerliste og innstillingsrekkefølge. De kan gis innsyn i faglig vurdering av egne kvalifikasjoner, men ikke innstilling.

Det vises til utfyllende administrativ veiledning og maler for rekrutteringsprosessen:
Rekruttering av midlertidig vitenskapelig ansatte – stipendiat og postdoktor (sharepoint.com)

1.1 Definisjoner og forkortelser

• Rekrutteringsstillinger omfatter vitenskapelig assistent, stipendiat, spesialistkandidat og postdoktor.
• Utdanningsfaglig kompetanse er pedagogisk eller didaktisk kompetanse for å fremme læring, deriblant kunnskap og ferdigheter innen utvikling og gjennomføring av undervisning og veiledning på universitets- og høgskolenivå (uh-forskrift § 3-8).
• Karrierefremmende arbeid er arbeid utover eget forskningsprosjekt og doktorgradsutdanning som gir relevant kunnskap og erfaring for videre karriereløp i høyere utdanning eller andre sektorer.
• Karriereplan omfatter karrieremål og tiltak, inkl. karrierefremmende arbeid. Den supplerer plan for doktorgradsarbeid/forskningsprosjekt. Karriereplanen avtales og følges opp i de årlige medarbeidersamtalene.
• Faglig vurdering utført av to interne vitenskapelig ansatte med førstekompetanse vurderer søkers faglige kvalifikasjoner (intern vurdering).
• Rekrutteringsgruppen gjennomfører intervju og referansesjekk av søkere.
• Innstillingsmyndigheten tilligger instituttleder.
• Ansettelsesmyndigheten er tillagt dekan for ansettelse i rekrutteringsstillinger.

aml – Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven)
fvl – Lov om behandlingsmåten i forvaltningen (forvaltningsloven)ldl – Lov om likestilling og forbud mot diskriminering (likestillings- og diskrimineringsloven)
sal – Lov om statens ansatte (Statsansatteloven)
uhl – Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven)
uh-forskrift – Forskrift til lov om universiteter og høyskoler, kap. 3: Undervisnings- og forskningsstillinger, rekrutteringsstillinger og innstegsstillinger. [Forskrift om ansettelse på innstegsvilkår er fortsatt gjeldende. Skal inn i ny forskrift fra 1. august 2025.]

HTA - Hovedtariffavtalen i staten
MSCA - Marie Skłodowska-Curie Actions Postdoctoral Fellowships
PD politikk – NTNU politikk for ansettelse og karriereutvikling for postdoktorer 12.1.2022
Personalreglement – NTNU personalreglement for undervisnings- og forskningsstillinger
RD - NTNU ramme drift budsjett
RSO - NTNU strategi og omstillingsmidler
Personalreglement – NTNU personalreglement for undervisnings- og forskningsstillinger

Kvalifikasjonskrav og stillingsinnhold

2.1 Postdoktor

En postdoktorstilling har som formål at den ansatte skal opparbeide seg en forskerprofil og kompetanse som gjør vedkommende kvalifisert for å søke stilling som førsteamanuensis. Stillingen kan i tillegg gi annen kompetanse med relevans for postdoktorens videre karriere (uh-forskrift § 3-18).

For å bli ansatt som postdoktor kreves doktorgrad (uh-forskrift § 3-18).

2.1.1 Åremålsperiodens lengde

Åremålsperioden for ansettelse som postdoktor, er tre til fire år. Ingen kan være ansatt i mer enn en åremålsperiode som postdoktor ved samme institusjon (uhl § 7-6). Åremålsperioden kan forlenges opp til den maksimale tidsrammen, dvs. opptil fire årsverk, dersom omfanget på annet karrierefremmende arbeid er blitt økt vesentlig etter oppstart i stillingen (uh-forskrift § 3-17).

Postdoktorer skal normalt ha vært ved en annen institusjon enn NTNU i minimum et år før ansettelse eller kunne vise til omfattende erfaring fra fagmiljø utenfor NTNU. Dersom dette ikke er oppfylt, skal det kompenseres for i karriereplanen, enten gjennom utenlandsopphold eller andre egnede tiltak som gir kandidaten erfaring fra fagmiljø utenfor NTNU (NTNU PD politikk pkt. 4).

Alle postdoktorer skal om mulig få tilbud om ansettelse i et fjerde år. Dette vil gi mer rom for internasjonalisering, opphold ved andre institusjoner, utvikling av søknader om forskningsprosjekter, undervisnings- og veiledererfaring (NTNU PD politikk pkt. 8).

2.1.2 Karriereplan og karrierefremmende arbeid

Det skal utarbeides en karriereplan for postdoktoren, som spesifiserer den kompetansen vedkommende skal opparbeide seg i løpet av åremålsperioden utover selve forskningsprosjektet. Institusjonen har ansvar for at karriereplanen følges opp og at postdoktoren har tilgang til karriereveiledning gjennom postdoktorløpet (uh-forskrift § 3-18). Se kap. 3.

Dersom postdoktoren ikke allerede har utdanningsfaglig kompetanse som innfrir kravene til en stilling som førsteamanuensis, skal institusjonen tilrettelegge for at postdoktoren opparbeider seg slik kompetanse i løpet av ansettelsesperioden (uh-forskrift § 3-18). Instituttet skal i så fall tildele relevante undervisningsoppgaver og legge til rette for at den ansatte kan fullføre universitetspedagogisk basiskompetanse som del av det karrierefremmende arbeidet (ref. karriereplanen).

Dersom den ansatte ikke kan dokumentere ferdigheter i norsk, svensk eller dansk på nivå A2 ved ansettelse, skal institusjonen tilby norskopplæring. Den ansatte skal gjennomføre opplæring tilsvarende minst 15 studiepoeng innen utløpet av åremålsperioden (uh-forskrift § 3-18). Instituttet skal i så fall legge til rette for at den ansatte kan gjennomføre språkopplæringen som del av det karrierefremmende arbeidet (ref. karriereplanen).

For å muliggjøre hovedmålet om å kvalifisere for ansettelse i fast vitenskapelig stilling, skal postdoktorene utføre forskning på internasjonalt nivå. Postdoktorene bør også få erfaring med søknadsskriving og opplæring i forskningsledelse (NTNU PD politikk pkt. 7).

2.2 MSCA Postdoctoral Fellows

MSCA Postdoctoral Fellows kan dersom institutt og kandidat ønsker det, ansettes i tre til fire års postdoktorstilling, hvorav to årsverk dedikert til MSCA prosjektet. I så fall gjelder forskriftens ansettelsesvilkår for postdoktorer, inkl. utdanningsfaglig basiskompetanse og norsk språkopplæring som karrierefremmende arbeid.

MSCA kontraktsvilkår om faglig veiledning, karriereplan, forskningsprosjekt og aktiviteter som fremmer forskerkarrieren, følges opp i henhold til NTNUs retningslinjer for postdoktorer så langt de passer (kap. 2.1 og 6.2).

MSCA Postdoctoral Fellows kan alternativt ansettes midlertidig som forsker 1109 i to år. Forskere har ikke rett til permisjon og forlengelse etter særreglene i kap. 7.

2.3 Postdoktor på innstegsvilkår

For ansettelse som postdoktor på innstegsvilkår, gjelder ansettelsesvilkårene i Forskrift om ansettelse på innstegsvilkår (2015) med NTNUs utfyllende bestemmelser fastsatt av Rektor 15.11.2016.

2.4 Stipendiat

En stipendiatstilling skal føre til oppnådd doktorgrad og bidra til at den ansatte kvalifiserer seg for relevante karrierer ved høyere utdannings- og forskningsinstitusjoner og andre sektorer i arbeidslivet der forskningskompetanse kreves (uh-forskrift § 3-19).

For å bli ansatt som stipendiat kreves opptak i et doktorgradsprogram, eller at det foreligger en forpliktende avtale om opptak (uh-forskrift § 3-19).

2.4.1 Åremålsperiodens lengde

Minst tre årsverk av den totale åremålsperioden skal være dedikert til doktorgradsarbeid. Stillingen kan i tillegg omfatte annet karrierefremmende arbeid (uh-forskrift § 3-19).

Åremålsperioden for ansettelse som stipendiat, er tre til fire år. Ingen kan være ansatt i mer enn en åremålsperiode som stipendiat ved samme institusjon (uhl § 7-6). Åremålsperioden kan forlenges opp til den maksimale tidsrammen, dvs. opptil fire årsverk, dersom omfanget på annet karrierefremmende arbeid er blitt økt vesentlig etter oppstart i stillingen (uh-forskrift § 3-17).

2.4.2 Karriereplan og karrierefremmende arbeid

Det skal utarbeides en karriereplan som spesifiserer den kompetansen som stipendiaten skal opparbeide seg utover doktorgradsarbeidet. Institusjonen har ansvar for at karriereplanen følges opp og at stipendiaten har tilgang til karriereveiledning gjennom doktorgradsutdanningen (uh-forskrift § 3-17). Se kap. 3.

Dersom den ansatte ikke kan dokumentere ferdigheter i norsk, svensk eller dansk på nivå A2 ved ansettelse, skal institusjonen tilby norskopplæring. Den ansatte skal gjennomføre opplæring tilsvarende minst 15 studiepoeng innen utløpet av åremålsperioden (uh-forskrift § 3-19). Instituttet skal i så fall legge til rette for at den ansatte kan gjennomføre språkopplæringen som del av det karrierefremmende arbeidet (ref. karriereplan og forlengelse for karrierefremmende arbeid og språkopplæring).

[[[https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Karriereutvikling+for+stipendiater|Veiledning om karrierefremmende arbeid for stipendiater]].]

2.5 Spesialistkandidat

En spesialistkandidatstilling skal føre til godkjenning som spesialist på det aktuelle fagområdet. Stillingskategorien skal brukes til spesialistutdanning på fagområder der det er behov for å kvalifisere personer til stillinger som krever kompetanse både som spesialist og forsker (uh-forskrift § 3-20).

For å bli ansatt som spesialistkandidat kreves høyere grads eksamen på fagområdet og praksis i faget (uh-forskrift § 3-20).

Åremålsperioden for ansettelse som spesialistkandidat, er to til fire år. Ingen kan være ansatt i mer enn en åremålsperiode som spesialistkandidat ved samme institusjon (uhl § 7-6).

Ved ansettelse utover to år kan institusjonen inkludere annet karrierefremmende arbeid i stillingen (uh-forskrift § 3-20).

2.6 Vitenskapelig assistent

Stilling som vitenskapelig assistent skal danne grunnlag for en videre akademisk karriere gjennom arbeidsoppgaver som gir innsikt i og erfaring med vitenskapelig eller kunstnerisk arbeid og metode (uh- forskrift § 3-21). Hovedarbeidsoppgavene skal bestå av vitenskapelig/kunstnerisk assistanse og assistanse til faglig utviklingsarbeid. Arbeidet kan omfatte utvikling av doktorgradsprosjekt for å søke stipendiatstilling.

For å bli ansatt som vitenskapelig assistent kreves minst ett års fullført lavere grads studier eller tilsvarende. Personer som har vært ansatt som stipendiat eller har oppnådd doktorgrad kan ikke ansettes som vitenskapelig assistent (uh-forskrift § 3-21).

Åremålsperioden for vitenskapelig assistent er inntil to år. Ingen kan være ansatt i mer enn én periode som vitenskapelig assistent ved samme institusjon (uhl § 7-6). Lovbestemmelsen praktiseres slik at samlet ansettelsesperiode i stilling(er) som vitenskapelig assistent ved NTNU, ikke kan overstige to årsverk.

Studenter i masterutdanning kan tilbys deltidsstilling som vitenskapelig assistent. Deltidsstilling med kortere gjennomsnittlig arbeidstid enn 15 timer per uke totalt sett er unntatt reglene om innstilling, vurdering, tilbudsbrev og signert arbeidsavtale (Personalreglement pkt. 2.1, 6. ledd).

Fulltidsstilling som vitenskapelig assistent, kan tilbys kandidater med fullført mastergrad for opptil to år, fratrukket eventuelle tidligere månedsverk som vit.ass. under studietiden.

2.7 Integrert ph.d.-utdanning

Masterstudenter som er tatt opp på integrert ph.d.-utdanning (NTNU forskrift 2005) (pdf), ansettes som vitenskapelige assistenter. Når de har oppnådd mastergrad og er opptatt til doktorgradsprogram, ansettes de som stipendiater [i ordinær åremålsstilling].

2.8 Dobbeltkompetanseutdanning

Personer som deltar i organisert dobbeltkompetanseutdanning, kan ansettes som stipendiat og spesialistkandidat i kombinert stilling. Dobbelkompetanseutdanning skal føre til oppnådd doktorgrad og til godkjenning som spesialist på det aktuelle fagområdet (uh-forskrift § 3-22).

Bestemmelsene om stipendiat (uh-forskrift § 3-19) og om spesialistkandidat (uh-forskrift § 3-20) gjelder tilsvarende for ansatte i dobbeltkompetanseutdanning, så langt de passer.

Samlet lengde for åremålsperioden og fordeling av arbeidstid på stipendiatstilling, spesialistkandidatstilling og på eventuelt annet karrierefremmende arbeid, skal gå frem av de enkelte studieprogrammene for dobbeltkompetanseutdanning (uh-forskrift § 3-22).

Karriereplan og karrierefremmende arbeid for stipendiater og postdoktorer

3.1 Karriereplan

Etter ansettelse plikter institusjonen å sette opp en individuell karriereplan i samråd med stipendiat/postdoktor. Dette bør skje i første medarbeidersamtale (oppstartsamtalen). Arbeidsgiver og stipendiat/postdoktor fyller ut karriereplanen sammen. Karriereplanen skal inneholde konkretisering av karrieremål og tiltak for å nå målene. Eventuelle behov for språkopplæring og utdanningsfaglig kompetanse skal inngå i karriereplanen. Karriereplanen må følges opp og oppdateres regelmessig i årlig medarbeidersamtale. Karriereplanen skal evalueres ved avslutning av arbeidsperioden (PD politikk pkt. 6). Det skilles mellom karrierefremmende tiltak som den ansatte selv kan gjennomføre, og lønnet karrierefremmende arbeid.

3.2 Karrierefremmende arbeid

Med annet karrierefremmende arbeid menes arbeid ut over forskningsprosjekt og doktorgrads-utdanning som gir relevant kunnskap og erfaring for videre karriereløp ved høyere utdannings- eller forskningsinstitusjoner eller i andre sektorer (uh-forskrift § 3-16). Det er ikke ment å skulle brukes til administrativt arbeid (HK-dir. merknad til ny forskrift).

Eksempler på relevant karrierefremmende arbeid:

• Bidra i undervisning, laboratorie- og øvingsundervisning, veiledning og eksamensarbeid innen den ansattes kompetanseområder
• Gi opplæring i bruk og drift av forskningsinfrastruktur
• Norsk språkopplæring, utdanningsfaglig kompetanse, HMS-kurs og lignende som er nødvendig for utførelse av undervisnings- og forskningsarbeid
• Delta i formidlings-, utstillings- og samlingsarbeid
• Bidra til utarbeidelse av forskningsprosjektsøknader eller organisering av faglige konferanser
• Klinisk virksomhet
• Bidra i pågående forskningsprosjekter, faglig utviklingsarbeid, konsulent og utredningsarbeid i fagmiljøet
• Forskningsbasert innovasjons- eller formidlingsprosjekt
• Hospitering eller samarbeid med offentlige eller private aktører
• Valgte verv/tillitsverv og utvalgsarbeid

3.3 Plan for det karrierefremmende arbeidet

Arbeidsgiver skal så vidt mulig, innenfor eksisterende faglige aktiviteter, økonomiske og personalmessige ressurser, legge til rette for at stipendiater og postdoktorer kan gis lønnet karrierefremmende arbeid som bidrar til å realisere den ansattes karriereplan.

Karrierefremmende arbeid finansieres innenfor rammen av tildelte rekrutteringsstillinger (RSO) og disponible driftsmidler (RD). Eventuelle interne og eksterne stipendordninger bør benyttes til finansiering av karrierefremmende arbeid, eksempelvis knyttet til innovasjons- og formidlings-prosjekter.

Det karrierefremmende arbeidets innhold og fordeling i ansettelsesperioden fastsettes av arbeidsgiver i samråd med stipendiat og veileder. Planen oppdateres årlig med status for utført og planlagt arbeid. Karriereplanen arkiveres i personalmappen.

Normalt bør det karrierefremmende arbeidet for stipendiater fordeles slik at det siste året kan brukes til ren doktorgradsutdanning. Det karrierefremmende arbeidet kan også utføres etter innlevering av avhandlingen og brukes til formidlings- og innovasjonsprosjekt basert på forskningsarbeidet eller til å høste undervisningserfaring for en videre akademisk karriere.

Arbeidsomfang beregnes etter fakultetets normer eller faktisk medgått arbeidstid. For originalforelesninger gis stipendiater 50 % ekstra uttelling i forhold til normert tid for vitenskapelig ansatte. Det kan etter individuell vurdering også gis ekstra uttelling for andre særlig tidkrevende oppgaver.

Det er arbeidsgivers ansvar å påse at det karrierefremmende arbeidet ikke forsinker progresjonen i doktorgradsutdanningen og stipendiatens rett til minst tre årsverk dedikert til doktorgradsarbeidet.

Veiledning om karriereutvikling for stipendiater (nettside).

Veiledning om karriereutvikling for postdoktorer (nettside).

Utlysning

Rekrutteringsstillinger skal normalt lyses ut offentlig og kunngjøres internt. For arbeid som vitenskapelig assistent kombinert med studier, er intern utlysning tilstrekkelig.

Søknadsfristen skal være minst to uker fra utlysningsdato, men lengre frist må vurderes for stillinger med krav til prosjektbeskrivelse.

Instituttleder har ansvar for utarbeidelse av utlysningsteksten. Den må spesifisere alle krav forbundet med stillingen. Gjeldende retningslinjer/mal ved NTNU følges med hensyn til struktur og innhold.

Hvis man ønsker å avvike fra normal lønnsplassering ved NTNU, skal de tillitsvalgte ved fakultetet/museet (IDF LOSAM) informeres om utlysningsteksten. De tillitsvalgte kan kreve å få drøfte lønnsplasseringen (Personalreglement pkt. 3.4 og HTA pkt. 2.5.5 nr. 1).

For stillinger som ikke er knyttet til et konkret prosjekt, skal den aktuelle enheten informeres og gis mulighet til medvirkning om utlysningsteksten (Personalreglement pkt. 3.4). For stillinger tilknyttet tverrfaglig virksomhet, senter/program, skal fakulteter/museet som er faglig involvert, få uttale seg om utlysningsteksten før den vedtas (Personalreglement pkt. 3.5).

Utlysningsteksten vedtas av Ansettelsesutvalget eller leder av Ansettelsesutvalget (dekan).

Dersom det ikke har meldt seg kvalifiserte søkere, eller det på vesentlige punkt er aktuelt å fravike kvalifikasjonskravene i utlysningen, skal stillingen lyses ut på nytt. Det samme gjelder hvis det har gått uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble utlyst eller om forhold knyttet til stillingen har endret seg vesentlig. Søkere skal varsles om fornyet utlysning.

Vurdering av faglige kvalifikasjoner og personlig egnethet

For ansettelse av studenter i deltidsstilling som vitenskapelig assistent, er det ikke krav til faglig vurdering og innstilling (jf. Personalreglement pkt. 2.1, 7. avsnitt). For alle andre rekrutterings-stillinger er det krav til faglig vurdering, intervju og referansesjekk.

Instituttleder eller den som bemyndiges, oppnevner en faglig komite som skal sortere og vurdere søkernes faglige kvalifikasjoner i forhold til utlysningsteksten og stillingens kvalifikasjonskrav. Det vil normalt være tilstrekkelig at to vitenskapelig ansatte ved instituttet med førstestillingskompetanse gir en skriftlig uttalelse om søkernes kvalifikasjoner (intern vurdering). Prosjektleder kan delta i vurderingen såfremt vedkommende ikke er inhabil.

Instituttleder eller den som bemyndiges, oppnevner en rekrutteringsgruppe som skal vurdere de mest aktuelle søkernes personlige egnethet for stillingen. Gruppen gjennomfører intervju og referansesjekk. Gruppen består normalt av stillingens nærmeste leder, ansatte fra fagmiljøet og HR. Medlemmer i faglig komité kan inngå i rekrutteringsgruppen.

Dersom noen av de kvalifiserte søkerne til en stilling oppgir å ha egen funksjonsnedsettelse (se forskrift til sal § 4), hull i CV (se forskrift til sal § 4a) eller ikke-vestlig innvandrerbakgrunn (se forskrift til sal § 4b), skal minst én søker fra hver av gruppene innkalles til intervju før innstilling avgis.

Ved vurdering av søkere til postdoktorstillinger skal det legges vekt på dokumenterte faglige kvalifikasjoner, prosjektbeskrivelse (der dette kreves iht. utlysningsteksten), prosjektkvalitet og personlig egnethet.

Ved vurdering av søkere til stipendiatstillinger skal det legges vekt på deres forutsetninger for å gjennomføre doktorgradsutdanningen. Vurderingen baseres i første rekke på dokumenterte kvalifikasjoner og prosjektbeskrivelse (der dette kreves iht. utlysningsteksten), prosjektkvalitet og personlig egnethet.

Innstilling og ansettelse

Instituttleder er innstillende myndighet. Innstillingen er basert på en helhetlig vurdering av søkernes kvalifikasjoner og personlige egnethet i forhold til utlysningsteksten. Vurderingen gjøres på grunnlag av den faglige vurderingen, intervju og referansesjekk.

Hvis det er flere kvalifiserte søkere, skal vanligvis tre søkere innstilles og rangeres. Det skal gis en begrunnelse for rekkefølgen av de innstilte søkerne.

Søkere som har vært til intervju, skal informeres om sin plass i innstillingen og om at de, etter ansettelsesvedtaket, kan få innsyn i den faglige vurderingen av egne kvalifikasjoner.

Leder av ansettelsesutvalget har myndighet til å fatte vedtak om ansettelse i rekrutteringsstillinger. Prinsippene og reglene for saksbehandling i ansettelsesutvalget følges (jf. NTNU retningslinjer om vitenskapelige stillinger kap. 7.2).

6.1 Arbeidsavtale for ansettelse i rekrutteringsstilling på åremål

Arbeidsavtale skal inngås før oppstart av arbeidet.

Institusjonene skal i fastsettelse av lengden på åremålsperioden ta hensyn til arbeidets egenart, eventuelt tid til annet karrierefremmende arbeid (uh-forskrift § 3-16) og tilgjengelig finansieringsgrunnlag. Fordelingen mellom forskningsprosjekt/kunstnerisk utviklingsarbeid og karrierefremmende arbeid skal framgå av arbeidsavtalen ved ansettelse. Avtaler om vesentlige endringer i omfanget av det karrierefremmende arbeidet i forhold til arbeidsavtalen, arkiveres i personalmappen.

Dersom åremålsperioden er knyttet til et prosjekt, skal den ansatte (stipendiat, postdoktor, spesialistkandidat) og institusjonen utarbeide en beskrivelse av prosjektet og en realistisk fremdriftsplan for gjennomføring av prosjektet. Beskrivelsen av prosjektet og fremdriftsplanen skal foreligge senest tre måneder etter den ansattes oppstartstidspunkt i stillingen (uh-forskrift § 3-16) og arkiveres i personalmappen. For stipendiater arkiveres prosjektbeskrivelse og fremdriftsplan i doktorgradsmappen sammen med søknad om opptak.

Den ansatte skal ha tilgang til faglig veiledning gjennom hele åremålsperioden (uh-forskrift § 3-16). Veilederavtaler arkiveres i personalmappen. For stipendiater arkiveres veilederavtaler i doktorgradsmappen.

Dersom vilkårene for ansettelsen ikke er oppfylt, eksempelvis knyttet til manglende opptak til doktorgradsprogram, framdriftsplan, gjennomføring eller rapportering, faller grunnlaget for ansettelsen bort og arbeidsgiver kan vurdere å heve arbeidsavtalen og avslutte arbeidsforholdet (sal § 20, aml kap. 15).

6.2 Faglig veiledning og mentor for postdoktorer

Det skal ved oppstart klargjøres hvem som har ansvar for å følge opp den ansatte med faglig veiledning, jf. prosjektbeskrivelse og framdriftsplan. I tillegg skal postdoktoren få tilbud om egen mentor fra annet fagmiljø (NTNU PD politikk pkt. 5), deltakelse i mentorprogram eller postdok-nettverk.

Både faglig veileder og den ansatte har plikt til å melde fra til arbeidsgiver om manglende gjennomføring av prosjekt- og framdriftsplan.

6.3 Ansettelsesvilkår for stipendiater

Det er et ansettelsesvilkår at stipendiaten tas opp på doktorgradsprogram og oppfyller kravene til rapportering og andre forpliktelser i doktorgradsprogrammet. Følgende frister skal framgå av arbeidsavtalen:

Fullstendig søknad om opptak til doktorgradsprogram må foreligge senest tre måneder etter tiltredelse (ref. uh-forskrift § 3-19 om krav til «forpliktende avtale om opptak»).

Signert avtale om opptak på doktorgradsprogram må foreligge senest seks måneder etter tiltredelse (ref. uh-forskrift § 3-19 om krav til «opptak i et doktorgradsprogram»).

Stipendiater ansettes ved det fakultet vedkommende skal tas opp på doktorgradsprogram, normalt ved det fakultet kandidaten har sin hovedveileder og sin daglige arbeidsplass. Dette fakultetet har arbeidsgiveransvar for stipendiaten. Vitenskapsmuseet har rett til å utlyse og ansette egne stipendiater; Disse tas normalt opp på relevant doktorgradsprogram ved NTNU. Overgang til annet doktorgradsprogram kan ikke foretas uten etter avtale med arbeidsgiver.

Dersom stipendiaten har arbeidssted ved annet fakultet eller eksternt, avtaler partene i doktorgradsavtalen hvordan nødvendig utstyr og driftsmidler skal finansieres og stilles til rådighet for stipendiaten.

Dersom arbeidsgiver i særskilte tilfeller og etter søknad vil ansette i 50 % deltidsstilling eller mer i hele eller deler av perioden, kan ansettelsesforholdet forlenges slik at doktorgradsutdanningen tilsvarer tre årsverk.

Ved direkte overgang fra stilling som stipendiat til annen stilling, medregnes ikke tid brukt til eget doktorgradsarbeid i ansettelsestiden. Permisjoner eller forlengelse av åremålet etter uh-forskrift § 3-17, medregnes ikke i ansettelsestiden. Tid som er brukt til annet karrierefremmende arbeid i løpet av åremålsperioden regnes sammen til en sammenhengende periode (uh-forskrift § 3-17).

Permisjon og forlengelse av åremålsperioden

Dekan avgjør søknader om permisjon og forlengelse. Uh-forskriftens bestemmelser om permisjon og forlengelse gjelder alle ansatte i rekrutteringsstillinger.

7.1 Lov og avtalefestet rett til permisjon og forlengelse

Permisjoner og redusert arbeidstid som den ansatte i rekrutteringsstilling har krav på etter lov eller tariffavtale, og sykefravær, gir rett til forlengelse av åremålsperioden (uh-forskrift § 3-17). Fravær regnes fra første fraværsdag.

Institusjonene kan i særskilte tilfeller forlenge åremålsperioden ved uforutsette hindringer relatert til arbeidet som ikke kan lastes den ansatte (uh-forskrift § 3-17). For stipendiater forutsettes det at vedkommende vil kunne fullføre doktorgradsutdanningen innen forlengelsestidens utløp (jf. gammel forskrift § 2-3 (6)).

For stipendiater kan det i særskilte tilfeller også gis forlenget ansettelsestid utover lov- og avtalefestet permisjon på inntil tre måneder etter lengre fravær knyttet til personlige helsemessige påkjenninger (eks. svangerskap, fødsel og spedbarnsomsorg). Eventuell forlengelse på særlig grunnlag skal anbefales av veileder og institutt og godkjennes av fakultetet.

Fakultetet er ansvarlig for å sikre at midler blir avsatt til finansiering av ekstraordinære kostnader ved forlengelse relatert til lov- og avtalefestet permisjon uavhengig av stillingens finansieringskilde.

7.2 Rett til forlengelse for valgte verv og utvalgsarbeid

Den ansatte har rett til permisjon og forlengelse av åremålsperioden for sentrale lederverv i organisasjoner knyttet til stillingene (uh-forskrift § 3-17).

Ansatte i rekrutteringsstilling som er valgt inn i NTNU-styret, kan dersom de selv ønsker det, konvertere styrehonoraret til finansiering av lønnet forlengelse av åremålsperioden.

Ansatte i rekrutteringsstilling som er valgt medlem av styre/råd/utvidet ledergruppe, eller oppnevnt medlem av utvalg/arbeidsgruppe/programråd der det ikke utbetales honorar, har rett til to ukers forlengelse av ansettelsesforholdet. For særlig tidkrevende verv eller kombinasjoner av verv, kan det gis forlengelse utover to uker på bakgrunn av dokumentasjon. Forlengelse avtales og finansieres av det nivå som har vervet eller utvalgsarbeidet.

Det anbefales at valgt medlem og varamedlem av valgte organ på fakultet og institutt samarbeider og om mulig fordeler oppgavene mellom seg slik at også varamedlem kan gis kompensasjon. Kompensasjonsordningen skal være kjent for kandidatene på forhånd. For de som må reise for å delta i møtene, skal det gis godtgjørelse etter statens reiseregulativ.

DION-styreverv og styreverv i stipendiatorganisasjonen i Norge (SiN) kompenseres tilsvarende som for valgte verv uten honorar ved fakultetene, dvs. normalt to ukers forlengelse for styremedlemmer og fire ukers forlengelse for styreleder.

7.3 Permisjon og forlengelse inntil et halvt år

Det kan gis permisjon for fravær på grunn av kortvarige vikariater i undervisnings- og forskningsstillinger og for utenlandsstipendopphold og lignende, når dette kan skje uten å redusere fremdriften med maks et halvt år i postdoktorprosjektet, doktorgradsutdanningen eller spesialistutdanningen. Ansettelsesperioden skal forlenges tilsvarende (uh-forskrift § 3-17).

Permisjon som ikke er lov- eller avtalefestet, er ingen rettighet og avgjøres av dekan i hvert enkelt tilfelle. Den ansatte er heller ikke forpliktet til å utføre arbeid på instituttet utover avtalt forskningsprosjekt og karrierefremmende arbeid.

Permisjon kan bare gis når veileder finner dette faglig forsvarlig, justert plan for gjennomføring av doktorgradsutdanningen foreligger, og instituttleder finner dette bemanningsmessig og økonomisk akseptabelt.

Dersom den ansatte og veileder mener at arbeidet vil være kompetanse- og karrierefremmende for stipendiat/postdoktor, og det foreligger tilstrekkelig intern eller ekstern finansiering for arbeidet, skal det vurderes om arbeidet kan inngå som karrierefremmende arbeid i en revidert karriereplan.

7.4 Forlengelse for karrierefremmende arbeid, inkl. språkopplæring

Institusjonene kan forlenge åremålsperioden for stipendiater og postdoktorer opp til den maksimale tidsrammen for åremålsstillingen, dvs. opptil fire årsverk, dersom omfanget på annet karrierefremmende arbeid er blitt økt vesentlig etter oppstart i stillingen (uh-forskrift § 3-17).

Forlengelse forutsetter at det i løpet av ansettelsesperioden åpner seg nye finansieringsmuligheter til karrierefremmende arbeid.

Gjennomført norsk opplæring og eksamen godskrives med 10 uker i timeregnskapet for stipendiater og postdoktorer. For stipendiater uten annet karrierefremmende arbeid, forlenges ansettelses-perioden med ti uker.

Ikrafttredelse, overgangsordning og revisjon

Retningslinjen fastsettes av Rektor og trer i kraft fra 1. januar 2025.

For utlysninger før 1. mars 2025 og forutsatt vedtak om ansettelse i rekrutteringsstillinger før 1. august 2025, kan fakultetene velge å bruke ansettelsesvilkårene i forskrift av 31. januar 2005 nr 102 om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat.

[Nye rettigheter etter uh-forskriften (2024) i forhold til norsk språk, utdanningsfaglig kompetanse, karriereplan og veiledning, gjelder ikke stipendiater og postdoktorer som er ansatt etter gammel forskrift (2006) med mindre det framgår av ansettelseskontrakten eller er avtalt med leder. De administrative prosedyrene knyttet til pliktarbeid er fra januar 2025 regulert av NTNUs retningslinjer for rekrutteringsstillinger kap. 7.2 Karrierefremmende arbeid og kap. 7.3 Plan for det karrierefremmende arbeider.]

Retningslinjen for ansettelse i rekrutteringsstillinger viderefører bestemmelser hjemlet i statsansatteloven fra «Personalreglement inkludert lokale prosessregler for undervisnings- og forskerstillinger ved NTNU». De generelle bestemmelsene i «Personalreglementet inkludert lokale prosessregler for teknisk/administrative stillinger ved NTNU» vil også gjelde for rekrutteringsstillinger så langt de passer. Personalreglementet drøftes og forhandles med hovedsammenslutningene etter bestemmelsene i Statsansatteloven og Hovedavtalen i staten. Særlig relevante bestemmelser er tatt inn i denne retningslinjen av hensyn til brukervennlighet og etterlevelse. Bestemmelsene er noe omformulert og supplert i lys av nyere rektorvedtak/politikk og ny uhl med tilhørende forskrift.

Ved endringer i personalreglementet som berører rekrutteringsstillinger, skal retningslinjen oppdateres uten opphold og fakultetene informeres om endringene. Generelle bestemmelser fra personalreglementet av relevans for rekrutteringsstillingene omfatter:

• unntak fra utlysning (sal § 4 og forskrift til sal § 3.3)
• unntak fra fast ansettelse (sal § 9)
• innkalling av søkere med funksjonsnedsettelse eller hull i CV til intervju (sal § 4)
• generelle saksbehandlingsregler for ansettelsesråd/utvalg (forvaltningsloven § 17)
• melding om ansettelse (aml § 14)
• prøvetid (sal § 15) og beregning av ansettelsestid (sal § 23)
• habilitet (fvl §§ 6, 7 og 8)
• taushetsplikt (fvl § 13)
• innsynsrett (forskrift til fvl)

I retningslinjene er det tatt inn tekstutdrag fra sentrale lover og forskrifter. Disse er ikke nødvendigvis sitert ordrett, men det er lagt inn referanse til hjelp i tolkningsspørsmål. HK-dir vil lage en veiledning kapittel 3 i uh-forskriften.

Referansene skal gjøre det lettere å administrativt oppdatere retningslinjene som følge av mindre endringer i lov og avtaleverk. Fakultetene skal orienteres om slike oppdateringer.

Dersom endringer i lov og avtaleverk innebærer mer enn en enkel oppdatering av retningslinjen, skal forslag til revisjon av retningslinjene drøftes med fakultetene og hovedsammenslutningene.