NTNU Sak Etablering av løsning er et delprosjekt i NTNU Sak etablert for å sikre at den nye plattformen for saksbehandling fungerer som forventet. Det inkluderer overgang fra gammelt system – ePhorte – til nytt system – ServiceNow og Documaster – hvor arkivkjernen er separat fra saksbehandlingssystemet, samt med nye grensesnitt mot andre systemer og infrastruktur. Vårt formål er å ivareta sikker drift i overgang til nytt system, gjennom tett samarbeid med ulike fagområder ved NTNU, NTNU Sak og sektorprosjektet UH Sak i utviklingen.

Hva jobber vi med?

Denne våren er vi særlig opptatt med:

• Planlegging og gjennomføring av testing frem mot innføringen
• Planlegging og klargjøring av mottak av teknisk løsning, inkludert utviklings-, test- og produksjonsmiljø, fra UH Sak
• Oppsett av NTNU-spesifikke integrasjoner
• Endre og tilpasse eksisterende funksjonalitet basert på robotiserte prosesser
• Bidrag til teknisk utvikling for UH Sak
• Risiko- og sårbarhetsanalyse

Tidligere har også rydding i og dokumentfangst for ePhorte vært særlig i fokus, og det vil sammen med konvertering av historiske og dagens data til nytt system være viktig i tilrettelegging for nytt system.

Testing

Den nye løsningen testes i flere omganger av UH Sak, både brukertest forrige høst, formell akseptansetest denne våren, og testing internt i NTNU Sak og ved NTNU etter dette. I løpet av våren ser vi klarere hva som må på plass etter leveransen for NTNU sin del. Sikker drift involverer at systemet har alt det nødvendige på plass når vi innfører. Dermed er våren 2023 en mottaksfase og høsten 2023 en innføringsfase, slik tidslinjen ser ut nå.

Tekniske avklaringer, integrasjoner og sikkerhet

Det må sikres at nye integrasjoner mot andre fagsystemer fungerer som forventet med ny saksbehandlingsplattform, og det blir en del av den interne testingen. Sikker drift og innføring betyr selvfølgelig at vi må følge normal praksis ved NTNU for hvordan vi vurderer nye systemer og praksis, slik at personvernet er godt ivaretatt når det nye systemet kobles til eksisterende og nye kilder.

Dette er selvfølgelig i samarbeid med UH Sak.

Hvem er vi som jobber i NTNU Sak - Etablering av løsning

Delprosjektleder:

• Freddy Barstad