Webex - Fortrolig digitalt intervju er en tjeneste for gjennomføring og opptak av digitale intervju og møter med fortrolig innhold. På denne siden finner du informasjon om hva du kan bruke tjenesten til og hvordan du tar den i bruk.

Temaside om forskningsdata | Temaside for programvare

Engelsk versjon: Webex - Confidential digital interview

Hva er Webex - Fortrolig digitalt intervju?

Webex - Fortrolig digitalt intervju er en tjeneste for digitale intervju og møter med fortrolig innhold. Den består av en webportal for å planlegge og kalle inn til møter, og verktøyet Webex for å gjennomføre møter og ta opptak. Opptakene overføres automatisk til ditt hjemmeområde på NTNUs servere.

Tjenesten sikrer personvern og er tilpasset NTNUs retningslinjer for informasjonssikkerhet. Den er tilgjengelig for NTNUs studenter og ansatte, og ideell for intervjuer i forsknings- og studentprosjekt, jobbintervju og andre fortrolige samtaler.

Hva er fortrolig informasjon?

Det vanligste eksempelet på fortrolig informasjon (også kalt røde data) er særlige kategorier (sensitive) personopplysninger. Andre eksempler er forretningshemmeligheter og informasjon underlagt eksportkontroll. Se Klassifisering av informasjonsverdier - retningslinje.

Du skal alltid bruke verktøyet Webex for gjennomføring og opptak av digitale intervjuer og møter med fortrolig informasjon (røde data). Hvis du ikke skal ta opptak, eller det kun er intern (gul) informasjon, skal du bruke Teams eller Zoom. Les mer om Datainnsamling.

Ta i bruk tjenesten

Bestill tilgang

Bestill tilgang via Forskningsdatahjelpen minst 2-3 dager før ditt første intervju. Du mottar oppstartsinformasjon i NTNU Hjelp, og får tilgang i perioden du skal bruke tjenesten. Logg deretter inn på Webex - Fortrolig digitalt intervju.

Brukerveiledning

Oppstartsinformasjonen du får i NTNU Hjelp inkluderer Brukerveiledning for Webex - Fortrolig digitalt intervju (PDF). Det er også verdt å merke seg at:

• Deltakere må registrere seg og gi samtykke til opptak før de mottar lenken til sitt digitale møterom. Samtykket blir lagret sammen med opptaket.
• Møtet trenger ikke å holdes innenfor oppgitt tidspunkt, men vil ligge i kalenderen til deg og deltakerne. Du finner alle fremtidige møter under «Mine møter».
• Når du er innlogget i møtet kan du se om møtedeltaker er klar. Trykk «Slipp inn» for å inkludere deltaker i møte.
• Når møtet er i gang, kan du velge når du starter opptak. Etter at intervjuet er ferdig og møtet avsluttet, blir opptaket automatisk overført til ditt hjemmeområde. Det tar noen minutter før opptaket er overført (ved lange opptak kan det ta noe lengre tid).

Retningslinjer for bruk

• Kan benyttes av NTNUs studenter og ansatte. NTNU har et begrenset antall lisenser, disse vil derfor tildeles i tidsbegrenset periode basert på behov.
• Tjenesten er satt opp for bruk på fortrolige (røde) data.
• All innsamling av personopplysninger (inkludert opptak av møter) må ha et lovlig behandlingsgrunnlag. Forsknings- og studentprosjekt skal meldes til Sikt, som bistår med vurdering.

Databehandleravtale og risikovurdering

NTNU har inngått avtale med Atea om oppsett av webportal og bruk av Webex, inkludert databehandleravtale. Webportalen og maler er satt opp for å sikre personvern og informasjonssikkerhet ved håndtering av fortrolige (røde) data. Tjenesten er levert av Forskningsdataprosjektet ved NTNU (2021-25) som også gjennomfører risikovurdering og personvernkonsekvensvurdering (DPIA).

Kontakt

Ønsker du hjelp eller har spørsmål om forskningsdata, besøk Forskningsdatahjelpen (Research Data @NTNU).