Wikier

NTNU på sosiale...

Retningslinjer for sosiale medier ved NTNU


Her finner du retningslinjer for sosiale medier ved NTNU. Dette er for deg som jobber med sosiale medier ved NTNU.

Formål

Sosiale medier gir NTNU en unik mulighet til å dele kunnskap, styrke relasjoner og engasjere seg i dialog med samfunnet. I dette dokumentet finner du overordnede og praktiske føringer for opprettelse og bruk av kontoer og kanaler tilknyttet NTNU i ulike sosiale medier.

NTNU bruker sosiale medier for å nå frem til eksterne målgrupper med informasjon om vår virksomhet, og som kanal for dialog med samfunnet. Aktiviteten vår i sosiale medier skal bidra til å støtte opp under NTNUs omdømme som studiested, forskningsinstitusjon, arbeidsplass og samfunnsaktør.

Gjennom strategisk og profesjonell bruk av sosiale medier kan vi bidra til å bygge NTNUs omdømme som et ledende universitet, vise frem våre forskningsgjennombrudd og tiltrekke oss studenter, samarbeidspartnere og ansatte fra hele verden.

Når NTNUs navn og logo brukes på sosiale medier skal disse retningslinjene følges.

Grunnleggende prinsipper når vi kommuniserer på vegne av NTNU i sosiale medier:

  1. All kommunikasjon skal være i tråd med NTNUs verdier og aktuelle retningslinjer. Vi skal kommunisere faktabasert, oppgi kilder og være tydelige på at innholdet eies og driftes av NTNU.
  2. Innholdet skal være tilgjengelig for alle. Vi følger Språkloven, krav til universell utforming og føringer i statens kommunikasjonspolitikk. Andre lover og regler du forholder deg til i jobben din, gjelder også i sosiale medier.
  3. Moderering skal ivareta ytringsfriheten, og kommentarer eller innlegg skal bare slettes i ekstraordinære tilfeller, som ved brudd på norsk lov eller NTNUs retningslinjer.
  4. Personsensitiv informasjon skal alltid fjernes, og det må finnes klare rutiner for sletting av persondata.
  5. Minst to ansatte skal ha ansvar og administratortilgang for en konto. Dette skal dokumenteres, og passord og tilganger skal oppdateres i god tid før en ansvarlig slutter. NTNU-epost-adresse skal ikke brukes som kontaktpunkt til private kontoer.
  6. Vi skal ikke drive saksbehandling i sosiale medier, men henvise til riktig instans for henvendelsen.
  7. Svar raskt, helst samme dag eller første virkedag etter at en melding eller kommentar er sendt eller publisert. Dette reduserer risikoen for at feil og misforståelser får spre seg.
  8. Vi skal respektere opphavsrettigheter og den enkeltes personvern. Vi skal overholde taushetsplikten og ytringsfriheten.
  9. Kommunikasjonsavdelingen er prosesseier for NTNUs sosiale medier og skal godkjenne nye kontoer for å sikre helhetlig og profesjonell kommunikasjon i tråd med NTNUs mål, verdier og strategi. Kontoer som ikke blir ivaretatt på en tilstrekkelig måte bør avvikles.
  10. NTNUs hovedkanaler er våre egne nettsider. Det skal ikke være nødvendig å følge NTNU i sosiale medier for å få informasjon om eller fra NTNU.

Dette skal være på plass før du oppretter en ny konto eller kanal i sosiale medier:

  1. Målsetting som oppfyller ett eller flere av målene i NTNUs overordnede strategi og/eller tildelingsbrevet og utviklingsavtalen fra Kunnskapsdepartementet.
  2. En klart definert ekstern målgruppe. Innsikt om målgruppa, plattformen og hvilket innhold som engasjerer målgruppa slik at vi kan jobbe kunnskapsbasert og treffsikkert med innholdet vårt i sosiale medier.
  3. En kvantitativ (tallfestet) målsetting for kontoen og innholdet. Ha definerte nøkkeltall som måles regelmessig, for eksempel knyttet til rekkevidde og engasjement.
  4. En konkret plan for hvordan du jevnlig skal evaluere innhold og konto for å se om målsettingene nås, gjennom planmessig bruk av analyseverktøyene som tilhører plattformene.
  5. Tilstrekkelig med ressurser og kompetanse til å lage innhold og forvalte kontoen eller kanalen over tid.
  6. Kanalstrategi og publiseringsplan. Dette sikrer at kommunikasjonen er målrettet, kontinuerlig og strukturert, slik at ressursene brukes effektivt og innholdet skaper verdi for målgruppen.
  7. Rutiner for overvåking og moderering av kontoen. Innlegg som genererer mye negativ aktivitet, bør modereres eller stenges for kommentarer utenfor arbeidstid.
  8. Dokumenterte rutiner for sikkerhet knyttet til kontoen, som sikker lagring av passord, tilgangsoversikt, totrinnsverifisering og oppdaterte gjenopprettingskontoer. Rutinene må oppdateres løpende.
  9. Sikre en profesjonell og enhetlig tilstedeværelse. NTNUs grafiske profil og strategiske mål skal reflekteres i alle våre sosiale mediekanaler.

Kontakt

For rådgivning og støtte med sosiale medier, kontakt Kommunikasjonsavdelingen:

E-post: kontakt@komm.ntnu.no | sak vil bli opprettet og behandlet i NTNU Hjelp.