Wikier

Mottak av gjest på campus

På denne siden finner du informasjon om hva du må gjøre før du tar imot gjest, for eksempel en gjesteforsker eller noen som skal hospitere, ved NTNU.

Se også: Mottak av nye medarbeidere

Før ankomst

For å sikre at tilganger og tillatelser er på plass før ankomst, ta kontakt med HR eller administrativ støtte på din enhet så snart som mulig, og aller senest 7 dager før gjesten ankommer.

Kontakt Behovshaver kontrakt (administrativ støtte) med informasjon for registrering i Gjestetjenesten.

Oppholdstillatelse i Norge er nødvendig for utenlandske gjester.

Når gjesten er registrert i NTNUs systemer, er du ansvarlig for gjesten.

Du avtaler oppmøtested, møtetidspunkt og ønsker gjesten din velkommen.

Har du spørsmål angående praktisk tilrettelegging for gjesten, ta kontakt med din lokale HR/ administrative kontakt.

HR/administrativ støtte sitt ansvar (sjekkliste)

HR/administrativ støtte oppretter tilgangsavtale med informasjon om:

  • Personalia, oppholdstillatelse
  • Adgangskort (kontorplass, evt. pc etc.)
  • IT-tilgang
  • Periode
  • Hvem som er ansvarlig for gjesten
  • Formål/rolle

Bidra til en god mottakelse:

  • Informer om gjesten til kolleger/enhet, f.eks via ei melding på Innsida.
  • Vurder inkludering i fellesmailer, fellesmøter etc.
  • Send en velkomsthilsen (med relevant praktisk info - plikter, HMS, ev. lab)

Dersom gjesten skal motta lønn/honorar i perioden, registreres dette i henhold til retningslinjer for eksterne oppdragstakere mv. (egen inndeling (3.) på innsida).