Veiviser for hvordan legge til tillegg fra Office Store og oversikt over hvilke tillegg NTNU har vurdert som godkjent og avslått.

Denne veiviseren er for ansatte som har tilgang til Microsoft 365.

English version - Microsoft 365 – add-ins from Office Store

Temaside om Microsoft 365

Hva er et tillegg i Office?

Tillegg (add-ins) er små programmer som kan installeres i ulike Office-programmer, for å utvide funksjonaliteten eller gjøre tilpassinger. Outlook, Word, Excel og PowerPoint er eksempler på apper som kan benytte slike tillegg. For å ta bruk et tillegg, må det først installeres av den enkelte bruker. Office Store er MS sin portal for tillegg i Office.

Office Store

Tilgang til Office Store er i utgangspunktet deaktivert. Dette skyldes at mange av tilleggene der trenger rettigheter til å lese dokumenter og annet innhold som kan inneholde personopplysninger. Når disse er laget av tredjepartsutviklere som NTNU ikke har databehandleravtale med, kan de ikke uten videre godkjennes for bruk.

Hvilke tillegg kan jeg installere?

Tillegg som er godkjent for bruk og gjort tilgjengelig for alle, kan du installere og ta i bruk selv. Etter å ha valgt Tillegg ikonet i for eksempel Word, finner du disse under fanen Behandlet av administrator. Noen tillegg må du først be om tilgang til, før de blir synlige for din bruker. Kontakt Orakeltjenesten gjennom NTNU Hjelp for tilgang til disse.

Følgende tillegg er vurdert og godkjent for bruk:

Følgende tillegg er vurdert og avslått for bruk:

Kan det åpnes for et ønsket tillegg?

Hvis man ønsker å ta i bruk et tillegg med funksjonalitet som ikke dekkes av andre apper/tillegg NTNU allerede benytter, kan vi vurdere å åpne for å bruke det ønskede tillegget. Da må det i så fall gjøres en prosess på dette, som bl.a. innebærer følgende:

Behov

Behovet for å ta i bruk tillegget bør være av en slik art at det er hensiktsmessig for NTNU å ta i bruk tillegget. Det bør da helst være flere (ansatte eller studenter) som har dette behovet.

Riktig programtillegg for formålet?

Det bør undersøkes om det finnes andre tillegg som dekker det samme formålet som kanskje er bedre egnet.

Personvernkonsekvenser

NTNU plikter å gjøre en vurdering av personvernkonsekvensene ved å ta i bruk programtillegget.

Risikovurdering

NTNU plikter også å gjennomføre en risikovurdering før personopplysninger behandles og før man tar i bruk et informasjonssystem. Dette er for å vurdere om personopplysningene og andre informasjonsverdier kan håndteres på en tilfredsstillende måte.

Databehandleravtale

Alle virksomheter som benytter seg av en underleverandør har plikt til å ha en databehandleravtale. En databehandleravtale skal sikre at personopplysninger blir behandlet i samsvar med lover og regler, og bestemmer hvordan databehandleren kan behandle opplysningene.

Hvis et Office Store programtillegg skal benyttes sammen med en NTNU-brukerkonto og dermed automatisk lagrer en del informasjon, hvor noe av informasjonen kan regnes som personopplysninger, må NTNU ha en databehandleravtale med den virksomheten som er ansvarlig for det aktuelle programtillegget.

Dersom du har vurdert alternativene og mener det er behov for et tillegg, finner du skjema for å søke om å få dette godkjent i NTNU Hjelp.

Kontakt

Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.