Siden inneholder rutiner for administrasjonen.

Informasjon om lønn til selvstendig næringsdrivende. Ny utbetalingsrutine gjeldende fra 2015.

Temaside om lønn | Sider merket lønn

Arbeidstaker - Oppdragstaker - Selvstendig næringsdrivende

NTNU må før et arbeid/oppdrag utføres, avklare med den som skal utføre arbeidet/oppdraget om det foreligger et ansettelsesforhold, oppdragstakerforhold eller om det inngås en avtale med en annen virksomhet/enkeltpersonforetak.

Deretter avklares hvilke lover og særavtaler som gjelder i det enkelte tilfelle, jf. tabell 2.
I tabell 3 – 5 gis en oversikt over skatter og avgifter, rapportering og ansattforholdskoder (art) som skal legges til grunn i det enkelte tilfellet.

Inngå kontrakt og utbetale honorar

Retningslinjer for honorar til selvstendig næringsdrivende.

Gjelder ved inngåelse av kontrakt og utbetaling av honorar til selvstendig næringsdrivende (enkeltpersonforetak).

Nøkkelhenvendelse:

Gjelder ved alle oppdrag der oppdragstaker ber om at oppgjør for tjeneste utført for NTNU, skal utbetales som næringsinntekt. (Gjelder ikke kjøp av varer, se punkt 7. Definisjoner

Formålet er å sikre at

• kontrakt og utbetaling av honorar til selvstendig næringsdrivende blir gjort i samsvar med de krav som er fastsatt av myndighetene.
• NTNU oppfyller plikten til å svare arbeidsgiveravgift og trekke forskuddsskatt, samt foreta innberetning til myndighetene.

Kunnskapsdepartementet har i skriv av 14.03.2008 bedt institusjonene påse at det foreligger skriftlige rutiner for vurdering og utbetaling til selvstendig næringsdrivende. NTNU har utarbeidet rutiner til bruk når oppdrag skal vurderes, slik at det på avtale-/kontraktstidspunkt avklares om tjenesten er lønn eller utbetales som næringsinntekt.

Oppdragsgiver (NTNU) har av hensyn til trekk- og avgiftsplikten plikt til å foreta en vurdering av hvert enkelt oppdrag om det skal behandles som lønn eller næringsinntekt. Vurderingen skal dokumenteres ved utfylling av vurderingsskjemaet som vedlegges utbetalingsbilaget. Foreligger ikke dette, skal utbetalingen behandles som lønn.

Bestemmelsene er hjemlet i Skattebetalingsloven §16-20, 1. ledd, Folketrygdloven §23-2 og Likningsloven §6-2.

Selvstendig næringsdrivende eller lønnsmottaker

1. - Vurdering av oppdraget - Lønn eller Næring

Hvert enkelt oppdrag vurderes om honoraret skal behandles som lønn eller næringsinntekt.

2. - Vurderingsskjemaet skal fylles ut

Avklar om oppdragstakeren kan regnes som selvstendig næringsdrivende i forhold til det aktuelle oppdraget. De viktigste vurderingskriteriene er:

• utføres oppdraget for egen regning og risiko
• hvem har resultatansvaret (reklamasjonsansvaret)
• hvem har faglig og administrativ instruksjonsmyndighet

Dersom resultatet av vurderingen blir at utbetalingen skal behandles som næringsinntekt så er dette et tjenesteoppdrag som reguleres av Lov om offentlige anskaffelser og retningslinjene for bestilling av varer og tjenester kommer til anvendelse.

Dersom en kommer frem til at oppdraget ligger utenfor oppdragstakers næringsvirksomhet skal utbetalingen behandles som lønn. En lønnstaker er en som utfører arbeid i en annens tjeneste eller utfører arbeid uten å være i noe ansettelsesforhold. Disse stiller sin arbeidskraft til disposisjon, og underlegges oppdragsgivers ledelse og kontroll.

3 - Kontrakt inngås

Det skal inngås skriftlig avtale om tjenesteoppdraget mellom oppdragsgiver og oppdragstaker. I tråd med Økonomireglementet pkt. 5.3.3 skal avtalen underskrives av en tilsatt med budsjettdisponeringsmyndighet.

4 - Dokumentasjon på næringsoppdraget - Vurderingsskjemaet fylles ut.

Skjemaet er et verktøy som skal benyttes til vurderingen og vil også være dokumentasjon for beslutningen som er gjort. Skjemaet skal vedlegges utbetalingsbilaget. Bekreftelse på at oppdraget er en del av den normale næringsvirksomheten må oppdragstaker selv fremskaffe ved utskrift av nøkkelopplysningene fra enhetsregisteret , evt. at forespørsel innhentes fra Likningskontoret. Eksempel - Brevmal til likningskontoret

Avtaler for spesielle grupper

1 - Eksamensvakt

Behandles som lønnsinntekt. Det er NTNU som har instruksjonsmyndigheten og risikoen når det gjelder gjennomføringen av eksamen og kan derfor ikke utbetale godtgjørelsen som næringsinntekt. Timekontrakter inngås gjennom den digitale løsningen for Tilsetting og arbeidskontrakt.

2 - Sensorarbeid

Behandles som lønnsinntekt. Dette gjelder sensur på alle nivåer (bachelor-, master- og dr. gradsnivå). Det er NTNU som har instruksjonsmyndigheten og risikoen når det gjelder gjennomføringen av sensuren og NTNU står ansvarlig for resultatet og kan derfor ikke utbetale godtgjørelsen som næringsinntekt. Oppdragskontrakter inngås gjennom den digitale løsningen for Tilsetting og arbeidskontrakt.

3 - Bedømmelser

Arbeid i bedømmelseskomiteer og i sakkyndige utvalg i forbindelse med tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger og i forbindelse med personlig opprykk etter kompetanse ved NTNU behandles som lønnsinntekt. Det er NTNU som har instruksjonsmyndigheten og risikoen når det gjelder gjennomføringen av bedømmelsen og NTNU står ansvarlig for resultatet og kan derfor ikke utbetale godtgjørelsen som næringsinntekt. Arbeid i bedømmelseskomiteer behandles også som lønnsinntekt, jf. Skatteloven § 5-10 bokstav b.

4 - Arbeid i styre, representantskap, utvalg, råd og lignende

Behandles som lønnsinntekt, jf. Skatteloven § 5-10 bokstav b.

5 - Undervisning og forelesninger

Arbeid i forbindelse med undervisning og forelesninger behandles som lønnsinntekt. Det er NTNU som har instruksjonsmyndigheten og risikoen når det gjelder gjennomføringen av undervisningen/forelesningene og NTNU står ansvarlig for resultatet og kan derfor ikke utbetale godtgjørelsen som næringsinntekt. Kontrakten inngås gjennom den digitale løsningen for Tilsetting og arbeidskontrakt.

6 - Veiledere

Må avgjøres om godtgjørelsen skal behandles som lønn eller næringsinntekt i hver enkelt tilfelle. Avgjørelsen må ta utgangspunkt i avtalen som inngås vurdert opp mot kriteriene i vurderingsskjemaet. Sentralt i vurderingen her er om oppdraget utføres for egen regning og risiko, hvem som har resultatansvaret (reklamasjonsansvaret), hvem som har faglig og administrativ instruksjonsmyndighet.

7 - Egne ansatte

Personer som allerede er knyttet til NTNU i et ansettelsesforhold, kan ikke ta oppdrag for NTNU som oppdragstaker eller selvstendig næringsdrivende. Dette fremgår blant annet av retningslinjer gitt av Kunnskapsdepartementet. En ansatt kan heller ikke arbeide i mer enn 100 % stilling ved NTNU (som anses som en og samme virksomhet) uten å komme i konflikt med arbeidsmiljølovens kapittel om arbeidstid.

Hovedregelen er at ordinært arbeid ved NTNU skal utføres av arbeidstakere. I NOU 1999: 18, Organisering av oppdragsvirksomhet, fastslår Kunnskapsdepartementet at vi ikke kan engasjere tilsatte til å utføre oppdrag som næringsdrivende/firma eller for firma. Det gjelder et generelt forbud mot å leie inn egne ansatte til å utføre oppdrag hvor arbeidet ikke i vesentlig grad skiller seg fra de oppgaver som følger av deres stilling ved NTNU. En ansatt ved NTNU kan ikke ta ekstra oppdrag som ligger tett opp til fagområdet sitt og kreve betaling som næringsdrivende. Oppdraget må ligge godt utenfor den ansattes vanlige faglige virksomhet. NTNU har ikke anledning til å engasjere egne ansatte til å utføre oppgaver tilknyttet oppdragsvirksomheten som firma/næringsdrivende eller for firma.

Kun ved spesielle tilfeller kan honorar til egne ansatte utbetales som næringsinntekt, etter faktura og særskilt inngått avtale. Oppdragsansvarlig enhet skal i slike tilfeller begrunne utførlig hvorfor man har inngått avtalen. Vurderingen skal foretas før avtale om kjøp av tjeneste er inngått og bestilling er foretatt. Det understrekes at unntaksbestemmelsen skal nyttes med særlig aktsomhet.

Det må være i helt spesielle tilfeller hvor det ikke er tvil om at oppdraget er utført som ledd i selvstendig næringsvirksomhet, at det vil være mulig å utbetale honoraret uten skattetrekk og avgift. Her stilles store krav til sannsynliggjøring av at det er oppdragstaker som har resultatansvaret og instruksjonsmyndigheten.

Nærmere om vurderingen og sentrale avgrensningsspørsmål

Hvem honoraret betales til ?

Honoraret skal utbetales til den personen eller organisasjonen som det er inngått kontrakt/avtale med.

Er avtalen inngått med en privatperson og fakturaen kommer i navnet til en forening/organisasjon eller et selskap, så er det privatpersonen som skal ha utbetalingen enten som lønnsinntekt eller honorar som næringsdrivende. Begge alternativer er pålagt innberetningsplikt enten som lønn eller næringsinntekt.

Er avtalen inngått med en forening/organisasjon eller et selskap og fakturaen indikerer at det er en navngitt person som skal ha utbetalingen til sin private konto, skal dette ikke uten videre godkjennes. I mange tilfeller benyttes en standard arbeidsavtale om time- og hjelpelæreroppdrag. Denne avtalen er en avtale om midlertidig tilsetting og indikerer at det er inngått et ansettelsesforhold.

• Selskaper (AS, ANS, DA mv.)

Utbetalinger av honorarer til selskaper behandles som ordinær faktura. Her vil også inngått avtale være viktigste bidrag. Det må fremkomme av avtalen at det er selskapet som har påtatt seg å utføre oppdraget, og ikke enkeltperson(er).

• Lag/foreninger/stiftelser - allmennyttige

Når det er inngått an avtale om kjøp av tjenester fra et lag, en forening eller en stiftelse som er allmennyttig (eks. idrettslag) må det normalt kunne legges til grunn at utbetalingen kan behandles som en ordinær faktura. Oppdragstaker skal utføre et oppdrag og det vil ikke være knyttet opp mot navngitte personer. Selv om resultatansvaret ligger hos NTNU vil dette ikke bli regnet som lønnsinntekt for de som utfører oppdraget for laget/foreningen. Ofte dreier dette seg om dugnadsinnsats som anses som en ikke-økonomisk aktivitet.

• Lag/foreninger/stiftelser - av mer privat art

En slik organisasjon vil normalt verken drive allmennyttig virksomhet eller ordinær næringsvirksomhet. Aktiviteten i en slik organisasjon vil normalt kun være i medlemmenes egen interesse og honoraret vil da også normalt gå til medlemmene. Uavhengig av hvor resultatansvaret ligger vil forholdet måtte vurderes opp mot de personene som utfører oppdraget. Spørsmålet blir da om de som privatpersoner driver selvstendig næringsvirksomhet som er relevant i forhold til det oppdraget som er utført.

Vurdering skal da gjøres som for privatpersoner ovenfor og vil normalt måtte behandles som lønnsinntekt.

Utbetaling som næringsinntekt - honorar

Rutine for utbetaling av honorar for tjenester utført av selvstendig næringsdrivende.

Honorar til selvstendig næringsdrivende - veiledning for oppdragstaker.

Oppdragsgiver (NTNU) plikter å vurdere om betalingen for et oppdrag gjelder lønnsforhold eller betaling til en næringsdrivende - dette gjelder også utenlandske.

Skattebetalingsloven §16-20, 1. ledd.

Ulike utbetalingsmåter:

Sjekkpunkter for å vurdere om betaling for tjenester skal skje via fakturasystemet (Basware) eller lønnssystemet (Paga):

• Faktura fra aksjeselskap (AS) - Næring. Faktura betales i økonomisystemet.
• Faktura fra foretak med flere ansvarlige eiere (ANS) - Næring. Faktura behandles i økonomisystemet.
• Faktura fra enkeltpersonforetak (en eier) - Næring som innberettes og utbetales via lønnssystemet (Næring - faktura betales i økonomisystemet - se unntak fra innrapporteringsplikt Obs! Fra 1.1.23 byttes økonomi- og lønnssystemene ut.
• Faktura fra enkeltpersonforetak som er vurdert som lønnsinntekt - Lønn (lønnsbilag) innberetningsplikt og utbetales via lønnssystemet.

Reiseutgifter

Er utbetalingen vurdert som næringsinntekt, må fakturaen omfatte eventuelle reisekostnader, da reiseregning ikke skal leveres i tillegg til faktura. Næringsdrivende har ikke anledning til å kjøpe flybilletter, hotellopphold etc. for NTNUs regning.

Kontroll av faktura/regning fra enkeltpersonforetak

Bilaget kontrolleres i henhold til dokumentert oppdragsvurdering. Utbetaling til enkeltpersonforetak kontrolleres mot bekreftelse fra foretaket. Dersom enkeltpersonforetakets næringsvirksomhet ikke er i samsvar med utført oppdrag, skal utbetalingen behandles som LØNN. Eksempel på brevmal Til oppdragstaker.

Ansvarlig: Attestant for variabel lønn og reiseregninger.

Innrapportering og registrering i lønnssystemet

Hovedregel: Utbetaling til enkeltpersonforetak er innrapporteringspliktig til Skattedirektoratet, dvs. - registrering skal skje via lønnssystemet.

Utenlandske enkeltpersonforetak har aldri fast forretningssted i Norge, og omfattes av hovedregelen for innrapporteringsplikt. (kode 401)

Unntak fra innrapportering

Hvis enkeltpersonforetaket har fast forretningssted i Norge (def: utenfor egen bolig) bortfaller innrapporteringsplikten. Dvs utbetaling kan skje direkte fra fakturasystemet. Ved tvil om "fast forretningssted i Norge" eller - ikke, skal det foretas innrapportering, eksempel utenlandske enkelpersonforetak.

Eksempler for ulike registreringsalternativ og prosedyrer

- Hvis utbetalingsbilaget kun har oppgitt organisasjonsnummer (og ikke personnummer), må bilaget sendes til Lønnstjenesten for registrering. (Se unntak fra innrapportering.)

- Hvis utbetalingen gjelder foretak som er mva-registrert og inneholder mva-beløp, må bilaget sendes til Lønnstjenesten for registrering. (Se unntak fra innrapportering.)

- Hvis utbetalingen til næringsvirksomhet kan registreres med personnummer, gjøres det i lønnssystemet. (tidligere info om PagaWeb som legges ned 31.12.22: (se unntak for innrapportering)- nye oppdragstakere må registreres som "Honorar-lønn" med stillingskode 9999- Bilaget registreres i skjema "Masseregistrering", TT-kode=2206 (med automatisk kontering til art 5334)

- Hvis utbetaling til utenlandske enkeltpersonforetak må bilaget være påført fødselsnummer og sendes Lønnstjenesten for registrering.

- Hvis innrapporteringspliktig utbetaling ved en feil er blitt foretatt i økonomisystemet, må kopi av bilaget sendes Lønnstjenesten for registrering av innberetningspliktig beløp. NB: Bilagskopien må merkes tydelig at dette gjelder KUN innrapportering (LOT-kode 401). Dette for å unngå at det blir dobbeltutbetaling. Ansvarlig: Attestant for variabel lønn og reiseregning.

Kontakt Tjenestesenteret ved utbetaling av innberetningspliktig honorar med beregnet merverdiavgift:

• oppdrag knyttet til prosjekter med fradragsrett for MVA. Utbetaling via lønnssystemet krever oppfølging og særskilt registrering av mva
• oppdrag knyttet til EU-prosjekt, - egen postering av mva og andre avgifter som ikke godkjennes som refusjonsberettiget

Ansvarlig: Attestant for variabel lønn og reiseregning

Definisjoner

Tjeneste

I økonomiske betegnelser er en tjeneste den ikke-fysiske ytelsen som tilsvarer en vare. Tjenester i denne forbindelse vil være utførelsen av et arbeid eller et bestemt oppdrag for NTNU.

Selvstendig næringsdrivende

Er en person som ikke er ansatt i et firma eid av andre, men som livnærer seg på egenhånd. En næringsdrivende driver en virksomhet for egen regning og risiko. Har ansvaret for resultatet og står friere under utførelsen av oppdraget både faglig og administrativt. En selvstendig næringsdrivende i Norge kan være registrert med enkeltpersonforetak eller et annet personlig foretak.

Enkeltpersonforetak

Er en betegnelse som brukes om næringsvirksomhet drevet for en enkeltpersons regning og risiko (dvs. kun en eier i foretaket). Enkeltpersonforetak er ikke et selskap, men innehaveren plikter å registrere foretaket i Foretaksregisteret i Brønnøysundregistrene under visse forutsetninger. Et enkeltpersonforetaks foretaksnavn må inneholde eierens slektsnavn (etternavn). Innehaveren av foretaket er fullt ut ansvarlig for dets forpliktelser, også med sin private formue. Motstykket til dette er at innehaveren bestemmer alt i foretaket, som utgangspunkt ubundet av særskilte lover og regler. Det gjelder dog visse krav dersom selskapet har mer enn 30 ansatte, blant annet under hensyn til representasjon for de ansatte i foretakets ledelse.

Skillet mellom kjøp av en tjeneste og kjøp av en vare - Eksempel

Det kan av og til være vanskelig å avgjøre om avtalen som inngås dreier seg om kjøp av tjeneste eller en vare. Dersom vi bestiller et ferdiglaget produkt, f.eks. et fotografi eller en artikkel så gjelder bestillingen en vare. Bestiller vi derimot en fotograf til å ta bilde av et bestemt motiv (bestillingsverk) eller en forfatter til å skrive en bestemt artikkel, så gjelder bestillingen en tjeneste. Det samme er tilfellet dersom NTNU leverer materiale til et laboratorium for analyse. Oppgjøret for analysen skal behandles som kjøp av en tjeneste.

Arbeidstaker eller næringsdrivende (Skattedirektoratet)

Rutinestøtte for utbetaling til enkeltmannsforetak

Utførende: Attestant for variabel lønn og reiseregninger

Kontroller at utbetalingsbilaget/faktura har vedlagt kontrakt evt. vurderingsskjema som dokumentasjon for tjenesteoppdraget er næringsinntekt. Hvis ikke dokumentasjon foreligger ansees utbetalingen som lønn.

Hvis faktura/regning fra næringsdrivende/enkeltmannsforetak blir utbetalt i regnskapssystemet, må kopi sendes Lønnstjenesten for registrering av oppgavepliktig næringsinntekt. Merk bilaget "Ingen utbetaling - kun innrapportering"

Rutineinformasjon

• Tilhører prosess: Variabel lønn
• Hyppighet: Når tjeneste er utført i næring, enkeltmannsforetak
• Formål: Sikre at honorar til selvstendig næringsdrivende, enkeltmannsforetak er vurdert i henhold til skatteetatens bestemmelser om Lønn/Næring. Sikre at NTNU oppfyller oppgaveplikten for næringsinntekt.
• Rutineansvarlig: Sentral lønnstjeneste
• Sist revidert: 10.01.14 IHT
• Risikoforhold: Tjenesten som utføres er ikke i samsvar med skatteetatens krav til selvstendig næringsvirksomhet. Vurdering mangler. Oppdraget vurderes på feil grunnlag, dvs. - tjenesteoppdraget er urettmessig gitt til næringsdrivende. Feil honorarsats, - avgiftsberegning og forskuddstrekk, samt feil innberetning.
• Feil grunnlag for den enkeltes skatteoppgjør ved feil rapportering, som kan medføre straffebeløp ved skattemyndighetenes endring fra næringsinntekt til lønn.