NTNUs rammeavtale for kjøp av kommunikasjonstjenester er delt inn i seks delkontrakter:

1. Strategisk kommunikasjonsrådgivning
2. Markedsføring og innholdsproduksjon
3. Mediekjøp
4. Visuell design til analoge og digitale flater
5. UX- og interaksjonsdesign
6. Film- og videoproduksjon og animasjonsfilm

Ved alle behov for design-, kommunikasjon- og reklametjenester som faller inn under delkontraktene, skal rammeavtalen benyttes. NTNU har foreløpig ingen avtaler med stillsfotografer.

Varighet

Rammeavtalen gjelder for perioden 31.02.2022 – 01.04.2025, med mulighet for forlengelse et siste år til 01.04.2026.

Formelt avtaledokument

I avtaledatabasen finnes de signerte rammeavtalene med rammeavtaleleverandørene, inkludert timepriser og kompetanse/nøkkelpersoner tilbudt for den enkelte rammeavtale. NB! Alle timepriser er konfidensielle.

NTNU avtaledatabase for rammeavtaler (Feide-pålogging).

Hvordan bruke avtalen

Det er viktig at du setter deg inn i de formelle retningslinjene rundt bruken av avtalen og dokumenterer det som kjøpes på riktig måte. Som med de fleste ting kan det oppleves som litt omstendelig den første gangen, men veldig mye enklere når man først har gjort det.

Sjekk kapasitet og kompetanse internt først

Retningslinjene for bruk av konsulenttjenester i UH-sektoren sier at vi fortrinnsvis skal bruke interne ressurser når det finnes kompetanse og kapasitet til det. Flere av delkontraktene omfatter tjenester som også tilbys av interne enheter ved NTNU. Interne enheter berøres ikke av kravet om konkurranseutsetting, og det gjelder også om tjenestene de interne enhetene tilbyr har en kostnad.

Ha klart et budsjett for innkjøpet før du kontakter leverandører

Det er alltid oppdragsgiver, altså NTNU, som skal gjennomføre en vurdering av kontraktens verdi. Det betyr at vi ikke skal be leverandør om tilbud før vi har en estimert verdi for innkjøpet. Det betyr også at du ikke kan be en leverandør om et pristilbud dersom du trenger et overslag for å søke om interne midler/sette opp et budsjett etc.

Pris på innkjøpet kan estimeres på grunnlag av tilgjengelig budsjett, tidligere erfaring eller historisk forbruk. I prisestimatet skal det inkluderes alle innkjøp innenfor et prosjekt. Dersom prosjektet er langvarig, over år f.eks., må man estimere den totale verdien for alle innkjøp knyttet til prosjektet på rammeavtalen i prosjektperioden. Ta gjerne kontakt med NTNUs kontaktperson på delkontrakten det gjelder, eller Seksjon for anskaffelser og innkjøp, for hjelp til å estimere verdi på innkjøpet (pris).

Først når vi har en estimert verdi på oppdraget, dvs. hvilke midler er som tilgjengelig, kan leverandører gi et tilbud, det vil si hva de kan levere for de tilgjengelige midlene.

Vurder om du skal gjøre direkte bestilling eller gjennomføre mini-konkurranse

Under kr. 200 000

Dersom estimatet på oppdraget er under kr. 200 000 ekskl. mva., kan du velge om det skal gjennomføres en direkte bestilling eller en mini-konkurranse.

Fra og med kr. 200 000

Dersom den estimerte verdien på oppdraget er fra og med kr. 200 000 ekskl. mva. skal det gjennomføres en mini-konkurranse blant leverandørene i delkontrakten.

I grensen mellom over eller under kr. 200 000 ekskl. mva.

Om du er usikker på om verdien på et oppdrag vil bli under eller fra og med/over denne grensen, bør du estimere verdi fra og med eller over 200 000 og gjennomføre en mini-konkurranse. Da er du på den sikre siden. Dersom det underveis skulle vise seg at kostnader inkludert bruksrettigheter går over grensen, vil det være et brudd på bestemmelsene i rammeavtalen og anskaffelsesregelverket hvis det ikke er gjennomført en mini-konkurranse i forkant. Kjør derfor en grundig og realistisk kartlegging og beregning av kostnader/budsjett for oppdraget i forkant.

Vær oppmerksom på at utkjøp av bruksrettigheter kan medføre kostnader.

Særskilte kontraktsvilkår med beskrivelse av avrop og bruksrettigheter

Direkte bestilling

Du kan gjøre en direkte bestilling til en av rammeleverandørene dersom et oppdrag estimeres til en verdi under og inntil kr. 200 000 ekskl. mva.

Ved direkte bestilling velger du en bestemt leverandør uten å sammenligne tilbudte priser og kompetanse mellom leverandørene i delkontrakten for det aktuelle oppdraget. Du kan med andre ord ikke be om pristilbud og/eller ressurser/kompetanse fra flere leverandører. Rammeavtalen har imidlertid fastsatte timepriser og faste ressurser/kompetanse i avtaleperioden, som du kan finne i avtaledatabasen (opic.com). Du kan også kontakte kontaktpersonene for rammeavtalen for informasjon om historisk forbruk. Om en forespurt leverandør ikke har anledning til å ta oppdraget, går du videre med en forespørsel til neste leverandør for delkontrakten.

Slik gjør du direkte bestilling:

1. Ta kontakt med valgt leverandør og gi en beskrivelse av hva du trenger hjelp til og estimert verdi for oppdraget. Estimert verdi er den høyeste verdien som kan betales for oppdraget uten mva.
2. Du mottar et tilbud fra leverandøren.
3. Fyll ut Avropsskjema (word) i samarbeid med leverandøren og send det til leverandøren for signering. Hvis oppdraget er komplisert og/eller varer over lengre tid, anbefales det i tillegg å sette opp en kontrakt. I så fall kan du som regel bruke statens standardavtale SSA-B Enkel (anskaffelser.no). Kontakt Seksjon for anskaffelse og innkjøp (ANSINN) ved kontaktpersonen for rammeavtalen dersom du trenger å sette opp en kontrakt.
4. Fyll ut behovsskjema slik at det blir lagt inn til bestilling. Dette gjøres for alle bestillinger på NTNU, også de som ikke er under rammeavtalen. Presiser i behovsskjemaet at du selv tar kontakt med kunden, og at bestillingen kun sendes inn for å få bestillingsnummer på oppdraget.
5. Opprett sak i NTNU arkivsystem og arkiver avropsskjema og andre arkivverdige dokumenter knyttet til oppdraget. For direkte bestillinger (verdi under og inntil kr. 200 000) skal du arkivere selv.

Fordeling av direktebestilling mellom leverandørene

For direktebestilling gjelder følgende fordelingsnøkkel: Fordeling mellom leverandørene av samlet omfang av oppdrag i avtaleperioden er 10-40 %. Dette følges opp av Seksjon for anskaffelser og innkjøp og kan bety at NTNU i perioder ikke kan velge enkelte leverandører (dersom de har oversteget 40 % av samlet kjøp som direktebestillinger).

Mini-konkurranse

For oppdrag med verdi fra og med kr. 200 000 ekskl. mva. skal det gjennomføres en mini-konkurranse mellom leverandørene for delkategorien. Mini-konkurranse kan også vurderes for oppdrag med lavere verdi, for å etablere konkurranse og for slik å sikre beste pris til beste kvalitet.

Mini-konkurranse må gjennomføres i verktøyet TendSign av en anskaffelsesrådgiver ved institutt/fakultet eller i Økonomiavdelingen. Du kan ikke sende forespørsel selv til leverandørene.

I en mini-konkurranse gjenåpnes konkurransen og man gir de aktuelle leverandørene på delkontrakten mulighet til å sende inn tilbud. Tilbudene evalueres for å komme fram til tilbudet med det beste forholdet mellom pris og kvalitet (evaluerer tilbud på både pris og kvalitative kriterier eller tilbudet med beste kvalitet) hvis for eksempel prisen er satt. Beste kvalitet kan være idé, gjennomføringsevne, prosjektorganisering, spesialkompetanse etc. i samsvar med tildelingskriteriene som velges for konkurransen, før kontrakten tildeles den beste leverandøren med det beste tilbudet.

Vurderingskriterier for mini-konkurranse

Du må vurdere tilbudet etter de samme tildelingskriteriene som ble brukt da selve rammeavtalen ble vurdert, og du kan velge å bruke to, flere eller alle av de følgende tildelingskriteriene:

• Kvalitet
• Kompetanse
• Pris
• Gjennomføringsevne
• Prosjektorganisering

Dere kan velge hvilken av kriteriene dere vil skal vektlegges mest. Å evaluere i prioritert rekkefølge kan være hensiktsmessig, for eksempel: Idé 1, Gjennomføringsevne 2, osv. Ta stilling til dette før konkurransen utlyses.

Slik gjennomfører du mini-konkurranse:

1. Gjennomføring av mini-konkurranser gjøres i konkurranse-gjennomføringsverktøyet (KGV) TendSign av instituttets anskaffelsesrådgiver eller en anskaffelsesrådgiver i Seksjon for anskaffelser og innkjøp. Prosessen er enkel, oversiktlig og intuitiv og den dokumenteres i systemet.
2. Kjøp over kr. 200 000 ekskl. mva. gjennomføres av egen anskaffelsesrådgiver hvis instituttet har det, eller ved å melde det inn gjennom Kartleggingsskjemaet for anskaffelser. Du vil da få tildelt en anskaffelsesrådgiver i Seksjon for anskaffelser og innkjøp.
   
   • Legg gjerne ved en beskrivelse av oppdraget når du sender inn kartleggingsskjemaet, ved å fylle ut «Bilag 1 Oppdragsbeskrivelse» på forhånd.
   • Anskaffelsesrådgiveren vil ta kontakt med deg for et oppstartsmøte for gjennomgang av kartleggingsskjemaet, eller for å bistå med utfyllingen dersom det er behov for det.
3. Beskriv behovet, omfang og bruksrettigheter.
4. I samarbeid med Seksjon for anskaffelser og innkjøp (ANSINN):
   1. Utform konkurransegrunnlaget og kvalitetssikre spesifikasjonen av oppdraget.
   2. Evaluer tilbud og skriv melding/brev om tildeling av kontrakt.
5. Hovedkontrakten ligger i bunn for alle kjøpene samt at det vises til statens standardavtaler SSA-B eller SSA-B Enkel (anskaffelser.no). Det er i utgangspunktet ikke nødvendig å signere denne hver gang, men hvis det er store kjøp og spesielle bestemmelser, kan de skrives i denne og signeres. Vedlagte mal «Avtaledokument» kan settes sammen med oppdragsbeskrivelsen og leverandørens løsningsbeskrivelse i en pdf-fil, og signeres.
   
   • Hvilken av de to standardavtalene du bruker avhenger av omfanget på oppdraget inkludert hvor lang tid det vil ta å gjennomføre det og om det vil være behov for løpende fakturering og delbetaling.

Anskaffelsesrådgiveren oppretter sak i NTNUs arkivsystem og arkiverer kontrakt og anskaffelsesprotokoll. Alle stegene i mini-konkurransen skal dokumenteres og arkivverdige dokumenter, inkludert arkivverdige dokumenter fra TendSign, skal arkiveres i NTNUs arkivsystem.

Når NTNU tar i bruk et nytt saks- og arkivsystem i 2024, vil alle utgående og inngående dokumenter i TendSign inkludert alle tilbudsdokumentene i en mini-konkurranse, automatisk arkiveres i NTNUs arkivsystem via integrasjon mellom TendSign og den nye arkivkjernen (Documaster). NTNU er en del av det nasjonale prosjektet UH Sak som har anskaffet løsningen Service Now til saksbehandling og Documaster som arkivkjerne.

Avgrensninger mellom delkontraktene og mot andre rammeavtaler

Trenger du tjenester fra flere delkontrakter?

Noen oppdrag vil kreve innhold fra flere av delkontraktene i rammeavtalen og grensene mellom enkelte delkontrakter/tjenestekategorier kan være flytende.

Ved direkte bestilling (under kr. 200 000) skal en rammeavtaleleverandør fra valgt relevant delkontrakt kontaktes. Denne leverandøren defineres som hovedleverandør på oppdraget og skal levere/har ansvaret for største omfang av oppdraget. Hovedleverandør velger hvilke(n) andre leverandør(er) som skal inngå i samarbeidet for den totale leveransen. Dette kan være rammeavtaleleverandør(er) fra en/flere av de andre delkontraktene eller leverandører («underleverandører») som NTNU ikke har rammeavtaler med, selv om tjenesten som skal leveres av underleverandør samsvarer med en av delkontraktene i rammeavtalen.

NTNU definerer selv hvor hovedtyngden av et oppdrag ligger, og alle valg og løsninger for gjennomføring av et oppdrag skal være gjennomsiktige og etterrettelige, slik vi ikke åpner for eventuelle klagesaker.

Eksempel: NTNU skal lage en kampanje (delkontrakt 2) hvor størstedelen av arbeidet er analyse- og strategiarbeid, men det kreves noe grafisk utforming (delkontrakt 4). Da kan rammeavtaleleverandøren for delkontrakt 2 tilby alle nødvendige kommunikasjonstjenester for oppdraget, også de som hører til delkontrakt 4. Enten ved å samarbeide med en rammeavtaleleverandør for delkontrakt 4 eller med en «ekstern» leverandør som hovedleverandør (delkontrakt 2) velger.

Det gjelder selv om (under-)leverandøren for tjenesten tilhørende kategori 4 er en ekstern leverandør og ikke en rammeavtaleleverandør - det vil si er tildelt og har inngått rammeavtale for delkontrakt 4.

Leverandørene kan bruke egen kompetanse og/eller underleverandører, og underleverandørene skal holde samme kvalitetsmessige og etiske krav som våre rammeavtaleleverandører. Dersom det blir aktuelt å benytte underleverandør(er), skal NTNU informeres om dette og om valgte underleverandør(er), og eventuelt godkjenne/underkjenne valg av underleverandør(er) i samsvar med kvalitetsmessige og etiske krav.

Avgrensning mot andre rammeavtaler

NTNU har flere rammeavtaler med leverandører som tilbyr tjenester som faller innenfor rammeavtalen for kommunikasjonstjenester. For eksempel kan leverandørene på trykkeriavtalene levere designtjenester. De har imidlertid ikke konkurrert seg inn på designtjenester, og skal i hovedsak brukes kun til trykksaksproduksjon. Leverandørene kan unntaksvis levere design, men da kun som en svært liten del av hovedleveransen, for eksempel enkel ombrekking, oppsett av logo-fil til profilvare etc.

1. Logg først inn i avtalebanken
2. Klikk deretter på lenkene under.

Trykkeriavtalene

• Skipnes; hovedkategori «vanlig trykk», spesialtrykk
• BK Trykkpartner; storformat

Profileringsartikler

• Strømmes; klær og tekstil med logo, gaveartikler etc.

Kontakt

Seksjon for anskaffelser og innkjøp (ANSINN): Trude Houen Riksheim. Rådgivning og avklaring vedrørende direkte bestilling, rammeavtalen/delkontrakter og kontraktsoppfølging og gjennomføring av mini-konkurranser.

Kommunikasjonsavdelingen: Line Tørum Amdam. Kommunikasjonsfaglige spørsmål.

Det finnes også kontaktpersoner for delkontraktene. Se nettsiden til den enkelte delkontrakt:

1. Strategisk kommunikasjonsrådgivning
2. Markedsføring og innholdsproduksjon
3. Mediekjøp
4. Visuell design til analoge og digitale flater
5. UX- og interaksjonsdesign
6. Film- og videoproduksjon og animasjonsfilm