Formålet med retningslinjen er å sikre at det gjøres grundige vurderinger for å sikre at F_07_13 er ivaretatt ved inngåelse og forvaltning av samarbeidsavtaler, herunder ivaretakelse av NTNUs uavhengighet og akademiske frihet.

Retningslinjen skal vise til relevante betingelser og kriterier som må diskuteres, avklares og avtalefestes gjennom forhandlingsprosessen ved inngåelse av en samarbeidsavtale mellom NTNU og eksterne part(er). 

Merk: Nye avtaleforespørsler på institusjonelt nivå (nivå 1, rektor) skal sendes til Avdeling for forskning, innovasjon og eksterne relasjoer (FIE) via epost: kontakt@fie.ntnu.no

Se også:

• Retningslinjen som pdf-format
• Vedlegg 1: Innledende vurderinger før avtaleinngåelse (word)
• Vedlegg 2: Sjekkliste for utforming av avtaletekst (word)
• Vedlegg 3: Mal for samarbeidsavtaler, med enkel veiledning (word)

---

Innholdsfortegnelse

• 1. Formål med retningslinjen
  • 1.1 Forklaring av sentrale begreper benyttet i retningslinjen
  • 1.2 Om samarbeid
  • 1.3 Formål
• 2. Gjelder for
• 3. Rammebetingelser
  • 3.1 Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid (F-07-13)
  • 3.2 Overordnede prinsipper for samarbeidsavtaler ved NTNU
• 4. Akademisk frihet og NTNUs uavhengighet
• 5. Inngåelse og forvaltning av institusjonelle samarbeidsavtaler
• 6. Evaluering og videreføring av institusjonelle samarbeidsavtaler
• 7. Minimumskrav for institusjonelle samarbeidsavtaler
• Om retningslinjen - dokumentasjon
• Noter

---

1. Formål med retningslinjen

1.1 Forklaring av sentrale begreper benyttet i retningslinjen:

F_07_13: Førende reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer.

Institusjonelle samarbeidsavtaler: Juridisk sett inngås alle samarbeidsavtaler av NTNU. Den enkelte forsker har ikke fullmakt til å inngå avtaler. Dersom en forsker underskriver en avtale, vil vedkommende bli personlig ansvarlig. Selv om alle samarbeidsavtaler signeres av institusjonen, synes det likevel å være en omforent forståelse av skillet mellom institusjonelle avtaler og forsker-til-forsker-samarbeid. I en akademisk kontekst anses overordnede samarbeidsavtaler hvor NTNU er avtalepart og avtaler om fellesgrader, som institusjonelle avtaler. Avtaler som regulerer gjennomføringen av konkrete eller avgrensede bidrags- eller oppdragsaktiviteter (dvs. konkret eller avgrenset forsknings- og/eller utdanningssamarbeid), anses som forsker-til-forsker -samarbeid.

Hensikten med overordnede samarbeidsavtaler og andre avtaler med institusjonelt preg er gjerne å trekke opp rammene for partenes samarbeid for å sikre bred tverrfaglighet i samarbeidet og forankring/godkjenningsstempel ved institusjonen. Tilsvarende vil avtaler om fellesgrader ha til formål å sette institusjonens stempel på gradstildelingen. MoU-er med utenlandske universiteter, samarbeidsavtaler med større næringslivaktører og/eller offentlig sektor er typiske eksempler på institusjonelle avtaler.

MoU (Memorandum of Understanding): Et foreløpig dokument, mellom to eller flere parter, som bekrefter at partene har som intensjon å inngå et forpliktende samarbeid, med konkrete mål og aktiviteter, på et senere tidspunkt.

Retningslinjen skiller mellom samarbeidsavtaler på tre ulike nivå.

• Institusjonelle samarbeidsavtaler hvor NTNU er avtalepart (nivå 1). Samarbeidsavtale mellom ekstern(e) part(er) og NTNU, som gjerne innehar mål og aktiviteter på tvers av flere fakultet og fagmiljø. Avtalen signeres av rektor, eller den rektor bemyndiger.
• Institusjonelle samarbeidsavtaler på fakultet (nivå 2), signeres av dekan, eller den dekan bemyndiger.
• Institusjonelle samarbeidsavtaler på institutt (nivå 3), signeres av instituttleder, eller den instituttleder bemyndiger

1.2 Om samarbeid

NTNU er en attraktiv samarbeidspartner for stadig flere nasjonale- og internasjonale aktører i arbeids- og samfunnsliv, private og offentlige. Aktørene ønsker samarbeid med NTNUs fagmiljøer da dette gir rom og muligheter for å omstille, utvikle og styrke egen kjernevirksomhet og kvaliteten på egne leveranser. For NTNU er samarbeid med arbeids- og samfunnsliv svært viktig, og en av mange forutsetninger for at universitetet kan oppfylle sitt samfunnsoppdrag. Formålet med institusjonelle samarbeidsavtaler og andre avtaler med institusjonelt preg er å trekke opp rammene for partenes samarbeid for å sikre bred tverrfaglighet i samarbeidet og forankring ved institusjonen.

1.3 Formål

Formålet med retningslinjen er å sikre at det gjøres grundige vurderinger for å sikre at F_07_13 er ivaretatt ved inngåelse og forvaltning av samarbeidsavtaler, herunder ivaretakelse av NTNUs uavhengighet og akademiske frihet. Retningslinjen skal vise til relevante betingelser og kriterier som må diskuteres, avklares og avtalefestes gjennom forhandlingsprosessen ved inngåelse av en samarbeidsavtale mellom NTNU og eksterne part(er). Retningslinjen er ment å sikre ryddige, forutsigbare og klare avtaler som tar høyde for relevante lover og reglement. Avtalene skal konkretisere tydelige mål, aktiviteter, resultatmål, roller og ansvar, for å sikre et godt utgangspunkt for hvordan samarbeidet skal sikre høy faglig kvalitet og relevante resultater hos avtalepartene. Retningslinjen skal også bidra til større grad av standardisering i og mellom samarbeidsavtaler, samt introdusere nødvendige presiseringer knyttet til:

• åpenhet
• institusjonell uavhengighet
• konfidensialitet
• habilitet
• etikk
• publisering
• akademisk frihet
• rettigheter til intellektuell eiendom.

2. Gjelder for

Retningslinjen gjelder for inngåelse av institusjonelle samarbeidsavtaler hvor NTNU er avtalepart. I en akademisk kontekst anses overordnede samarbeidsavtaler hvor NTNU er avtalepart som institusjonelle avtaler. Avtaler som regulerer gjennomføringen av konkrete eller avgrensede bidrags- eller oppdragsaktiviteter (dvs. konkret eller avgrenset forsknings- og/eller utdanningssamarbeid), anses som forsker-til-forsker–samarbeid og omfattes ikke av denne retningslinjen [Note1]. Avtaler som gjelder kjøp av tjenester og varer omfattes heller ikke av retningslinjen. [Note2]

MoUer med utenlandske universiteter er typiske eksempler på

institusjonelle avtaler, men vil likevel ikke omfattes av disse retningslinjen [Note3]

Retningslinjen er et verktøy for inngåelse og forvaltning av institusjonelle samarbeidsavtaler ved NTNU hvor NTNU er avtalepart, samt på fakultets- og instituttnivå. Punkt 5 nedenfor gjelder imidlertid ikke for avtaler på fakultets- og instituttnivå.

Retningslinjen gjelder for alle ansatte på NTNU og legger føringer for arbeidet med å utvikle, koordinere og forvalte institusjonelle samarbeidsavtaler, på vegne av fagmiljøer, institutter, fakulteter og rektoratet på NTNU.

3. Rammebetingelser

NTNU er en statlig institusjon som reguleres av universitetsloven.

NTNU må følge norsk lov uavhengig av om relevante lover er nevnt i avtalene eller ikke. Det er derfor ikke nødvendig å gjengi alle lover som anses relevante, men det kan likevel være et behov for å fremheve noen punkter, som f.eks. reglene om offentlighet, akademisk frihet og publisering, for å understreke betydningen av disse.

3.1 Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid (F-07-13)

Alle forpliktende samarbeid som inngås mellom NTNU og eksterne partnere skal være i tråd med føringene i «reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer» [Note4]. Reglementet gjelder statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid med selvstendige virksomheter, og institusjonens forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet og aksjer. Samarbeidsavtaler skal som hovedregel kun inngås dersom det har til hensikt å føre til konkrete samarbeid. Samarbeidet skal være av faglig interesse for institusjonen, og aktiviteten skal styrke institusjonens evne til å utføre sine primæroppgaver. Konkrete samarbeid i denne sammenhengen kan være samarbeid og/eller finansiering av stipendiat- og post.doc stillinger, gjesteprofessorat, forskningsinfrastruktur, bachelor- og masteroppgaver, etter- og videreutdanningsaktiviteter, formidlingsaktiviteter, innovasjons-, forsknings- og utdanningsprosjekter

3.2 Overordnede prinsipper for samarbeidsavtaler ved NTNU

a. Avtaleteksten skal definere hvilke(n) del av NTNU som er avtalepart. Dersom NTNU skal være avtalepart, må dette forankres gjennom interne prosesser (beskrevet i punkt 5). Fakulteter og institutter har ikke myndighet til å inngå avtaler på vegne av hele NTNU.

NTNU som avtalepart skal beskrives i henhold til punkt 7b.

b. Alle institusjonelle samarbeidsavtaler skal være i tråd med NTNUs etiske retningslinjer [Note5] og eksportkontrollregelverket [Note6].
c. De institusjonelle samarbeidsavtalene skal regulere de økonomiske forholdene mellom institusjon og samarbeidende virksomhet. Ved inngåelse av institusjonelle samarbeidsavtaler skal partene ha til hensikt å utvikle konkret samarbeid, som gir merverdi for NTNU. Ressursbidrag i form av friske midler, evt. egeninnsats skal konkretiseres. Konkrete samarbeid, med utgangspunkt i institusjonelle samarbeidsavtaler, skal organiseres som egne prosjekt ved NTNU. Ved slike samarbeid skal det utarbeides underavtaler med konkrete mål, tiltak og budsjettposter for de ulike konkrete og/eller avgrensede bidrags- og oppdragsaktivitetene, herunder tilgang til infrastruktur og data..

Hver part dekker sine kostnader til forvaltning av avtalen, herunder egeninnsats og bruk av infrastruktur. Dette må forankres ved nærmeste leder.

d. Arkivering og åpenhet

Den institusjonelle samarbeidsavtalen og tilhørende saksdokumenter skal arkiveres i NTNUs arkivsystem. Forvaltningsansvarlig for avtalen er ansvarlig for arkivering. Som en offentlig aktør er NTNU underlagt offentlighetsloven. Det er også av forskningsetiske grunner viktig at det er åpenhet omkring avtalene. Dette innebærer at allmenheten i utgangspunktet har rett til innsyn i alle avtaler og saksdokumenter knyttet til forvaltningen av disse. Prosjektbeskrivelser og samarbeidspartneres konfidensielle informasjon vil det kunne være adgang til å unnta fra innsyn.

Institusjonelle avtaler hvor NTNU er avtalepart legges ut åpent på NTNUs hjemmesider.

4. Akademisk frihet og NTNUs uavhengighet

Universitetene har et ansvar for å sørge for forskning, utdanning, kunstnerisk virksomhet, innovasjon og formidling av forskningsbasert kunnskap. Det er også en viktig del av samfunnsoppdraget til universitetene å bidra til en opplyst offentlig debatt.

Akademisk frihet omfatter både institusjonenes uavhengighet og den enkelte forskers ytringsfrihet og faglige frihet og integritet, innenfor både forskning, utdanning, innovasjon, formidling og kunstnerisk utviklingsarbeid. Institusjonene har også et ansvar for å ivareta studentenes akademiske frihet.

NTNU skal sørge for at de institusjonelle samarbeidsavtalene ikke strider mot disse prinsippene og fremheve at alle aktiviteter og prosjekt skal være innenfor rammene av den akademiske friheten. NTNU har et ansvar for å legge til rette for at den akademiske friheten kan utøves.

Ingen institusjonelle samarbeidsavtaler skal inneholde formuleringer som skaper tvil om NTNUs uavhengighet og akademiske frihet.

 

5. Inngåelse og forvaltning av institusjonelle samarbeidsavtaler

Det er utarbeidet et eget flytskjema for prosess ved inngåelse av samarbeidsavtaler, med tilhørende sjekkliste (vedlegg 1).

Ny avtaleforespørsel: Det varierer om forespørsler om langsiktige institusjonelle samarbeidsavtaler med NTNU som avtalepart (nivå 1), kommer direkte fra en ekstern part eller via fagmiljø(er) ved universitetet.

Slike forespørsler skal uansett rettes til Avdeling for forskning, innovasjon og eksterne relasjoner på epost: kontakt@fie.ntnu.no

I de tilfeller hvor forespørselen om å forankre en samarbeidsavtale på nivå 1 kommer fra interne fagmiljøer ved NTNU, skal fagmiljøene på selvstendig grunnlag gjennomføre en innledende vurdering om hvorfor dette er hensiktsmessig. Vurderingen skal være i tråd med vedlegg 1 i retningslinjen og sendes til overnevnte epostadresse eller registreres i følgende [Note 7 -skjema].

Innledende vurderinger: Ansvaret for å koordinere innledende vurderinger, om avtalen skal forankres på nivå 1, ligger hos direktør for avdeling for forskning, innovasjon og eksterne relasjoner (FIE). De innledende vurderingene har til hensikt å avklare om avtalen skal ligge hos rektor (nivå 1), eller på fakultets- eller instituttnivå (nivå 2 eller 3). FIE vil i samråd med rektoratet, fakultetene v/dekaner og instituttledere, avklare om NTNU skal være institusjonell avtalepart. Rektor har endelig beslutningsrett om NTNU skal være institusjonell avtalepart.

Inngåelse og forvaltning av avtale på nivå 1: Inngåelse og forvaltning av institusjonelle samarbeidsavtaler, hvor NTNU er avtalepart (nivå 1), skal ligge til FIE. Det skal oppnevnes en administrativ koordinator for avtalen, enten ansatt i FIE eller som er bemyndiget av direktør i FIE. På denne måten ligger koordinering av alle avtaler på NTNU-nivå til FIE. Ved tilfeller hvor den administrative koordineringen og forvaltningen er bemyndiget til ansatte ved et fakultet, skal rektor og FIE holdes informert om aktivitet som ligger til avtalen, minst to ganger i året, eller på forespørsel.

Ved inngåelse av institusjonelle samarbeidsavtaler, uansett forankringsnivå, skal det komme tydelig frem av avtalen hvordan samarbeidet forvaltes, med hensyn til roller, ansvar og møtefrekvens.

Hvis partene velger å etablere en styringsgruppe og eventuelt arbeidsgruppe(r) for forvaltning av avtalen, skal disse rollene konkretiseres og medlemmene fra partene spesifiseres.

For avtaler hvor NTNU er avtalepart skal det gjennomføres minimum ett møte pr år på toppledernivå, der NTNU er representert ved Rektor eller den rektor bemyndiger. og tilsvarende administrerende direktør/toppleder eller den direktør bemyndiger fra avtalepartner.

Institusjonelle samarbeidsavtaler hvor NTNU er avtalepart, skal signeres av rektor, eller den rektor bemyndiger. Eventuelle habilitetsspørsmål må avklares på forhånd, jf. forvaltningsloven § 6.

6. Evaluering og videreføring av institusjonelle samarbeidsavtaler

Institusjonelle samarbeidsavtaler har ofte en varighet på 3-5 år for å skape en ramme for langsiktig samarbeid. Alle avtaler skal, under enhver omstendighet, ha en utløpsdato. I avtalens siste år skal det gjennomføres en evaluering av samarbeidet. En eventuell fornyelse av avtalen vurderes på grunnlag av evaluering av hva avtalen har ført til av konkrete resultater og måloppnåelse i perioden den har vært aktiv. Evalueringen skal være knyttet opp mot målene som ligger i avtalen, og i hvor stor grad avtalen har ført til konkrete resultater og leveranser i samarbeidet i avtalens aktive periode.

7. Minimumskrav for institusjonelle samarbeidsavtaler

Innholdet i samarbeidsavtalene kan variere. Bestemmelsene i avtalen skal gjenspeile det som avtalepartene ønsker å regulere. For å ivareta kravene i F-07-13 skal imidlertid samarbeidsavtalene som et minimuminneholde følgende bestemmelser (begrepsbruk kan tilpasses innholdet og aktiviteten i det enkelte samarbeidet) :

a. Hensikt med avtalen (ikke standardformulering)

Hensikten med avtalen kan variere ut ifra type avtalepartner, men skal inneholde tydelige mål om avtalens hensikt og hva avtalen skal generere av konkret samarbeid eller tematiske satsinger/leveranser for prosjekter.

b. Kort om avtalepartene (obligatorisk standardformuleringer)

1. Hvor NTNU er avtalepart:

NTNU er et statlig universitet som er regulert av universitetsloven og rundskriv F-07-13. NTNU har som oppgave å tilby utdanning, utføre forskning, bidra til innovasjon og formidling av resultater fra forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid. NTNU skal videre fremme og verne den akademiske friheten og universitets uavhengighet.

2. Hvor et fakultet er avtalepart:

NTNU v/ Fakultet for ...... s virksomhet er regulert av universitetsloven og rundskriv F-07-13. Fakultetet har som oppgave å tilby utdanning, utføre forskning, bidra til innovasjon og formidling av resultater fra forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid. Fakultetet skal videre fremme og verne den akademiske friheten og universitets uavhengighet.

3. Hvor et institutt er avtalepart:

NTNU v/ Institutt for ...... s virksomhet er regulert av universitetsloven og rundskriv F-07-13. Instituttet har som oppgave å tilby utdanning, utføre forskning, bidra til innovasjon og formidling av resultater fra forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid. Instituttet skal videre fremme og verne den akademiske friheten og universitets uavhengighet.

c. Akademisk frihet og partenes uavhengighet (obligatorisk standardformulering)

Det følger av universitetsloven § 2-2 at “Universiteter og høyskoler skal fremme og verne akademisk frihet og dem som utøver den.”

Avtalen og etterfølgende aktiviteter/prosjekter skal ivareta partenes uavhengighet.

Avtalen og etterfølgende aktiviteter/prosjekter skal videre hensynta den akademiske friheten til ansatte og studenter.

d. Immaterielle rettigheter (obligatorisk standardformulering)

Eiendoms- og bruksrettigheter til prosjektresultater vil bli regulert i forbindelse med de konkrete prosjektavtalene. Rettighetene skal være i henhold til NTNUs politikk/regler om håndtering av immaterielle rettigheter.

e. Publisering (obligatorisk standardformulering)

I henhold til universitetsloven (§ 2-2 sjette ledd) skal universitetet sørge for åpenhet rundt resultater fra forskning eller faglig eller kunstnerisk utviklingsarbeid. Vitenskapelig ansatte har en rett til å offentliggjøre sine resultater.

Institusjonen kan samtykke til utsatt offentliggjøring når legitime hensyn tilsier det. Det kan ikke avtales eller fastsettes varige begrensninger i retten til å offentliggjøre resultater utover det som er fastsatt i eller med hjemmel i lov.

Vilkår og prosedyre(r) for publisering skal fremgå av den enkelte prosjektavtale. Vilkår og prosedyre(r) skal være i overensstemmelse med universitetslovens regler om publisering og NTNUs styrevedtak i Sak55/09. [Note 8]

f. Konfidensialitet (obligatorisk standardformulering)

Kommunikasjon knyttet til samarbeidsavtalen og gjennomføringen av denne er i utgangspunktet offentlig.

Konfidensialitet i forbindelse med gjennomføringen av konkrete prosjekt vil bli regulert i de enkelte prosjektavtalene. En parts forretningshemmeligheter, i henhold til lov om forretningshemmeligheter, skal behandles konfidensielt.

g. Bruk av logo, merkevare (obligatorisk standardformulering)

Ingenting i denne samarbeidsavtalen skal tolkes som å gi rettigheter til bruk i reklame eller annet. Navnet på partene eller noen av deres logoer eller varemerker kan ikke benyttes uten deres skriftlige forhåndsgodkjenning.

h. Økonomi (ikke standardformulering)

De økonomiske forholdene for ulike samarbeidsaktiviteter reguleres i underavtaler mellom akademisk institusjon og samarbeidende virksomhet for de enkelte konkrete og/eller avgrensede bidrags- og oppdragsaktivitetene. Dersom det ikke ligger midler i avtalen, skal dette komme tydelig frem. Dersom det ligger midler i avtalen, skal det tydeliggjøres hva disse midlene er tiltenkt.

i. Varighet (ikke standardformulering)

Institusjonelle avtalers varighet skal reguleres. Alle avtaler skal ha en utløpsdato i henhold til punkt 6, «evaluering og videreføring av institusjonelle samarbeidsavtaler»

Om retningslinjen – dokumentasjon

• Type dokument: Retningslinje
• Dokumentforvalter: Prorektor for nyskaping
• Dokumenteier: Rektor
• Gyldig fra: 1. august 2024
• Referanse styrende dokument: Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (regjeringen.no)
• Arkivreferanse: 

---

Noter

1. Eksempelvis avtaler om gaveprofessorat, oppdragsavtaler eller samarbeidsavtaler i NFR- og EU-prosjekt (SFF, SFI, IPN, nærings ph.d., offentlig ph.d. e.l.), eller akademiske medlemskapsavtaler.

2. Anskaffelser - NTNU

3. Se MoU-mal på denne siden Maler for utvekslings- og mobilitetsavtaler - Kunnskapsbasen - NTNU

4. f_07_13_vedlegg_1_reglement_om_statlige_universiteter_og_hoeyskolers_forpliktende_samarbeid_og_erverv_av_aksjer.pdf (regjeringen.no)

5. Etiske retningslinjer for ansatte ved NTNU - Kunnskapsbasen - NTNU

6. Eksportkontroll - Kunnskapsbasen - NTNU Eksportkontroll - Kunnskapsbasen - NTNU

7. https://forms.office.com/e/RwaY9E2wtj

8. S-sak 55/09 Styret viser til vedtak i S-sak 10/09 og vedtar følgende endrede fullmakt: Styret delegerer til Rektor å samtykke i utsatt offentliggjøring av resultater fra forskning i inntil 6 måneder, med opsjon på ytterligere 6 måneder når legitime hensyn tilsier det. Det presiseres at hver enkelt publikasjon må vurderes særskilt med tanke på utsettelse, og at publisering i alle tilfelle skal skje så raskt som mulig. Det forutsettes således at yttergrensen (12 måneder) ikke vil bli benyttet sjablonmessig.