HF – Ansvarsfordeling mellom fakultet og institutt – doktorgrad - Kunnskapsbasen
HF – Ansvarsfordeling mellom fakultet og institutt – doktorgrad
Denne siden gir en oversikt over de ulike administrative oppgavene knyttet til mottak og oppfølging av ph.d.-kandidater ved Det humanistiske fakultet. Oversikten viser hva som skal ivaretas på instituttene og hva som ivaretas av forskningsseksjonen ved HF, og gjelder både internt og eksternt ansatte. Oppgaver knyttet til tilsettingsprosess og ansvarsfordelingen mellom institutt og HR er ikke inkludert i oversikten.
Oppstart
Instituttet:
Mottak av eksterne ph.d.-kandidater med residensplikt, inkludert sørge for tilganger og arbeidsplass
Informere stipendiater om driftsmidler og bruk av disse
Lenke til Driftsmidler - doktorgrad - Kunnskapsbasen - NTNU
Instituttleder skal vurdere opptak til ph.d.-programmet innen tre måneder etter oppstart i stilling
Påse at ph.d.-kandidaten leverer doktorgradsavtalen innen to måneder etter opptak
Prøvetidssamtale
Sikre at ph.d.-kandidaten blir inkludert i et fagmiljø
Forskningsseksjonen
Sende ut velkomstepost til alle nye stipendiater
Opptaksvedtak, inkludert registrering i FS
Oppstartsseminar to ganger i året
Purre kandidat/institutt ved manglende søknad eller doktorgradsavtale
Underveis
Instituttet
Følge opp ansettelsesforholdet til stipendiater som for andre ansatte (inkl. medarbeidersamtaler)
Honorering av eksterne veiledere
Anmode om endring i veilederteamet
Tilrettelegge for faglig/sosiale arenaer for ph.d.-kandidatene
Anmode om pliktarbeid
Lenke til Anmodning om tilsetting og/eller pliktarbeid - Page 1 of 3 (ntnu.no)
Inngå avtale om pliktarbeid
Legge til rette for relevante utenlandsopphold
Forskningsseksjonen
Gjennomføre midtveisevaluering
Lenke til side om midtveisevaluering
Godkjenning av opplæringsdelen
Oppnevning av veiledere
Oppfølging av plikter og rettigheter som ph.d.-kandidat
Arrangere felles seminar for alle ph.d.-kandidater (karriere, psykososiale forhold etc.)
Oppfølging av framdriftsrapporter
Sikre samarbeid med arbeidsgiver til eksterne ph.d.-kandidater
Behandle søknad om midler til lengre utenlandsopphold (reisemidler for stipendiater og postdoktorer)
Lenke til HF - Støtte til forsking og formidling - Kunnskapsbasen - NTNU
Behandle søknad om gjenoppstartsstipend (instituttleder må anbefale)
Lenke til side om gjennoppstartsstipend
Vedlikeholde studieprogramnettsidene
Informere om relevante kurs og seminar ved både internt ved NTNU og eksternt
Oppdatere FS
Avslutning
Instituttet
I særskilte tilfeller der det er aktuelt, anmode om forlengelse av stipendiater etter §2-3 sjette ledd i ansettelsesforskriften
Lenke til «forlengelse av stipendiater i særskilte tilfeller
Sørge for å avklare tilganger og behov for dette når stipendperioden går ut
Arrangere statussamtaler med stipendiater
Lenke til side om statussamtaler
Sende inn forslag til bedømmelseskomité, inkludert forslag til dato for disputas:
Retningslinjer for sammensetning av bedømmelseskomité
Skjema for forslag til bedømmelseskomité
Avklare habilitetsspørsmål for potensielle medlemmer av bedømmelseskomiteen:
Lenke til side om oppnevning av bedømmelseskomiteer på doktorgrad ved Det humanistiske fakultet
Skjema for habilitetserklæring
Forskningsseksjonen
Behandle anmodning om forlengelse etter §2-3 sjette ledd i ansettelsesforskriften
Utarbeide oversikt over stipendiater for statussamtale
Behandle søknader om kritisk leser
Behandle søknader om midler til språkvask
Oppnevne bedømmelseskomité
Avklare spørsmål fra bedømmelseskomité og administrator
Saksbehandling etter innstilling fra bedømmelseskomiteen
Arrangere disputas
Oppdatere FS
Produsere vitnemål
Forberede promosjon i samråd med den sentrale kommunikasjonsavdelingen