Wiki

HF – informasjon...

HF – Oppstartssamtale for stipendiater

Instituttleder har ansvaret for mottak av nyansatte ved instituttet, men leder kan velge å delegere oppstartssamtalen til en annen i ledelsen. Det understrekes at veileder ikke skal ha ansvar for oppstartssamtalen, på samme måte som at veileder ikke skal gjennomføre medarbeidersamtaler med sine kandidater.

Til stede på møtet

I tillegg til instituttleder eller dennes stedfortreder bør også veileder delta på oppstartssamtalen. Leder for ph.d.-programmet skal også inviteres til møtet. Dersom leder for ph.d.-programmet ikke deltar på møtet skal denne arrangere en egen oppstartssamtale innen tre måneder etter oppstart. Det anbefales også at en representant fra forskningsseksjonen ved fakultetet inviteres til møtet, sammen med eventuelle ressurspersoner fra instituttet.

Fadderordning for nyansatte - for deg som er ny - Kunnskapsbasen - NTNU

Forberedelser

Stipendiaten bør enten i forkant eller i forlengelse av samtalen tas med rundt og presenteres for kollegaene. Det anbefales også at det utnevnes en fadder for den nye stipendiaten. En fadder skal ikke gjøre de administrative oppgavene i oppstartsfasen, men fungere som en døråpner i fagmiljøet og bidra med sin erfaring til å hjelpe stipendiaten til rette på arbeidsplassen. Dette kan gjerne være en mer erfaren stipendiat ved instituttet. Dersom veileder skal ha denne rollen i tillegg til å være veileder må dette spesifiseres både ovenfor veileder og stipendiat.

Senest i forbindelse med oppstartssamtalen skal stipendiaten ha:

    Skrevet under på IT-reglement, taushetserklæring dersom det er aktuelt, fylt ut pårørendeskjema og fått informasjon om DFØ

      Mottatt nøkkel, adgangskort og nødvendige tilganger

        Blitt informert om nettsidene Ny ved NTNU og Doktorgrad 1-2-3

          Fått praktiske opplysninger om toalett, garderober, bibliotek, kantiner, oppslagstavler, brann- og førstehjelpsutstyr, HMS, Bedriftshelsetjenesten, kontorrekvisita, viktige telefonnummer, parkering, butikker, m.m på campus.

          Ny ved NTNU - for nye medarbeidere - NTNU

          Doktorgrad - NTNU

          Formål

          Samtalen bør normalt finne sted innen en uke etter at den nye stipendiaten har startet i stillingen. Gå gjerne gjennom om stipendiaten har fått informasjon om de ulike punktene over. Det kan også være en idé å se på doktorgradsavtalen sammen, spesielt del A punkt 10 om Informasjonsplikt og oppfølgingsansvar og punkt 5, 7 og 8 i del B.

          Oppstartssamtalen skal primært bidra til å avklare gjensidige forventninger til arbeidet og doktorgradsperioden. Det er også viktig å avklare forventninger til arbeidstid og understreke at det å være stipendiat er en jobb der man er tilsatt for å skrive en doktoravhandling. Det forventes derfor at stipendiater følger rutiner for tilstedeværelse, fraværsmelding osv. på lik linje med alle andre ansatte. Understrek for kandidaten at dette også er til det beste for kandidaten selv, f.eks. når det gjelder å registrere egenmeldingsdager i DFØ. Selv om kandidaten i utgangspunktet ikke får forlengelse for enkeltdager kan det oppstå situasjoner der det er viktig at dette er dokumentert.

          Det er svært viktig å understreke tydelig for kandidaten at vedkommende bør komme til instituttet og/eller fakultetet dersom det dukker opp utfordringer og at de har plikt til å melde fra om eventuelle endringer og forsinkelser.

          I løpet av samtalen skal instituttet anbefale samtale om forventningsavklaring med veileder. I en slik samtale kan de godt gå gjennom del B av doktorgradsavtalen sammen.

          Veiledning for doktorgradskandidater - Kunnskapsbasen - NTNU

          Momenter som bør berøres i samtalen

          Hvordan har oppstarten vært?

          Har stipendiaten blitt kjent med instituttet/fagmiljøet? Hvem har personalansvar? Nærmeste leder?

          Har stipendiaten mottatt all praktisk informasjon (tilganger etc.)? Hva med fadder?

          Hva forventer stipendiaten? Hva skal til for at dette innfris? Hva kan ikke innfris?

            Av seg selv (inkl. sin egen rolle på instituttet og i fagmiljøet)

              Av instituttet

                Av fagmiljøet

                Forventningsavklaring mellom veileder og kandidat bør finne sted i eget møte

                Hva forventer instituttet? Hva skal til for at dette innfris? Hva kan ikke innfris?

                  Kandidaten skal være et aktivt medlem av instituttet og fagmiljøet

                    Instituttet skal holdes orientert om større endringer i prosjektet og momenter som kan føre til forsinkelse

                      Tilstedeværelse, fraværsmelding osv.

                        Andre instituttspesifikke forventninger

                        Hva forventer fakultetet?

                          Levere søknad om opptak til ph.d.-programmet innen tre måneder etter oppstart

                            Doktorgradsavtale innen to måneder etter opptak på program

                              Deltakelse på oppstartsseminar

                                Levere årlige framdriftsrapporter

                                  Fullføre opplæringsdelen før midtveisevaluering

                                    Form på avhandling skal være avklart før midtveisevaluering (monografi/artikler)

                                      Minst to veiledere skal normalt være på plass til oppstart. Sammensetning av veiledningsteamet, struktur og kvalitet på veiledningen vil bli diskutert på midtveisevalueringen

                                        Fakultetet skal holdes orientert om større endringer i prosjektet og momenter som kan føre til forsinkelse

                                        Plan for, og forventningsavklaring knyttet til, pliktarbeid (dersom stipendiaten skal ha dette). Fakultetet understreker at arbeid for instituttet skal legges inn som pliktarbeid i henhold til Forskrift om stipendiaters pliktarbeid og ansettelsesforhold ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) og fakultetets normer for pliktarbeid (ephortesak 2009/15199-5). Det er viktig at instituttet informerer om hvordan pliktarbeidet kan forventes å se ut og når og hvordan man vil få informasjon om innhold og gjennomføring.

                                        Driftsmidler: Hvor mye, hva kan de brukes til og hvordan får man tilgang til midlene?

                                        Gjennomføringsplan: Hva skal til for at du blir ferdig innen normert tid?

                                        Framdriftsplan (utenlandsopphold, skolering, plan for artikler dersom artikkelsamling, framtidsplaner etter doktorgraden)

                                        Særskilte utfordringer?

                                        1447 Views
                                        Intended for: Employees Students Topic (Global): Administration PhD