HF – Oppstartssamtale for stipendiater - Knowledge base
HF – Oppstartssamtale for stipendiater
Instituttleder har ansvaret for mottak av nyansatte ved instituttet, men leder kan velge å delegere oppstartssamtalen til en annen i ledelsen. Det understrekes at veileder ikke skal ha ansvar for oppstartssamtalen, på samme måte som at veileder ikke skal gjennomføre medarbeidersamtaler med sine kandidater.
Til stede på møtet
I tillegg til instituttleder eller dennes stedfortreder bør også veileder delta på oppstartssamtalen. Leder for ph.d.-programmet skal også inviteres til møtet. Dersom leder for ph.d.-programmet ikke deltar på møtet skal denne arrangere en egen oppstartssamtale innen tre måneder etter oppstart. Det anbefales også at en representant fra forskningsseksjonen ved fakultetet inviteres til møtet, sammen med eventuelle ressurspersoner fra instituttet.
Fadderordning for nyansatte - for deg som er ny - Kunnskapsbasen - NTNU
Forberedelser
Stipendiaten bør enten i forkant eller i forlengelse av samtalen tas med rundt og presenteres for kollegaene. Det anbefales også at det utnevnes en fadder for den nye stipendiaten. En fadder skal ikke gjøre de administrative oppgavene i oppstartsfasen, men fungere som en døråpner i fagmiljøet og bidra med sin erfaring til å hjelpe stipendiaten til rette på arbeidsplassen. Dette kan gjerne være en mer erfaren stipendiat ved instituttet. Dersom veileder skal ha denne rollen i tillegg til å være veileder må dette spesifiseres både ovenfor veileder og stipendiat.
Senest i forbindelse med oppstartssamtalen skal stipendiaten ha:
Skrevet under på IT-reglement, taushetserklæring dersom det er aktuelt, fylt ut pårørendeskjema og fått informasjon om DFØ
Mottatt nøkkel, adgangskort og nødvendige tilganger
Blitt informert om nettsidene Ny ved NTNU og Doktorgrad 1-2-3
Fått praktiske opplysninger om toalett, garderober, bibliotek, kantiner, oppslagstavler, brann- og førstehjelpsutstyr, HMS, Bedriftshelsetjenesten, kontorrekvisita, viktige telefonnummer, parkering, butikker, m.m på campus.
Ny ved NTNU - for nye medarbeidere - NTNU
Formål
Samtalen bør normalt finne sted innen en uke etter at den nye stipendiaten har startet i stillingen. Gå gjerne gjennom om stipendiaten har fått informasjon om de ulike punktene over. Det kan også være en idé å se på doktorgradsavtalen sammen, spesielt del A punkt 10 om Informasjonsplikt og oppfølgingsansvar og punkt 5, 7 og 8 i del B.
Oppstartssamtalen skal primært bidra til å avklare gjensidige forventninger til arbeidet og doktorgradsperioden. Det er også viktig å avklare forventninger til arbeidstid og understreke at det å være stipendiat er en jobb der man er tilsatt for å skrive en doktoravhandling. Det forventes derfor at stipendiater følger rutiner for tilstedeværelse, fraværsmelding osv. på lik linje med alle andre ansatte. Understrek for kandidaten at dette også er til det beste for kandidaten selv, f.eks. når det gjelder å registrere egenmeldingsdager i DFØ. Selv om kandidaten i utgangspunktet ikke får forlengelse for enkeltdager kan det oppstå situasjoner der det er viktig at dette er dokumentert.
Det er svært viktig å understreke tydelig for kandidaten at vedkommende bør komme til instituttet og/eller fakultetet dersom det dukker opp utfordringer og at de har plikt til å melde fra om eventuelle endringer og forsinkelser.
I løpet av samtalen skal instituttet anbefale samtale om forventningsavklaring med veileder. I en slik samtale kan de godt gå gjennom del B av doktorgradsavtalen sammen.
Veiledning for doktorgradskandidater - Kunnskapsbasen - NTNU
Momenter som bør berøres i samtalen
Hvordan har oppstarten vært?
Har stipendiaten blitt kjent med instituttet/fagmiljøet? Hvem har personalansvar? Nærmeste leder?
Har stipendiaten mottatt all praktisk informasjon (tilganger etc.)? Hva med fadder?
Hva forventer stipendiaten? Hva skal til for at dette innfris? Hva kan ikke innfris?
Av seg selv (inkl. sin egen rolle på instituttet og i fagmiljøet)
Av instituttet
Av fagmiljøet
Forventningsavklaring mellom veileder og kandidat bør finne sted i eget møte
Hva forventer instituttet? Hva skal til for at dette innfris? Hva kan ikke innfris?
Kandidaten skal være et aktivt medlem av instituttet og fagmiljøet
Instituttet skal holdes orientert om større endringer i prosjektet og momenter som kan føre til forsinkelse
Tilstedeværelse, fraværsmelding osv.
Andre instituttspesifikke forventninger
Hva forventer fakultetet?
Levere søknad om opptak til ph.d.-programmet innen tre måneder etter oppstart
Doktorgradsavtale innen to måneder etter opptak på program
Deltakelse på oppstartsseminar
Levere årlige framdriftsrapporter
Fullføre opplæringsdelen før midtveisevaluering
Form på avhandling skal være avklart før midtveisevaluering (monografi/artikler)
Minst to veiledere skal normalt være på plass til oppstart. Sammensetning av veiledningsteamet, struktur og kvalitet på veiledningen vil bli diskutert på midtveisevalueringen
Fakultetet skal holdes orientert om større endringer i prosjektet og momenter som kan føre til forsinkelse
Plan for, og forventningsavklaring knyttet til, pliktarbeid (dersom stipendiaten skal ha dette). Fakultetet understreker at arbeid for instituttet skal legges inn som pliktarbeid i henhold til Forskrift om stipendiaters pliktarbeid og ansettelsesforhold ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) og fakultetets normer for pliktarbeid (ephortesak 2009/15199-5). Det er viktig at instituttet informerer om hvordan pliktarbeidet kan forventes å se ut og når og hvordan man vil få informasjon om innhold og gjennomføring.
Driftsmidler: Hvor mye, hva kan de brukes til og hvordan får man tilgang til midlene?
Gjennomføringsplan: Hva skal til for at du blir ferdig innen normert tid?
Framdriftsplan (utenlandsopphold, skolering, plan for artikler dersom artikkelsamling, framtidsplaner etter doktorgraden)
Særskilte utfordringer?