Rutine for søknad om funksjonsendring (endring av romkategori)

Rutinen gjelder for alle leietakere ved søknad om funksjonsendringer uten bygningsmessige tilpasninger.

Formålet med rutinen er å ivareta byggets funksjonalitet og arealutnyttelse i henhold til vedtatte strategier for arealbruk og eiendomsutvikling ved NTNU. Se også nettsiden om internhusleie.

Dersom funksjonsendringen medfører kostnader, skal søker, dvs. leietaker betale disse.

Saksgang:

1. Instituttet/enheten oppretter sak i ePhorte med tittel: søknad om funksjonsendring av rom, instituttnavn/enhetsnavn. Tittelfeltet på saksnivå skal inneholde bygningsnummer. Søker fyller ut skjema Søknad om funksjonsendring av rom som sendes som N-notat til fakultetet/avdelingen for godkjenning. I søknaden skal ønsket ny romtype angis i tre nivå, Nivå 1-romfunksjonsgruppe, Nivå 2-romfunksjon og Nivå 3-romspesifikasjon i henhold til NTNUs romklassifikasjonssystem. Merk at endringer som kun omhandler Nivå 3-romspesifikasjon har forenklet saksgang. Se punkt 1a. Eksterne leietakere som ikke har tilgang til ePhorte sender søknaden til postmottak@adm.ntnu.no.
   
   1. a) Dersom endringer kun omhandler Nivå 3-romspesifikasjon skal skjema sendes på e-post til arealkontakt for godkjenning, før den videresendes av arealkontakt til //fdv@eiendom.ntnu.no//. Emnefeltet i e-post merkes med funksjonsendring, instituttnavn/enhetsnavn. FDV-gruppa registrerer godkjente funksjonsendringer i Lydia.
      
      Det er en forutsetning at arbeidstilsynets arealkrav til kontorplass og arbeidsplassforeskriften ivaretas ved innmelding av funksjonsendringer knyttet til arbeidsplassrelatert areal.
2. Fakultet/avdeling videresender godkjent skjema «Søknadskjema om funksjonsendring», til Eiendomsavdelingen: Nytt N-notat i ePhorte med henvisning til søknadsskjema.
3. Søknaden mottas av Eiendomsavdelingen. Eiendomsavdelingen vurderer søknaden opp mot byggets funksjonalitet og arealutnyttelse (1).
4. Eiendomsavdelingen gir søker tilbakemelding om omsøkte funksjonsendring (1).
   Funksjonsendringer som godkjennes sendes til FDV-gruppa, epost: fdv@eiendom.ntnu.no.
5. FDV-gruppa registrerer godkjente funksjonsendringer i Lydia.

(1) Vurdering av søknader og tilbakemelding om omsøkte funksjonsendringer som omhandler arealer i Gjøvik og Ålesund utføres av lokal eiendomsfunksjon.

For endringer som omfatter bygningsmessige tilpasninger og ombygginger, endret farge eller overflatebehandling, frosting/skjerming o.l. skal rutine for «Ombygging av lokaler» følges og søknadsskjema for mindre ombyggingstiltak benyttes.

Kontakt

NTNU Hjelp