Vanlige og ofte stilte spørsmål om leders bruk av Elements
Her finner du vanlige og ofte stilte spørsmål om leders bruk av Elements, med svar relevant for saksbehandlere, ledere og andre.
Første møte
Hvor finner jeg saker for min enhet/mitt fagområde?
Du finner en oversikt over enhetens saker ved å bruke søket «Enhetens saker» under Saksbehandlersøk.Om du trykker på plusstegnet som er foran «Enhetens saker», finner du andre relevante søk som for eksempel «Enhetens ufordelte JP» og «Enhetens restanser».
Komme i gang
Hvordan fordeler jeg?
Det er flere måter å fordele saker og post på, se brukerveiledning på Innsida og opplæringsmateriale fra leverandør.
Hvordan delegerer jeg ansvar, for godkjenning, postfordeling og annet?
Det er to måter å gjøre dette på:- Du kan velge en midlertidig stedfortreder i Elements, se opplæringsmateriale fra leverandør. Stedfortrederen får samme tilganger som deg.
- Som leder kan du delegere myndighet til en ansatt som Leder/postfordeler for din enhet. Da må du bestille tilgang til vedkommende.
Annet
Hva betyr varslene og tallene om restanser og etterslep?
Varslene og tallene viser hvor mange uløste saker som gjenstår.
Tilgangsstyring
Hvordan gir jeg mine ansatte tilgang til vår enhet og våre saksområder?
Du som leder bestiller tilgang til Elements ved å fylle ut og sende inn skjemaet «Brukertilgang Elements» i NTNU Hjelp.
Må leder melde ut brukere fra Elements når ansatte slutter?
Ja, leder må melde ut brukere fra Elements når ansatte slutter eller ikke lenger har behov for brukertilgang i Elements. Leder bestiller endring via NTNU Hjelp.
Slettes bruker automatisk etter at Tjenestesenteret har registrert den ansatte som sluttet?
Nei, brukertilgangen slettes ikke automatisk. Leder må melde ut brukere fra Elements når ansatte slutter eller ikke lenger har behov for brukertilgang i Elements. Leder bestiller endring via NTNU Hjelp.
Behandling av en sak
Kan man massefordele post?
Det er mulig å fordele flere journalposter til samme saksbehandler på en gang. Se brukerveiledningen Fordeling av post i Elements.
Tilpasse til min bruk
Kan leder sette noen med saksbehandlerrole som stedfortreder i sitt fravær, eller må det være en annen med rollenn Leder/postfordeler?
Leder kan sette en bruker med rollen Saksbehandler som stedfortreder for seg selv. Den som blir satt opp som stedfortreder, må ikke selv ha rollen Leder/postfordeler. En stedfortreder vil få tilgang til å opptre som leder i Elements, få tilgang til leders saker, kan godkjenne dokumenter på vegne av leder og kan svare på post på vegne av leder.
Videreføres muligheten til å fungere for andre i Elements, slik som man kan i ePhorte i dag?
De som har rollen Leder/postfordeler, kan sette en saksbehandler eller annen leder som stedforteder. Se brukerveiledningen Velge stedfortreder for leder i Elements.
Starten på en sak
Kan man fordele flere journalposter til samme enhet på en gang?
Ja, du kan huke av flere journalposter, klikke på Rediger, og skrive inn navn på en enhet. Se brukerveiledningene Fordeling av post i Elements og Selvplukk av inngående restanser i Elements.
Godkjenning
Hvordan sender jeg varsel på e-post om at noe er godkjent?
Ved godkjenning må du huke av for Send på e-post.
