Rutine for utvikling av søknad om eksternfinansiert forsknings- eller innovasjonsprosjekt ved Fakultet for arkitektur og design (AD). Rutinen gjelder for alle ansatte ved AD som planlegger å søke ekstern finansiering av forsknings- og/eller innovasjonsprosjekt.

This page in English: Develop proposal for externally funded project - BOA - at AD

Temaside for forskningsprosjekt

Kontakt instituttleder og nestleder forskning

Kontakt instituttleder og nestleder forskning når du ønsker å utvikle en søknad eller er invitert inn som partner i en søknad til en spesifikk utlysning.

Dersom du ikke kjenner utlysningen godt, kan det være lurt å kontakte forskningsrådgiverne ved AD først (se kontaktinfo nederst), for en innledende prat om utlysningen, verdien av/størrelsen på prosjektet, eventuelt krav om egenfinansiering, planlagt bemanning, andre potensielle utlysningsmuligheter, søknadsprosess osv.

Instituttleder gjør en strategisk og ressursmessig vurdering av prosjektet. Hovedpunkter i denne vurderingen bør være:

• strategisk forankring av prosjektet
• tilgang til riktig kompetanse og infrastruktur
• eventuelle frikjøp og konsekvenser for undervisning og midlertidighet

Informasjon til instituttleder og nestleder forskning kan i denne fasen være enkel og kortfattet (e-post, muntlig orientering e.l.). Instituttleder må godkjenne prosjektet før du kan gå videre med søknaden.

Anbefalt oppstartstidspunkt for søknadsløp:

• EU-søknad du skal koordinere – ca. 6 måneder før søknadsfrist
• NFR-søknad du skal lede – minst 3 måneder før søknadsfrist

Meld inn søknadsinformasjon til forskningsrådgiverne

Send e-post til ADs forskningsrådgivere (se nederst) med kopi til instituttleder og nestleder forskning. E-posten må inneholde informasjon om hvilken utlysning det gjelder og arbeidstittel på prosjektet. I e-posten må du bekrefte at instituttleder har godkjent oppstart av søknadsløp.

En forskningsrådgiver vil så kontakte deg for å planlegge videre prosess frem mot søknadsfristen, og vil også kople på riktig prosjektøkonom.

Jo tidligere du melder fra om planlagt søknad, jo bedre. Ved tidlig beskjed kan du få god støtte fra forskningsrådgiver og prosjektøkonom i utvikling av søknaden.

Forskningsrådgiver vil registrere søknaden i Unit4 (NTNUs økonomisystem).

Samarbeid med prosjektøkonom om budsjett

Ta kontakt med prosjektøkonom for å legge en plan for samarbeid om utvikling av budsjett.

Husk å hente inn budsjettinnspill fra eventuelle samarbeidspartnere.

Drøft eventuelle behov for nyansettelser, frikjøp og investeringer med instituttleder.

Utvikle søknad i samspill med forskningsrådgiver

Sett deg grundig inn i utlysningen, for å kunne utvikle søknaden i samsvar med gitte føringer, krav og vurderingskriterier. Vær oppmerksom på krav til budsjett, samarbeidspartnere, vedlegg, datahåndtering og åpen forskning.

Forskningsrådgiver kan være en viktig sparringspartner gjennom hele søknadsprosessen, når det gjelder alle mulige spørsmål. Forskningsrådgiver kan på avtalte tidspunkt lese gjennom søknadsutkast og gi innspill. Hen kan også kvalitetssikre informasjon som er lagt inn i søknadsportalen.

For å sikre best mulig kvalitet på det vitenskapelige prosjektet, bør du be en forskerkollega, innenfor eller utenfor NTNU, om å lese gjennom og kommentere søknadsutkast.

Opprett søknaden i den aktuelle eksterne søknadsportalen så snart det åpnes for dette. Registrer forskningsrådgiver og prosjektøkonom som kontaktpersoner i søknadsportalen, der det er mulig.

Det vil være interne frister for innhenting av eventuelle følgebrev, sjekk med forskningsrådgiver.

Prosjektøkonom ferdigstiller budsjett og sender til instituttleder for godkjenning

Dersom du koordinerer søknaden, må budsjettet være ferdig senest to uker før søknadsfrist. Dersom du er partner i søknad, bør du, om nødvendig, etterspørre budsjett fra koordinator to uker før søknadsfrist.

Prosjektøkonom ferdigstiller budsjett og inviterer instituttleder til å godkjenne søknad inkludert budsjett i Unit4. Instituttleder må vurdere faglig formål, ressursbruk, eventuell egenfinansiering, og habilitet.

Prosjektøkonom er ansvarlig for å legge endelig budsjett i den eksterne søknadsportalen. Dermed sikrer vi at budsjettet i søknadsportalen stemmer overens med budsjettet i Unit4.

Send inn søknad

Søknaden kan sendes inn etter at instituttleder har endelig godkjent søknaden og budsjettet i Unit4 (se pkt. 5).

Dersom du koordinerer/leder søknaden, er du som prosjektleder ansvarlig for å sende inn søknaden i søknadsportalen. Hvis du trenger hjelp til dette, ta kontakt med forskningsrådgiver i god tid før selve søknadsfristen.

Før innsending av søknad, bør du sjekke at forskningsrådgiver, prosjektøkonom og nestleder forskning er registrert i portalen som kontaktpersoner for søknaden fra NTNU, da vil de automatisk få beskjed om at søknad er sendt inn.

Der dette ikke er mulig, send en e-post om at søknad er sendt inn til forskningsrådgiver, prosjektøkonom og nestleder forskning.

Arkivere søknad

Forskningsrådgiver arkiverer søknaden i henhold til NTNUs arkiveringsrutiner, med kopi til involverte institutter.

Er du interessert i ERASMUS+-samarbeid eller annet utdanningssamarbeid?

Kontakt instituttleder og nestleder utdanning for godkjenning før du starter på søknaden (som beskrevet over).

Kontakt prosjektøkonom for utforming av budsjett.

Forskningsrådgiverne ved AD gir ikke bistand til utforming av ERASMUS+-søknader, men du kan få bistand fra Enhet for internasjonale relasjoner i NTNUs avdeling for utdanning. Se her: Informasjon og bistand til ERASMUS+-søknader

Skal du sende søknad til en NTNU-utlysning?

Prosjekter finansiert av NTNU er ikke eksternfinansierte (eller BOA/bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet). Rutinen over gjelder derfor ikke for slike søknader, f.eks. til NTNUs satsingsområder.

Men dette gjelder:

Kontakt alltid instituttleder og nestleder forskning for godkjenning før du starter på søknaden (som beskrevet over).

Kontakt instituttcontroller dersom du ønsker hjelp til utforming av budsjett.

Kontakt forskningsrådgiver dersom du ønsker hjelp til utforming av prosjektbeskrivelse og/eller søknadsskjema.

Ved tilslag på søknaden, kontakt instituttcontroller umiddelbart for opprettelse av et internprosjekt i Unit4.

Har du fått innvilget et BOA-prosjekt?

Under utvikling. Se for eksempel Rutine for oppfølging av BOA-prosjekt ved HF

Kontakt

Forskningsrådgivere ved AD:

Srutarshi Pradhan

Tone Woie Alstadheim

Prosjektøkonomer ved AD:

IAP: Anniken Krokstad - anniken.krokstad@ntnu.no

IAT: Karianne Heggheim - karianne.heggheim@ntnu.no

ID og KIT: Ina Madsen - madsen.ina@ntnu.no

EU-prosjektøkonom:

Haider Slyngstad Qureshi - haider.s.qureshi@ntnu.no