En delt kanal i Teams gjør det mulig å samarbeide med personer fra andre institusjoner i kanaler i Teams uten å bruke gjestekonto i hverandres Teams. De som er med i en delt kanal vil da få tilgang til kanalen direkte fra sin egen Teams.

Dette gir muligheter for et mer «sømløst» samarbeid.

English version – Create a channel

Temaside om Teams | Temaside om Microsoft 365

Hvordan kan man sette opp og bruke en delt kanal?

I Teams vil du få mulighet til å velg alternativet Delt når du oppretter en ny kanal i et Team.

For at det skal kunne settes opp og brukes delte kanaler i Teams, må det være åpnet en såkalt «trust» ved bruk av Azure AD B2B Direct Connect mellom institusjonene. Dette må gjøres av IT-avdelingen. Det er foreløpig kun åpnet for samarbeid mellom NTNU og disse institusjonene:

• Universitetet i Agder
• Universitetet i Bergen
• Universitetet i Oslo
• Universitetet i Tromsø

Hvem kan sette opp og bruke en delt kanal?

Alle ansatte ved NTNU kan sette opp en delt kanal og legge til ansatte fra institusjonene det er åpnet for samarbeid med.

Alle ansatte ved NTNU kan også bli lagt til i en delt kanal av ansatte ved de samme institusjonene. Dersom du blir lagt til i en delt kanal får du beskjed om dette og må akseptere det for å få tilgang til kanalen.

Spesifikke regler ved bruk av delte kanaler ved NTNU

Siden delte kanaler er et samarbeid med andre institusjoner, gjelder noen spesifikke regler når du eier eller er medlem i en slik kanal, slik at NTNU overholder sine avtaleforpliktelser med de andre institusjonene i samarbeidet.

Oppretter du eller aksepterer å legges til i en delt kanal godtar du også de forpliktelser og regler som dette medfører.

Vær oppmerksom på at du vil bli synlig i medlemslisten for kanalen i en annen institusjons Teams dersom du godtar å legges til i en delt kanal.

Regler ved bruk av delte kanaler:

• Det er kun tillatt å bruke delte kanaler i Teams for data opp til konfidensialitetsnivå intern (gul).
• Som eier av en delt kanal forplikter du deg til raskt og uten ugrunnet opphold å fjerne tilganger til medlemmer som:
  • Avslutter sitt arbeidsforhold
  • Får ny stilling/andre arbeidsoppgaver
  • Eller av andre grunner ikke lenger trenger tilgangen til den delte kanalen
• Skal det behandles personopplysninger ut over deltageres egne personopplysninger må det foreligge et rettslig grunnlag for dette.
• Der NTNU er vertsorganisasjonen, det vil si kanalen er opprettet i NTNUs Teams, har NTNU:
  • et selvstendig ansvar for å gi informasjon om behandlingen av dataene til de registrerte
  • et ansvar for å rydde opp ved avvik og slette eventuelle data som ikke skal deles i kanalen.
• Alle medlemmer i en delt kanal har ansvar for at deling og behandling av data i den delte kanalen er i henhold til NTNUs retningslinjer eller regler i denne rutinen.
• Avvik skal uten ugrunnet opphold meldes i NTNUs avvikssystem.