En delt kanal i Teams gjør det mulig å samarbeide med personer fra andre institusjoner i kanaler i Teams uten å bruke gjestekonto i hverandres Teams. De som er med i en delt kanal vil da få tilgang til kanalen direkte fra sin egen Teams.

Dette gir muligheter for et mer «sømløst» samarbeid.

English version – Teams – Guidelines for using shared channels at NTNU

Temaside om Teams | Temaside om Microsoft 365

Hvordan kan man sette opp og bruke en delt kanal?

I Teams vil du få mulighet til å velg alternativet Delt når du oppretter en ny kanal i et Team.

Viktig om tilgang: Selv om NTNU har åpnet for delte kanaler fra vår side, er det viktig å være klar over at andre organisasjoner fortsatt kan ha begrensninger for hvem de har "trust" med. Dette betyr at det ikke alltid vil være teknisk mulig å opprette delte kanaler med en ekstern part, dersom deres IT-reglement eller oppsett sperrer for dette.

Hvem kan sette opp og bruke en delt kanal?

• Opprette: Alle ved NTNU kan sette opp en delt kanal og legge til eksterne samarbeidspartnere.
• Bli invitert: Alle ved NTNU kan også bli lagt til i en delt kanal av eksterne samarbeidspartnere. Dersom du blir lagt til i en delt kanal får du beskjed om dette og må akseptere det for å få tilgang til kanalen.
  

Spesifikke regler ved bruk av delte kanaler ved NTNU

Siden delte kanaler er et samarbeid med andre institusjoner, gjelder noen spesifikke regler når du eier eller er medlem i en slik kanal. Oppretter du eller aksepterer å legges til i en delt kanal, godtar du også de forpliktelser og regler som dette medfører.

Viktige momenter:

• Synlighet: Vær oppmerksom på at du vil bli synlig i medlemslisten for kanalen i en annen institusjons Teams dersom du godtar å legges til i en delt kanal.
• Klassifisering: Det er kun tillatt å bruke delte kanaler i Teams for data opp til konfidensialitetsnivå intern (gul)

Dine forpliktelser som eier av en delt kanal:

Du forplikter deg til raskt og uten ugrunnet opphold å fjerne tilganger til medlemmer som

• Avslutter sitt arbeidsforhold
• Får ny stilling/andre arbeidsoppgaver
• Eller av andre grunner ikke lenger trenger tilgangen til den delte kanalen

Personvern og dataansvar:

• Skal det behandles personopplysninger ut over deltageres egne personopplysninger må det foreligge et rettslig grunnlag for dette.
• Der NTNU er vertsorganisasjonen, det vil si kanalen er opprettet i NTNUs Teams, har NTNU et selvstendig ansvar for å gi informasjon om behandlingen av dataene til de registrerte, samt ansvar for å rydde opp ved avvik og slette eventuelle data som ikke skal deles i kanalen.
• Alle medlemmer i en delt kanal har ansvar for at deling og behandling av data i den delte kanalen er i henhold til NTNUs retningslinjer.
• Avvik skal uten ugrunnet opphold meldes i NTNUs avvikssystem.