Denne viser prosedyren for søknad/registrering av nytt prosjekt i TSD for brukere ved NTNU.

English version: TSD - Register New Project

Wiki om TSD | Sider merket med tsd

Status per 01.10.2020 TSD-skjema: Hvert prosjekt ved NTNU må inngå egen databehandleravtale med UiO når prosjektet ber om tilgang til TSD. Behandling av personopplysninger krever en mer spesifikk avtale enn det som kan inngås med en samleavtale. NTNU sentralt jobber for å forenkle bestillingen for prosjektene.

Pga rutine med egen databehandleravtale per prosjekt for NTNU, er det tilsynelatende slik at hvert NTNU-prosjekt må dekke grunnlisens for TSD. Dette er ikke tilfelle, men skjema fra UiO skiller ikke på databehandleravtale og tejenesteavtale. Hvis du kun skal ha en såkalt "grunnpakke" (dvs et prosjektrom i TSD uten ekstra lagring/minne/etc.), dekkes dette av NTNUs avtale.

Før du begynner

Vær forberedt på å framlegge en del informasjon om ditt prosjekt og hensikten med å bruke TSD til lagring og samhandling:

• Du må dokumentere at prosjektet har levert melding/fått godkjenning for å drive med forskningen. Dette kan for eksempel være fra REK, NSD, Datatilsynet eller ditt lokalt personvernombud (PVO). Dialogen ber om både referansenummer og en kopi av melding/dokumentasjon. (UiO bruker begrepet "etisk godkjenning" om dette.)
• Mener du at forskningen skal være i TSD, men den ikke faller under kategoriene nevnt over, kan du laste opp et skriv som forteller dette. Et eksempel er om du skal forske på data som ansees som å være forretningshemmeligheter, eller som av annen grunn skal være ekstra godt sikret.
• UiO sin behandlingstid på å opprette prosjektrom er opptil 10 arbeidsdager.

Praktisk informasjon:

• Finn fram din login til minID (ID-porten), evt BankID.
• Ha klart følgende:
  • FEIDE-brukernavn
  • E-postadresse
  • Telefonnummer
  • Navn på prosjektet
  • Sluttdato for prosjektet
  • Hvem som er forskningsansvarlig (vanligvis instituttleder).
• Betalingsinformasjon for prosjektet: NTNU sentralt betaler for grunnpakken når du ber om et TSD-prosjektrom. I skjemaet må du likevel oppgi betalingsinformasjon som gjelder ditt prosjekt (sjekk eventuelt ved ditt institutt/el.lign.). Dette er viktig, fordi UiO må fakturere eventuelle ekstra kostnader per prosjekt. Se UiOs prisliste for «Universitets- og høyskolesektoren».
• For registreringen anbefales det å bruke en oppdatert nettleser, f.eks. Google Chrome eller Firefox. Eldre versjoner av Internet Explorer frarådes.
• Signer ved å trykke "Fortsett til signering" på slutten av skjemaet. Dokumentet som skal signeres blir så synlig i nettleseren. Her er det viktig å fullføre signering ved å trykke på stor rød knapp merket "Signer dokument". Merk at du nå blir bedt om å logge inn med ID-porten en gang til. Dette kreves for å få en gyldig digital signatur.
• Når du har mottatt kopi av din signerte avtale, skal denne arkiveres til samlesak i ePhorte slik beskrevet på siden om Databehandleravtaler.

Elektronisk søknad

Gå til elektronisk søknad (Skjemaet er kun på norsk)

1. Fyll inn informasjon om deg som prosjektadministrator (For-, og mellomnavn, etternavn, FEIDE-brukernavn (om du har det), din e-postadresse og ditt telefonnummer.
2. Trykk på "Neste side"

Veiledning for å framlegge "Etisk godkjenning for prosjektet"

Dersom du har forskning som ikke inneholder personopplysninger, men likevel har "Fortrolige"/"Strengt fortrolige" data, kan du alternativt lage et skriv som forklarer behovet for å bruke TSD, og laste det opp under dialogen.

1. Velg institusjon som har bevilget etisk godkjenning for prosjektet.
   1. NSD eller REK er de vanligste instansene for dette ved NTNU.
2. Oppgi referansenummer fra NSD.
3. Last opp dokumentasjon fra institusjon fra etisk godkjenning for prosjektet.

Fyll deretter inn følgende:

1. Navn på prosjektet.
2. Kortnavn på prosjektet.
3. Prosjektkode (maks seksbokstaver uten æ, ø, å). Merk: Teksten i skjemaet er misvisende for punktet «Prosjektkode». Feltet for prosjektkode må inneholde nøyaktig seks bokstaver.
4. Sluttdato for prosjektet
5. Oppbevaringsdato for prosjektet.
6. Hvordan identiteten til de inkluderte representeres.

Veiledning for registrering av nytt prosjekt i TSD

Alle ved NTNU må oppgi informasjon til databehandleravtalen. Fyll derfor ut skjemaet i UiOs søknadsskjema slik:

1. Under «Forskningsansvarlig institusjon for prosjektet», velg "Annen institusjon" som "Forskningsansvarlig institusjon for prosjektet".
2. Velg "UH-sektor" under "Hvilken sektor hører din institusjon til "
3. Skriv opp at det er Norges Teknisk- Naturvitenskapelige Universitet som er "Behandlingsansvarlig".

Under punkt 16 i kontraktsdelen skal du oppgi kontaktperson hos behandlingsansvarlig (1).

Dette vil typisk være navn på forskningsansvarlig (vanligvis instituttleder).

Bekreft deretter signatur på vegner av behandlingsansvarlig ved å huke av boksen (2).

Fyll inn «NTNU» i boksen under «Navn på institutsjon som kjøper TSD-tjenester:» (3), og bekreft deretter at du har myndighet til å inngå denne avtalen på vegne av institusjonen (4).

Veiledning for betalingsinformasjon

NTNU sentralt betaler for grunnpakken når du ber om et TSD-prosjektrom.

I skjemaet må du likevel oppgi betalingsinformasjon som gjelder ditt prosjekt (sjekk eventuelt ved ditt institutt/eller lignende) Dette er viktig, fordi UiO må fakturere eventuelle ekstra kostnader per prosjekt.

Se UiOs prisliste for "Universitets- og høyskolesektoren.

Under «BETALINGSINFORMASJON» fyll inn:

1) Bestiller-referanse /PO-nr.
2) Postadresse
3) E-postadresse
4) Organisasjonsnummer

Fyll deretter inn kontaktinformasjon, det vil si alle henvendelser vedrørende avtalen rettes til:

5) Kontaktperson hos Kunden (NTNU)
6) Stilling
7) Telefonnummer

Under "DEL 4 – ENDRINGER OG TILLEGG TIL AVTALEVILKÅRENE", fyll inn kontaktperson for fakturering (8).

Veiledning til "Registrering av nytt prosjekt i TSD"

Det er her du angir om du trenger ressurser som går ut over det en basispakke inkluderer.

Basispakken inneholder per 2020:

• Opptil 1TB med lagringskapasitet (inkludert backup).
• Operativsystemet (valgfritt)
• Ikke tilgang til regneklynge eller databaseløsning.

1) Velg lagring for prosjektet

2) Velg deretter operativsystem for prosjektet

3) Trykk "Neste side"

4) Velg «Nei» på om du trenger tilgang til «Colossus beregningsklunge»

5) Velg «Nei» på om du har behov for PostgreSQL database i prosjektet

MERK: Angående signering

Når du trykker "Gå til signering" blir all informasjonen du har fylt inn sammenfattet i et dokument som du må signere elektronisk. Last gjerne ned en kopi av avtalen. I tillegg får du tilsendt avtalen til din elektroniske postkasse (Digipost eller lignende)

Avtalen arkiveres til samlesak i ePhorte, slik beskrevet på siden om Databehandleravtaler.

Bekreft at du har lest all informasjon (1) før du trykker «Gå til signering» (2).

Se også

• Hovedside TSD - Tjenester for sensitive data

Kontakt

Kontakt NTNU Hjelp dersom du har spørsmål om utfylling av skjemaet.