Det er ikke alltid like enkelt å vite om en henvendelse du får er starten på en sak eller ikke, og det er derfor viktig at du kjenner til og har en forståelse for saksbegrepet. I denne delen av opplæringen vil du lære om:

• Når og hvor en sak starter
• Hva et dokument er
• Hva veiledningsplikt er og hvordan den henger sammen med vurdering av om dette er en sak eller ikke
• Dine plikter som saksbehandler knyttet til taushetsplikt

Refleksjonsoppgaver – Diskuter gjerne med én eller flere kollegaer

• Din enhet mottar en henvendelse på epost skrevet på så dårlig engelsk at det er vanskelig å skjønne om den er reell eller søppelpost («spam»). Hvor lang tid skal du bruke på å finne ut hva det handler om, og om noen ved NTNU vet noe om dette om det ikke ligger innenfor ditt fagområde?

Se også vedleggene som ble brukt når kurset ble holdt fysisk, for HR-området og Studieområdet, som PowerPoint-presentasjoner.

Begrepsavklaring og prinsipper

En sak er

• «dokumentasjon skapt som ledd i utførelsen av en enkeltstående oppgave eller arbeidsprosess» (riksarkivarens forskrift §7-2.b).

Et dokument er

• «ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande» (offentlighetsloven § 4).

Mens et saksdokument er

• «for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet» (offentlighetsloven § 4).

Det meste av det du driver med på vegne av NTNU kan defineres som saksbehandling. Det er opp til den enkelte saksbehandler å trekke opp grensene for når korrespondanse eller en samtale har endret karakter fra informasjon eller veiledning til saksbehandling. Det er alltid lurt å vurdere om det kan være behov for å dokumentere det slik at andre kan få innsyn i de henvendelsene og vurderingene du har gjort.

Hvis du mottar en epost fra fagforeningen din så er det ikke et saksdokument for NTNU, selv om det sendes til din NTNU-epost. Kravene til et saksdokument spesifiserer også at det skal gjelde ansvarsområdet eller virksomheten til organet, altså NTNU. Når du får eller produserer informasjon eller dokument som omhandler NTNUs ansvarsområder, har betydning for en sak og har verdi som dokumentasjon så regnes det som et saksdokument. Det er en viktig avgrensning.

Viktigheten av saksbegrepet

Det knyttes flere formelle krav til begrepet sak og behandling av saker. Dette er regulert i Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Har du en sak har du også innsynsregler å forholde deg til, og veiledningsplikt, spesielt overfor partene i saken. Du må også forholde deg til arkivplikt og journalplikt.

En sak må ikke inneholde et vedtak, det kan også være utredninger, høringssvar eller beslutningsgrunnlag videresendt til beslutningsmyndig enhet. Med tanke på dokumentasjon så kan en sak være en enkelt hendelse, eller en hel prosess. Hvis dokumentasjon av hendelsen har verdi som dokumentasjon for ettertida må det tas vare på i arkivet.

NTNU og andre forvaltningsorgan

Skiller NTNU seg fra andre forvaltningsorgan? Vi er et universitet, og vår kjernevirksomhet er å drive med forskning og forskningsbasert undervisning. Vi forholder oss likevel til samme lovverk som resten av offentlig sektor.

Alle våre saksområder reguleres av ulike lover, i tillegg til særskilte forskrifter og retningslinjer. Vi har for eksempel en egen studieforskrift for NTNU, utfyllende regler til studieforskriften for enkelte fakultet og studieprogram, og forskrift om opptak ved NTNU. I NTNUs Arkivplan detaljeres mye av reglene rundt saksbehandling ved NTNU.

Veiledningsplikten

NTNU har som forvaltningsorgan veiledningsplikt ovenfor parter og andre interesserte, med det formål at de kan ivareta sine interesser i bestemte saker på best mulig måte. Hvis du får et spørsmål fra en part, eller når du ser at sakens karakter gir grunn til det, skal du veilede om gjeldende lover og forskrifter. I tillegg skal du veilede om vanlig praksis på saksområdet og regler for saksbehandlingen. Spesielt gjelder dette partene sine rettigheter og plikter etter forvaltningsloven. Om mulig bør du også gi informasjon om omstendigheter som i det konkrete tilfellet særlig kan få betydning for resultatet.

Uavhengig av om det er en pågående sak, må du gi veiledning til en person som spør om sine rettigheter og plikter i et konkret forhold som har aktuell interesse for vedkommende. Det er også viktig å merke seg at veiledningsplikten ikke er begrenset til å gjelde kun saker som fører til vedtak.

Taushetsplikten

Taushetsplikten går som en rød tråd gjennom hele prosessen fra vurdering av om det er en sak, via vedtaket og til eventuell klagebehandling. Dette er regulert av offentlighetsloven § 13, hvor det skrives at «Opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov, er unnatekne frå innsyn», og forvaltningslovens § 13 hvor det skrives at «Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om».

Eksempel på dette er personlige forhold som:

• Helseforhold
• Etnisk bakgrunn
• Religiøs, politisk eller filosofisk oppfatning
• Straffbare handlinger
• Seksuell legning

Men også:

• Tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår

Disse paragrafene fra offentlighetsloven og forvaltningsloven gir til sammen de riktige hjemlene for taushetsplikt. Du må passe på at ingen uvedkommende får tilgang til taushetsbelagt informasjon du har kjennskap til; det betyr både kolleger og offentligheten utenfor NTNU, både i og utenfor arbeidstiden. Du må ha en saklig grunn til å gjøre oppslag i skjermet informasjon. Selv om alle som jobber på NTNU har taushetsplikt kan vi ikke dele taushetsbelagt informasjon fritt mellom oss ansatte.

Diskusjonsoppgaver

Oppgavene handler om veiledningsplikt og taushetsplikt innen studiesaker og personalsaker. Diskuter gjerne med én eller flere kollegaer.

Studiesaker

Henvendelse før opptak

En person planlegger å søke opptak til et studieprogram ved NTNU. Hen har tidligere fullført noen emner ved UiO, og sender en e-post for å spørre om emnene kan godkjennes inn i NTNU-graden. En saksbehandler ved NTNU svarer at instituttet som eier studieprogrammet ikke har kapasitet til å behandle godkjenningssaker for studenter som ikke er tatt opp til NTNU, og ber personen søke på nytt når vedkommende har fått opptak.

• Er en sak satt i gang i dette tilfellet?
• Hva skjer om vedkommende klager?

Saksbehandlers taushetsplikt

En saksbehandler sender en søknad om godkjenning av utdanning til en vitenskapelig ansatt for en faglig vurdering av ett av emnene i utdanningen. Professoren som skal vurdere søknaden ber om å få se karakterene studenten har i andre emner, for å gjøre en helhetsvurdering av om emnet kan godkjennes.

• Kan saksbehandler sende studentens karakterer til professoren?

HR-sak – Midlertidighet

Helga er 63 år og står i full stilling som førsteamanuensis. Hun underviser to emner på bachelornivå og har fire masterstudenter hun veileder. I tillegg leder hun et forskningsprosjekt finansiert av Forskningsrådet. Helga fikk plutselig en murstein i hodet og blir satt ut av spill 100 % i seks måneder med umiddelbar virkning. Instituttet må erstatte Helgas undervisning og veiledning raskt.

• Som saksbehandler for instituttets ansettelsesprosesser, hvordan starter du saken?
• Hvilke lover og forskrifter bruker du i dine vurderinger i oppstart av saksprosess?
• Hvilke NTNU-spesifikke reglement og krav følger du?