Organisational development - IDI

Juli 2024: Denne siden er under arbeid.

Organisasjonsutviklingsprosjekt FRIDI

Organisasjonsutviklingsprosjektet FRIDI, Fremtidens IDI, er et pågående prosjekt ved Institutt for datateknologi og informatikk (IDI). Prosjektet startet i oktober 2022. I forkant av prosjektets oppstart leverte Deloitte en rapport basert på spørreundersøkelse og intervju med ansatte. Bakgrunn for Deloitterapporten var formaliseringen av nivå 4, fagenhetsnivå. Se Deloitterapporten lenger ned på siden.

Mandat

Prosjektgruppens mandat er delegert fra instituttleder, datert 18.11.2022:

"Prosjektgruppen skal arbeide videre med funn i Deloittes rapport, samt undersøke disse ytterligere dersom gruppen finner det nødvendig. Medvirkning i prosjektgruppen er ivaretatt gjennom representasjon fra alle fagenheter, samt verneombud og ansattrepresentanter.

Prosjektgruppen skal utarbeide en sluttrapport som inneholder anbefalinger og konkrete tiltaksforslag. Sluttrapporten fremlegges så for ledelsen som vil foreta endelige beslutninger i organisasjonsutviklingsprosjektet."

Kommentar til mandatet

Gjennom prosjektgruppens arbeid ble det tidlig klart at prosjektgruppen jobbet med flere ulike fokusområder samtidig. Det var hensiktsmessig å fremlegge delrapporter for hvert fokusområde, som avslutningsvis skal bli en del av den endelige sluttrapporten til prosjektet.

I tillegg beskriver delrapportene ulike tiltak, der mange av disse allerede er gjennomført eller pågående. Prosjektgruppen ville derfor ikke vente med å fremlegge delrapportene med tilhørende tiltak, da arbeidet med tiltakene er kontinuerlig. Se oversikt over gjennomførte og pågående tiltak lenger ned på siden.

Bakgrunn

I 2016 ble Høyskolen i Sør-Trøndelag, Høyskolen i Gjøvik og NTNU slått sammen. Flere fagmiljøer fra høyskolene ble fusjonert med IDI på NTNU. Det er nå blitt et av de største instituttene ved NTNU med over 300 ansatte. Etter sammenslåingen ble instituttet inndelt i nivå 4, bestående av seks fagenheter med tilhørende fagenhetsledere. Fagenhetslederne har ansvar for både fagområder i sin fagenhet og personalansvar. Størrelsen på de ulike fagenhetsområdene er svært differensiert, og har per i dag en spennvidde fra ca. 25 personer til over 80. I opprettelse av nivå 4 ble det klart at det måtte sees på størrelsesorden, organisasjonsstrukturen, samt de kulturelle og sosiale konsekvensene av fusjonen.

Formål

• Evaluere fusjonen fra 2016
• Finne en hensiktsmessig struktur av fagområder og størrelsesorden
• Skape en felles identitet og kultur

Mål

• Undersøke den tidligere fusjonen og dagens struktur for å avdekke hva som ligger til grunn for utfordringsbildet og forbedringspotensial
• Utarbeide en bærekraftig struktur som er tilpasset en økende student- og ansattmasse, som muliggjør godt personalansvar og er godt forankret i samarbeidsorganer
• Øke samhold, effektivitet og trivsel blant de ansatte ved å etablere et enhetlig institutt med felles kultur og identitet

Medvirkning

Ansattrepresentanter, verneombud og representanter fra alle fagenheter utgjør prosjektgruppen. Målet er å sikre bred medvirkning. Representantene kan kontaktes direkte. Se oversikt over medlemmer i prosjektgruppen lenger ned på siden.

Ved innspill eller spørsmål til prosjektet, ta kontakt med prosjektleder Chelsea Michelle Høvik Wold på e-post.

Progresjon i FRIDI-prosjektet

Prosjektgruppen jobbet fra høsten 2022 med fokusområdene:

• Utvikling og styrking av fagenhetslederrollen (rapport 1.1)
• Turnover i stabsgruppen (rapport 2.1)
• Styrking av stabsgruppen (rapport 2.2)
• Rutiner for mastersensur (rapport 2.3)
• Administrative prosesser for fagstab undervisning (rapport 3.1)

Prosjektgruppen jobbet fra våren 2023 med fokusområdet:

• Organiseringsstrategi

Prosjektgruppen jobbet fra høsten 2023 med fokusområdene:

• Felles identitet og kultur
• Sosiale arenaer og møteplasser

De ulike fokusområdene har tilhørende delrapporter. Delrapportene blir løpende fremlagt til ledergruppen som beslutter tiltak rapportene foreslår.

Medlemmer i prosjektgruppen

Oversikt over medlemmer i prosjektgruppen (pdf)

Deloitterapport

Deloitterapport norsk versjon (pdf)

Deloitterapporten vil bli tilgjengelig på engelsk senest i august 2024.

Prosjektgruppens rapporter

Prosjektgruppen har fremlagt delrapporter underveis i prosjektperioden, som alle sier noe om enkelte funn i Deloittes rapport. Når de gjenværende delrapportene er fremlagt, vil den endelige sluttrapporten ferdigstilles. Delrapportene vil bli tilgjengelige på engelsk senest i august 2024.

Ferdigstillte rapporter

Rapport 1.1 Utvikling og styrking av fagenhetslederrollen (pdf)

Rapport 2.1 Turnover i stab (pdf)

Rapport 2.2 Styrking av den administrative staben (pdf)

Rapport 2.3 Rutiner for mastersensur (pdf)

Rapport 3.1 Administrative prosesser for fagstab undervisning (pdf)

Tiltak

Tiltak som delrapportene beskriver er samlet og gitt en status samt ansvarlig person/personer for tiltaket, hvis dette foreligger.

Oversikt over tiltak:

Rapport 1.1 Fagenhetslederrollen:

• Fordele mellom 80-100% ressursbruk for fagenhetsledelse. Ikke påbegynt/avklart. Ansvarlig: instituttleder.
• Tildele stillingsandel og godtgjørelse for nestlederrollen i fagenheter. Ikke påbegynt/avklart. Ansvarlig: instituttleder.
• Tydelig rolleavklaring for fagenhetsleder og nestleder. Ikke avklart, pågående arbeid i 2024. Ansvarlig: instituttleder.
• Søkelys på kulturarbeid for god ledelse. Ikke fullt implementert, pågående arbeid i 2024. Ansvarlig: instituttleder.
• Etablere eget kostnadssted for alle fagenheter. Implementert 01.01.2024.
• Gi fagenhetsledere lesetilgang til lønnssystem, regnskapssystem og personalsystem. Implementert i 2023.
• Administrativ lederstøtte til fagenhetsleder og egen dedikert kontaktperson fra stabsgruppene. Ikke implementert, pågående arbeid i 2024. Ansvarlig: Chelsea Wold og kontorsjef.
• Leder av teknisk stabsgruppe blir medlem av IDI ledergruppe. Implementert februar 2023.
• Utarbeide kommunikasjonsplan for lagring og informasjonsdeling. Ikke påbegynt. Ansvarlig: instituttleder.
• Evaluere om IDI intranett skal videreføres. Ikke påbegynt. Ansvarlig: IDI ledergruppe.

Rapport 2.1 Turnover i stab:

• Strategisk rapportering av turnover fra stab HR til IDI ledergruppe. Oppgaven skal inn i årshjul for stab HR i 2024.
• Systematiske sluttsamtaler med personalleder. Oppgaven skal inn i årshjul for stab HR. Det skal utarbeides rutiner for deling mellom IDI og IE av informasjon, herunder arkivering og oppfølging av funn i sluttsamtaler. Ikke fullt implementert, pågående arbeid i 2024.

Rapport 2.2 Styrking av den administrative staben:

• Gjennomgang av emneportefølje for å vurdere reduksjoner i antall emner. Påbegynt våren 2024. Er forankret i ledergruppen. Fakultetet krever også en gjennomgang av studieporteføljen pga. den økonomiske situasjonen. Ansvarlig: UU.
• Se på muligheter for forenkling og økt transparens i administrative oppgaver, eksempelvis knyttet til mastersensur, prosedyrer og systemer for begrunnelser, herunder klager og fusk. Pågående utviklingsarbeid, sees i sammenheng med tiltak i rapport 2.3 og 3.1. Ansvarlig: Stab Studie.

Rapport 2.3 Rutiner for mastersensur:

• Frist for veiledere å melde inn sensorer til stab studie 01.05. Skal inn i årshjul for ledergruppemøter. Instituttleder sender ut påminnelse på e-post til faglærere i april. Ansvarlig: Instituttleder.
• Ledelsen ser på sammenhengen mellom utfordringer med mastersensur og ressurser ved stab studie. Sees i sammenheng med forrige tiltak; viktig at Stab Studie får tilbakemeldinger fra faglærere innen frister. Frister knyttet til prosess for mastersensur må følges. Ansvarlig: Fagenhetsledere (personaloppfølging av faglærere).
• Kartlegge mulighet for effektivisering av den administrative prosessen hos stab studie. Pågående utviklingsarbeid. Ansvarlig: Stab Studie.
• Kartlegge om veiledere kan være tettere på prosessen. Systemer (Inspera og FS) gir visse begrensninger. Kan gis som tilbakemelding via fakultetet til nivå 1. Ansvalig: Stab Studie og Kontorsjef.
• Koble på emneansvarlig/ansvarlig for masterprogrammet på oppdateringer og forbedringer av informasjon samt innspill til rutiner. Pågående utviklingsarbeid. Ansvarlig: Stab Studie.
• Økt ressurs i forbedringsarbeidet av organisering av sensur ved alle fagenheter, jamfør eksempel hos AIT der studieprogramlederne er tett involvert. Pågående utviklingsarbeid. Ansvarlig: UU og Stab Studie.

Rapport 3.1 Administrative prosesser for fagstab undervisning:

• Utarbeide semesterhjul og sjekkliste for emneansvarlig. Pågående utviklingsarbeid. Ansvarlig: Stab Studie.
• Tilfør administrativ ressurs for å avlaste i de svært store emnene. To fra Stab Studie er med i arbeidsgruppe for store grunnleggende emner. Gjennomført når?
• Etabler gode og effektive prosedyrer og systemer for begrunnelser, klager og fusk. Systemer og lovverk gir visse begrensninger. Kan gis som tilbakemelding via fakultetet til nivå 1. Ansvarlig: UU og Stab Studie.
• Gjennomgå og forenkle prosedyrer og systemer emneansvarlige må benytte. Systemer gir visse begrensninger. Kan gis som tilbakemelding via fakultetet til nivå 1. Ansvalig: Stab Studie og Kontorsjef.
• Gjennomgå emneporteføljen. Vurder sammenslåing og/eller nedleggelse av emner. Påbegynt. Ansvarlig: UU.
• Gjennomgå enkeltsystemer, i første omgang Inspera, med mål om forenkling. Systemer gir visse begrensninger. Kan gis som tilbakemelding via fakultetet til nivå 1. Ansvalig: Stab Studie og Kontorsjef.