Organisational development - IDI

Organisasjonsutviklingsprosjekt FRIDI

Organisasjonsutviklingsprosjektet FRIDI, Fremtidens IDI, er et pågående prosjekt ved Institutt for datateknologi og informatikk (IDI). Prosjektet startet i oktober 2022. I forkant av prosjektets oppstart leverte Deloitte en rapport basert på spørreundersøkelse og intervju med ansatte. Bakgrunn for Deloitterapporten var formaliseringen av nivå 4, fagenhetsnivå. Se Deloitterapporten lenger ned på siden.

Mandat

Prosjektgruppens mandat er delegert fra instituttleder, datert 18.11.2022:

"Prosjektgruppen skal arbeide videre med funn i Deloittes rapport, samt undersøke disse ytterligere dersom gruppen finner det nødvendig. Medvirkning i prosjektgruppen er ivaretatt gjennom representasjon fra alle fagenheter, samt verneombud og ansattrepresentanter.

Prosjektgruppen skal utarbeide en sluttrapport som inneholder anbefalinger og konkrete tiltaksforslag. Sluttrapporten fremlegges så for ledelsen som vil foreta endelige beslutninger i organisasjonsutviklingsprosjektet."

Kommentar til mandatet

Gjennom prosjektgruppens arbeid ble det tidlig klart at prosjektgruppen jobbet med flere ulike fokusområder samtidig. Det var hensiktsmessig å fremlegge delrapporter for hvert fokusområde, som avslutningsvis skal bli en del av den endelige sluttrapporten til prosjektet.

I tillegg beskriver delrapportene ulike tiltak, der mange av disse allerede er gjennomført eller pågående. Prosjektgruppen ville derfor ikke vente med å fremlegge delrapportene med tilhørende tiltak, da arbeidet med tiltakene er kontinuerlig. Se oversikt over gjennomførte og pågående tiltak lenger ned på siden.

Bakgrunn

I 2016 ble Høyskolen i Sør-Trøndelag, Høyskolen i Gjøvik og NTNU slått sammen. Flere fagmiljøer fra høyskolene ble fusjonert med IDI på NTNU. Det er nå blitt et av de største instituttene ved NTNU med over 300 ansatte. Etter sammenslåingen ble instituttet inndelt i nivå 4, bestående av seks fagenheter med tilhørende fagenhetsledere. Fagenhetslederne har ansvar for både fagområder i sin fagenhet og personalansvar. Størrelsen på de ulike fagenhetsområdene er svært differensiert, og har per i dag en spennvidde fra ca. 25 personer til over 80. I opprettelse av nivå 4 ble det klart at det måtte sees på størrelsesorden, organisasjonsstrukturen, samt de kulturelle og sosiale konsekvensene av fusjonen.

Formål

• Evaluere fusjonen fra 2016
• Finne en hensiktsmessig struktur av fagområder og størrelsesorden
• Skape en felles identitet og kultur

Mål

• Undersøke den tidligere fusjonen og dagens struktur for å avdekke hva som ligger til grunn for utfordringsbildet og forbedringspotensial
• Utarbeide en bærekraftig struktur som er tilpasset en økende student- og ansattmasse, som muliggjør godt personalansvar og er godt forankret i samarbeidsorganer
• Øke samhold, effektivitet og trivsel blant de ansatte ved å etablere et enhetlig institutt med felles kultur og identitet

Medvirkning

Ansattrepresentanter, verneombud og representanter fra alle fagenheter utgjør prosjektgruppen. Målet er å sikre bred medvirkning. Representantene kan kontaktes direkte. Se oversikt over medlemmer i prosjektgruppen lenger ned på siden.

Ved innspill eller spørsmål til prosjektet, ta kontakt med prosjektleder Chelsea Michelle Høvik Wold på e-post.

Progresjon i FRIDI-prosjektet

Prosjektgruppen jobbet fra høsten 2022 med fokusområdene:

• Utvikling og styrking av fagenhetslederrollen (rapport 1.1)
• Turnover i stab (rapport 2.1)
• Styrking av den administrative staben (rapport 2.2)
• Rutiner for mastersensur (rapport 2.3)
• Administrative prosesser for fagstab undervisning (rapport 3.1)

Prosjektgruppen jobbet fra våren 2023 med fokusområdet:

• Valg av organiseringsstrategi (rapport 1.2)

Prosjektgruppen jobbet fra høsten 2023 med fokusområdene:

• Felles identitet og kultur ved IDI (rapport 4.1)
• Mangel på sosiale arenaer og møteplasser på tvers av fagenheter og campus (rapport 4.2)

De ulike fokusområdene har tilhørende delrapporter. Delrapportene har blitt løpende fremlagt til ledergruppen som besluttet tiltak i rapportene.

Medlemmer i prosjektgruppen

Oversikt over medlemmer i prosjektgruppen (pdf)

Deloitterapport

Deloitterapport norsk versjon (pdf)

Deloitterapporten vil bli tilgjengelig på engelsk.

Prosjektgruppens rapporter

Prosjektgruppen har fremlagt delrapporter underveis i prosjektperioden, som alle sier noe om enkelte funn i Deloittes rapport. Når de gjenværende delrapportene er fremlagt, vil den endelige sluttrapporten ferdigstilles. Delrapportene vil bli tilgjengelige på engelsk.

Ferdigstillte rapporter

• Rapport 1.1 Utvikling og styrking av fagenhetslederrollen (pdf)
• Rapport 1.2 Valg av organiseringsstrategi (pdf)
• Rapport 2.1 Turnover i stab (pdf)
• Rapport 2.2 Styrking av den administrative staben (pdf)
• Rapport 2.3 Rutiner for mastersensur (pdf)
• Rapport 3.1 Administrative prosesser for fagstab undervisning (pdf)
• Rapport 4.1 Organisasjonskulturen ved IDI (pdf)
• Rapport 4.2 Mangel på sosiale arenaer og møteplasser på tvers av fagenheter og campus (pdf)

Oppsummering av tiltak

Tiltak som delrapportene beskriver er samlet og gitt en status samt ansvarlig person/personer for tiltaket, hvis dette foreligger.

Rapport 1.1 Fagenhetslederrollen

Rapport 2.1 Turnover i stab

Rapport 2.2 Styrking av den administrative staben

Rapport 2.3 Rutiner for mastersensur

Rapport 3.1 Administrative prosesser for fagstab undervisning

• Utarbeide semesterhjul og sjekkliste for emneansvarlig. Pågående utviklingsarbeid. Ansvarlig: Stab Studie.
• Tilfør administrativ ressurs for å avlaste i de svært store emnene. To fra Stab Studie er med i arbeidsgruppe for store grunnleggende emner. Gjennomført når?
• Etabler gode og effektive prosedyrer og systemer for begrunnelser, klager og fusk. Systemer og lovverk gir visse begrensninger. Kan gis som tilbakemelding via fakultetet til nivå 1. Ansvarlig: UU og Stab Studie.
• Gjennomgå og forenkle prosedyrer og systemer emneansvarlige må benytte. Systemer gir visse begrensninger. Kan gis som tilbakemelding via fakultetet til nivå 1. Ansvalig: Stab Studie og Kontorsjef.
• Gjennomgå emneporteføljen. Vurder sammenslåing og/eller nedleggelse av emner. Påbegynt. Ansvarlig: UU.
• Gjennomgå enkeltsystemer, i første omgang Inspera, med mål om forenkling. Systemer gir visse begrensninger. Kan gis som tilbakemelding via fakultetet til nivå 1. Ansvalig: Stab Studie og Kontorsjef.

Rapport 4.1 Organisasjonskulturen ved IDI

Rapport 4.2 Mangel på sosiale arenaer og møteplasser på tvers av fagenheter og campus