Ofte stilte spørsmål om rammeavtaler - Kunnskapsbasen
Ofte stilte spørsmål om rammeavtaler
Her kan du finne svaret på noen av de mest stilte spørsmålene om NTNUs rammeavtaler.
English version: Frequently asked questions about framework agreements
Innholdsfortegnelse [-]
Generelt om rammeavtaler
Hvorfor må vi ha rammeavtaler?
Når NTNU samlet sett bruker over kr. 100 000 på en vare eller tjeneste hvert år, utløser det et behov for å følge regelverket for offentlige anskaffelser.
I slike tilfeller kan vi enten ha rammeavtaler på vegne av hele NTNU, eller vi kan foreta enkeltanskaffelser hver gang det oppstår et behov for å kjøpe inn denne typen vare eller tjeneste. Siden dette vil kreve mye tid og ressurser, er inngåelse av rammeavtaler ofte den beste løsningen.
Det kan også være en økonomisk fordel for NTNU å inngå rammeavtaler. Vi er en stor organisasjon og kan ofte få gunstigere priser og fordeler gjennom rammeavtaler enn ved enkeltanskaffelser.
Noen av rammeavtalene vi har inngått til nå, gjelder for eksempel catering og møtemat, innkjøp av PC-er og PC-utstyr, blomster, leiebiler og kredittkort – for å nevne noe.
For en full oversikt over alle våre gjeldende avtaler, se NTNUs Avtalekatalog. (Alle ansatte har tilgang til Avtalekatalogen, men man må benytte NTNUs nettverk eller VPN for tilgang.)
Er jeg som NTNU-ansatt pliktig til å bruke rammeavtalene som er inngått?
Ja, som hovedregel.
Å gå utenom rammeavtaler er kun mulig i enkelte særtilfeller, og gjelder når leverandøren(e) vi har avtale med ikke kan levere det vi har behov for. I slike tilfeller må innkjøpet lyses ut i en egen konkurranse.
Dersom dette gjelder deg, skal varen eller tjenesten du har behov for – men som ikke kan leveres av eksisterende rammeavtaleleverandør - meldes inn gjennom kartleggingsskjemaet for anskaffelser i NTNU Hjelp. Forespørselen vil da bli behandlet videre av en anskaffelsesrådgiver i Økonomiavdelingen.
Hvorfor kan vi ikke ha mer enn en leverandør per rammeavtale?
Det kan vi, og i mange avtaler har vi flere leverandører på en og samme avtale.
Hvor mange leverandører som skal tilknyttes en avtale, er en vurdering som gjøres fra sak til sak. Det kommer blant annet an på omfanget av det som skal leveres og verdien på anskaffelsen.
Et eksempel på en rammeavtale med flere delkontrakter, er kjøp av overtidsmat, kaker og mat til møter eller konferanser. Vi har også tilsvarende avtaler med flere leverandører innen rådgivning, håndverkstjenester og hotellovernatting – for å nevne noe.
Utformingen av en rammeavtale er en vurdering Seksjon for anskaffelser og innkjøp vanligvis gjør i samarbeid med en brukergruppe satt sammen av NTNU-kollegaer med nødvendig faglig kunnskap om det vi skal anskaffe. Seksjonen sender i enkelte tilfeller også ut høringer til ledere, slik at de også kan komme med sine innspill.
Jeg har fått tilbud om en lavere pris på noe jeg har behov for å kjøpe, fra en annen leverandør enn NTNU har avtale med. Kan jeg da kjøpe fra den leverandøren som har lavest pris?
Nei. Dersom NTNU har en rammeavtale som dekker det du skal kjøpe, må denne benyttes.
Pris og kostnader er alltid en viktig faktor når NTNU inngår nye rammeavtaler, men som offentlig organisasjon må vi også sørge for at de anskaffelsene vi gjør er miljøvennlige og bærekraftige, samfunnsnyttige, etiske og at de bidrar til å forhindre arbeidslivskriminalitet.
Prisen på de enkelte varene og tjenestene er med andre ord viktig, men det er bare en del av totalbildet når vi vurderer de aktuelle leverandørene i en ny avtale.
Hvordan legger NTNU til rette for at også små leverandører kan være med å konkurrere i innkjøpene vi gjør?
En måte vi gjør det på, er å benytte flere delkontrakter i samme avtale. I stedet for én stor kontrakt, deles anskaffelsen inn i mindre deler slik at flere kan konkurrere.
I enkelte konkurranser har vi også valgt å minimum ta med et visst antall små- og mellomstore bedrifter (SMB). Målet med det er å gi flere SMB-er muligheter til å vinne konkurransen.
I andre avtaler ser vi at flere SMB-er har slått seg sammen og konkurrerer i fellesskap. I noen tilfeller kan de også være tilknyttet større selskap som underleverandører i NTNUs rammeavtaler.
Hvor lenge «varer» en rammeavtale?
Rammeavtaler kan ikke ha en varighet på mer enn fire år.
Avtalene som inngås ved NTNU er som regel på to år, med mulighet for forlengelse i to år.
Noen ganger blir rammeavtaler avsluttet før det har gått to år. Årsakene til det kan for eksempel være at vi har kjøpt mer gjennom avtalen enn vi antok da den ble inngått. I andre tilfeller kan behovet vårt ha endret seg, eller at leveransene vi får ikke er tilfredsstillende.
Hva gjør jeg dersom jeg ikke er fornøyd med en av leverandørene NTNU har en avtale med?
Dersom du ikke er fornøyd med enkeltoppdrag, anbefaler vi at du tar opp dette direkte med leverandøren. Prøv først å komme til enighet, og gi leverandøren en mulighet til å rette opp eventuelle feil.
Dersom det er snakk om vedvarende feil og mangler, ta kontakt med Økonomiavdelingen. Seksjon for anskaffelser og innkjøp ønsker gjerne tilbakemeldinger slik at dette kan tas opp med leverandøren underveis i avtalen. Seksjonen kan også bistå i reklamasjonssaker som det ikke er mulig å løse lokalt.
Når en rammeavtale er inngått, hva gjør jeg da med eksisterende avtaler som er inngått ved min enhet og som dekker det samme behovet?
Dersom dere har en konkret avtale hvor det er oppdrag som allerede er bestilt og godt i gang, skal denne fullføres med eksisterende leverandør. Generelle avtaler må sies opp.
Brukergrupper
Hva vil det si å være en del av en brukergruppe?
Når vi skal inngå nye rammeavtaler, har vi med oss en brukergruppe gjennom hele prosessen. Deres hovedoppgave er å bistå anskaffelsesrådgiver i Økonomiavdelingen med å utforme kravene vi skal stille til leverandøren, og i vurderingen av de ulike tilbudene som har kommet inn.
Brukergruppene er viktige for oss når det kommer til nye rammeavtaler. De ansatte som er med i disse bidrar med nødvendig faglig kompetanse, og deres innspill er med på å sikre at vi treffer rett når vi utformer avtalen, med hvilke krav som skal stilles og i vurderingen av de ulike leverandørene.
I gruppene er det vanligvis opp til fem deltakere, men det kan være så mange som seks til åtte dersom det er mange som melder seg.
Alle invitasjoner blir lagt ut i Innsida-kanalen Btb-informasjon. I noen tilfeller blir de også annonsert i andre kanaler på Innsida, avhengig av hva rammeavtalen gjelder og hvem den vil omfatte.
Hvor mye tid må man regne med å bruke som deltaker i en brukergruppe?
Det vil variere etter omfanget av anskaffelsen.
I alle avtaler vil det være en del møtevirksomhet, spesielt i oppstartsfasen når vi utarbeider hvilke krav som skal stilles til de aktuelle varene eller tjenestene og til leverandørene. Det vil også bli noen møter i evalueringsfasen etter at konkurransen er avsluttet.
Det kan samtidig være aktuelt med oppgaver underveis i prosessen, både i møter og utenom. Et eksempel på dette er kvalitetssjekk av dokumentene før de legges ut til offentlig kunngjøring.
Hver avtale vil med andre ord kunne medføre en del tidsbruk for de som deltar i brukergrupper. Vi ønsker likevel å oppfordre alle som har mulighet og faglig kunnskap om anskaffelsen til å delta når det skulle være aktuelt og når de har anledning. Deres bidrag vil være viktig for å sikre at NTNU får en god rammeavtale.
Gjennomføring av konkurranser
Hva er en mini-konkurranse?
I enkelte avtaler med flere leverandører kan det være lagt inn krav om at de skal konkurrere mot hverandre under visse forutsetninger. Det kan for eksempel være ved oppdrag over en viss verdi.
Hvor denne grensen går, vil variere fra avtale til avtale. På noen kan det være krav om mini-konkurranser ved oppdrag over for eksempel kr. 100 000 ekskl. mva., mens på andre kan dette gjelde oppdrag over kr 1,3 millioner ekskl. mva.
I de fleste avtalene som er inngått ved NTNU der det er flere leverandører, er vi forpliktet til å sikre at de får tilnærmet lik fordeling av oppdrag målt i kroner og ører. Det inkluderer derimot ikke kontrakter vunnet gjennom minikonkurranser. De holdes utenom denne fordelingen.
Min enhet skal kjøpe inn en vare eller tjeneste, og NTNU har en rammeavtale for dette. Beløpet vil derimot være over kr. 100 000 ekskl. mva. Må det da gjennomføres en mini-konkurranse først?
Nei. Kravet om mini-konkurranser gjelder kun i enkelte rammeavtaler. Dersom det gjelder avtalen dere skal bruke, vil dette komme tydelig frem på avtalens side i Avtalekatalogen.
Når NTNU har inngått en rammeavtale, gjelder ikke de vanlige beløpsgrensene for når et innkjøp må gjennomføres som en anskaffelse. Uten en rammeavtale må det for eksempel gjennomføres en konkurranse hver gang vi kjøper en vare eller tjeneste som NTNU samlet sett bruker over kr. 100 000 på hvert år. Det er også en forenklet anskaffelsesrutine som må følges for enkeltkjøp under kr. 100 000 og vi er lovpålagt å gjennomføre anskaffelser etter del I ved kjøp over 1,3 mill. kr.
Med en rammeavtale er det allerede gjennomført en konkurranse i markedet. Vi kan derfor gjennomføre bestillinger som vanlig med rammeavtaleleverandøren – uten at det er behov for å gjennomføre en ny konkurranse.
Varen vi har behov for å kjøpe dekkes av en rammeavtale, men verdien kommer trolig til å være mer enn kr. 1,3 millioner kroner. Betyr det at det må gjennomføres en egen konkurranse?
Nei.
Når NTNU har inngått en rammeavtale, gjelder ikke de vanlige beløpsgrensene for når et innkjøp må gjennomføres som en anskaffelse. Årsaken til det er at rammeavtalen er ferdigforhandlet på forhånd og at det allerede er gjennomført en konkurranse i markedet.
Bestilling gjennom rammeavtaler gjøres via bestillingsskjemaet på ntnu.no.
Se også
Kontakt
Dersom du har andre spørsmål om innkjøp eller rammeavtaler, ta kontakt med Økonomiavdelingen.