På denne siden finner du forklaringer på noe av ordene og uttrykkene du kanskje har hørt om i forbindelse med innføringen av nye økonomi- og lønnssystemer fra 1. januar 2023.

Behov til betaling (Btb)

Navnet på BOTT-prosessen som dekker innkjøp av varer og tjenester, leverandør- og katalogvedlikehold, fakturaer sendt til NTNU og varemottak.

Behovshaver kontrakt

Alle enhetene ved NTNU har kvalifiserte medarbeidere med BOTT-rollen «Behovshaver kontrakt». Gjennom et skjema legger de inn bestillinger på arbeidskontrakter i lønnssystemet. Det er de med rollen «Behovshaver kontrakt» som må vurdere hvilken kontraktstype de skal bruke.

Når bestillingen er sendt inn, går arbeidsflyten videre til den som har rollen «Koordinator kontrakt». De har blant annet som oppgave å opprette bestillingen og fullføre registreringen av arbeidskontrakten i henhold til gjeldende lover og regler.

BOTT ØL

BOTT ØL er navnet på innføringsprosjektet ved NTNU. BOTT står for Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim – mens ØL står for økonomi og lønn. Vi skal med andre ord få nye økonomi- og lønnssystemer, og dette er et samarbeidsprosjekt mellom universitetene i de fire byene.

De fire universitetene samarbeider også om et nytt, felles HR-system og en ny fellesløsning for identitets- og tilgangsstyring (IAM). Det samarbeides også om digital sikkerhet – og våren 2023 blir NTNU pilot for BOTT-prosjektet som omfatter saksbehandling og arkiv. NTNU Sak blir med andre ord det neste store prosjektet vi skal innføre.

Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)

Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) vil helt enkelt forklart si en leder som har fullmakt til å godkjenne kostnader på vegne av NTNU.

Det er øverste ledelse ved rektor, prorektorer, dekaner, viserektor og direktør for organisasjon og infrastruktur som har budsjettdisponeringsmyndighet, men de kan velge å delegere dette videre til andre.

Slik delegering skal være skriftlig og må spesifisere hvilke begrensninger som gjelder. Delegeringen meldes inn til Økonomiavdelingen, som oppdaterer oversikten over hvem som har BDM ved NTNU (i dokumentet som kalles fullmaktsregisteret).

DFØ

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) er leverandør av de nye systemene, som de har utviklet i samarbeid med universitetene i BOTT-samarbeidet.

DFØ-appen

Dette er lommeversjonen av Selvbetjeningsportalen. I DFØ-appen kan du enkelt sende inn reiseregning, registrere arbeidstid, søke om ferie, behandle fakturaer og mye mer.

Fordring til innbetaling (Fti)

BOTT-prosessen som dekker fakturaer som blir sendt av NTNU (utgående fakturaer), håndtering av innbetalinger til NTNU, massefakturering, oppfølging av forfalte krav og vedlikehold av kunderegister.

Innføringsleder

Alle fakultetene ved NTNU har en innføringsleder, mens det i Fellesadministrasjonen er tre innføringsledere som deler på dette ansvaret.

Deres oppgave er å være bindeleddet mellom prosjektet BOTT ØL og fakultetene/Fellesadministrasjonen. De planlegger og gjennomfører kommunikasjon, opplæring, tildeling av roller for de enkelte medarbeiderne og forbereder overgangen til nye systemer med lokal innføring av nye rutiner og prosesser.

Prosessansvarlig

Med innføringen av nye økonomi- og lønnssystemer følger det også med nye prosesser og rutiner. Etter 1. januar har vi mange kollegaer som har fått tildelt nye roller i henhold til det vi kaller «BOTT-standarden», som vil si at vi skal ha like roller, prosesser og rutiner som de andre universitetene i BOTT-samarbeidet.

Et eksempel på dette er de som bestiller varer og tjenester ved NTNU. Etter 1. januar har de fått rollene som anskaffelsesrådgivere, innkjøpere eller fagrekvirenter. Akkurat disse nye rollene hører til under prosessen «Behov til betaling», som dekker bestilling og mottak av varer og tjenester, registrering av nye leverandører og behandling av fakturaer som er sendt til NTNU.

Prosessansvarlige innen fagområder som for eksempel «Behov til betaling» har ansvaret for at BOTT-standardene for nye prosesser, rutiner og roller blir fulgt ved innføringen av de nye systemene ved NTNU. De er ansvarlige for kommunikasjon og brukermedvirkning innen sin prosess, samt de skal bidra i opplæringen og følge opp prosessen også etter overgangen 1. januar. Dette inkluderer blant annet kvalitetssikring, brukerstøtte og forbedringsarbeid.

Prosessrådgiver

Dette er en av de nye rollene vi har fått gjennom BOTT ØL. En prosessrådgivers rolle tilsvarer det vi ellers gjerne kaller superbrukere. De har tett kontakt med den prosessansvarlige i de ulike fagområdene, har fått tidlig opplæring i systemene, og vil bistå kollegaer innen samme fagfelt når vi har gått over til å bruke de nye systemene.

SAP

Dette er navnet på det nye lønnssystemet vi tar i bruk 1. januar. Dette er et såkalt «kjernesystem», som vil si at det inneholder all nødvendig informasjon om alle lønnsmottakere ved NTNU.

Selvbetjeningsportalen

Fra 1. januar blir dagens HR-portal erstattet av Selvbetjeningsportalen. Det er her du som ansatt kan sjekke og redigere dine personlige opplysninger, registrere arbeidstid, søke om ferie, permisjon, sende oppsigelse med mer. De mest brukte oppgavene (for eksempel sende inn reiseregning, registrere arbeidstid, søke om ferie o.l.) kan også registreres i DFØ-appen for de som ønsker det, slik at du ikke trenger å logge deg inn i Selvbetjeningsportalen hver dag.

Unit4

Dette er navnet på det nye økonomisystemet vi tar i bruk 1. januar. Tidligere har vi brukt flere systemer for å løse forskjellige oppgaver, for eksempel Maconomy for prosjektøkonomi og Basware for bestilling. Fra 1. januar blir de samlet i ett system. Unntaket er Bevisst, som fortsatt vil være det verktøyet vi bruker for virksomhetsstyring ved NTNU.

Økonomimodell

Fra 1. januar 2023 vil vi ha en ny økonomimodell ved NTNU. I helt korte trekk vil det si at måten det interne, økonomiske systemet vårt er bygd opp på vil bli annerledes.

Som ansatt ved NTNU vil du først og fremst merke overgangen til en ny økonomimodell når du skal bestille varer og tjenester. Ved bestilling skal du fra 1. januar 2023 bruke nytt åtte-sifret koststed og nytt ni-sifret delprosjektnummer når du fyller ut behovsskjemaet på ntnu.no. Dagens k-stednumre, prosjektnumre og analyse utgår.

Årsaken til dette er at den nye økonomimodellen fører at til at vi blant annet får en ny konteringsstreng. Denne brukes for å kunne plassere inntekter og kostnader på riktig aktivitet, prosjekt og enhet.