Et HR-system er en digital løsning som støtter HR-arbeidet – alt fra onboarding og medarbeideroppfølging til kompetanseutvikling og ressursstyring. Systemet skal gjøre hverdagen enklere for både HR-ansatte og ledere.

På denne siden finner du informasjon omarbeidet som gjøres for å bli klar til å motta nytt system.

Hovedside: Digitalisering ved NTNU

I dag har ikke NTNU et HR-system. Ledere og HR-medarbeidere ønsker seg et system som gir bedre støtte til HR-medarbeidere, ledere og ansatte – og som legger til rette for mer effektiv styring, administrasjon og strategisk arbeid. Slik at arbeidsprosesser bli like og mer forutsigbare.

Hvorfor HR-system?

Dagens arbeidsmetoder er manuelle og kan variere fra hvor på NTNU arbeidet gjøres. Prosjektarbeidet handler derfor ikke bare om å bytte ut gamle systemer – det handler om å gjøre HR-området smartere, mer effektivt og bedre tilpasset framtidens behov. Det nye systemet skal blant annet støtte

• mottak og oppfølging av medarbeidere
• karriere- og kompetanseutvikling
• bedre ressursstyring gjennom tilgjengelige data

Det nye systemet skal automatisere og forenkle mange av dagens mange manuelle HR-prosesser. Det betyr mindre tid brukt på rutineoppgaver – og mer tid til det som faktisk betyr noe: mennesker og utvikling.

Med datagrunnlag og mer presise prosesser, blir det enklere å ta gode beslutninger. Systemet skal også støtte opp under standardiserte og helhetlige rutiner på tvers av hele NTNU.

Kriterier til eventuell leverandør

NTNU har ingen preferanser knyttet til teknologen HR-systemet skal bygge på, men har noen krav til produsenten som skal levere systemet.

Leverandøren må ha

• inngående kunnskap om å levere HR-systemer til store organisasjoner
• lang erfaring fra å levere HR-systemer til store organisasjoner
• erfaring fra leveranser til offentlig sektor
• godt integrasjonsgrensesnitt både til interne systemer, og eksternt til offentlige aktører

Leverandøren må levere

• alle modulene vi trenger for å oppnå målbilde i løsningen
• en løsning basert på moderne arkitektur og teknologi
• en løsning med gode utviklingsmuligheter, og kunne vise til utviklingsplaner på sentrale områder som for eksempel KI

I tillegg må leverandør tilby modulbasert prising og gradvis utrulling av leveransen i delleveranser og beskrive hvilken kunnskap og erfaring de stiller med ved innføring og kunne samarbeide innenfor en nordisk kontekst.

Felles og standardiserte prosesser

En ambisjon er å få mer standardiserte HR-prosesser på tvers av NTNU. Ny mal for medarbeidersamtalen og enklere rutiner for registering av gjester er eksempler på arbeidsprosesser som på sikt vil bli mer standardiserte er to eksempler.

Innføringen av et HR-system vil antakelig gi gevinster både når det gjelder effektivisering, kvalitet og strategisk utvikling.

På effektivitetssiden handler det om å frigjøre kapasitet i organisasjonen gjennom mer strømlinjeformede prosesser, standardisering av arbeidsmåter, og økt bruk av automatisering og robotisering. Dette vil bidra til bedre arbeidsflyt og mer effektiv rapportering, noe som igjen gir ansatte og ledere mer tid og bedre verktøy til sine kjerneoppgaver.

Kvalitetsmessig vil det nye systemet legge til rette for forbedret datakvalitet, som gir et mer pålitelig grunnlag for beslutninger. Det vil støtte en mer datadrevet tilnærming til HR-arbeidet, samtidig som det legger til rette for tjenester som er bedre tilpasset brukernes behov. Kvaliteten på HR-tjenestene vil styrkes, og det vil bli enklere å ivareta krav til personvern, informasjonssikkerhet og tilgangskontroll. Dette er også viktig for NTNUs omdømme, som vil kunne styrkes gjennom profesjonell og trygg håndtering av blant annet personaldata.

På det strategiske nivået skal systemet bidra til å utvikle ansatte slik at de er best mulig rustet til å utføre universitetets samfunnsoppdrag – å skape kunnskap for en bedre verden.

Målbildet for systemet er tydelig definert. Det skal etableres en felles kilde for masterdata om ansatte, hvor data deles og er tilgjengelige på tvers av organisasjonen, med tydelig rolle- og tilgangsstyring. HR skal ha eierskap til disse dataene.

Systemet skal også støtte hele livssyklusen til ansatte – fra preboarding og onboarding til offboarding – og inkludere funksjonalitet for kompetansekartlegging, karriereplanlegging og medarbeiderdialog.

I tillegg skal det gi mulighet for analyser og strategisk personalplanlegging, både lokalt og sentralt, med data som er tilgjengelige og anvendbare for hele organisasjonen. HR vil eie denne innsikten, men forvaltningen skal skje i tett samarbeid med resten av virksomheten.

Tidsplan og fremdrift

Høsten 2025

• evaluering og valg av leverandør
• arbeid med implementeringsteam for å bli klar for å møte en leverandør
• informasjonsmøter og arbeidsmøter med HR-medarbeidere for å starte arbeidet med standardisering og likere arbeidsrutiner
• sette sammen HR-system slik at systemet blir den digitale støtten vi etterspør

2026

• tidligst oppstart av HR-system

Kontakt

Kontakt prosjektleder Hilde Marit Hauge hvis du har spørsmål eller innspill.

Ansvarlig for siden: Avdeling for utvikling og virksomhetsstyring