Her finner du som student informasjon om Mobility-Online, saksbehandlingssystemet for utveksling.

English version - Mobility-Online for Students

Temaside om utenlandsstudier | Sider merket med utenlandsstudier

Søknadsfrist for å søke utveksling i høstsemesteret 2024 er utsatt til 4. februar kl. 23:59

Pga en teknisk feil ble søknadsskjemaene i Mobility Online stengt natt til 1. februar. Dette er nå ordnet. Ordinær frist er utsatt til søndag 4. februar kl. 23:59. Dette gjelder ikke den tidligere fristen (20. januar) for utvalgte læresteder i Nord-Amerika og Asia.

Det er for tiden stor pågang i systemet, både av brukere innad ved NTNU og andre institusjoner som bruker platttformen. Dette fører til at noen brukere opplever problemer med å sende inn søknad. Vi anbefaler å prøve å sende inn søknad utenom vanlig arbeidstid, fortrinnsvis ut på kvelden.

Om nytt system

I våren 2023 innførte NTNU nytt saksbehandlingssystem for utveksling, Mobility-Online, og fra og med høsten 2023 behandles alle utreisende utvekslingssøknader gjennom dette systemet. NTNU piloterer systemet for sektoren, og endringer i systemet vil forekomme over tid. Brukere av systemet vil også motta en spørreundersøkelse som vi håper alle tar seg tid til å svare på. Tilbakemeldingene er en uvurderlig ressurs for oss og brukes bl.a. til å videreutvikle systemet og gjøre det enklere å bruke.

Hvordan fungerer det?

En av de store fordelene med Mobility-Online fremfor gammelt system er at studenter får større innsikt i gangen av behandlingen av søknadene deres. Studentene kan til enhver tid logge seg inn i systemet etter å ha sendt inn søknad og se hva som er status på søknaden. Med jevne mellomrom vil studenten også måtte utføre visse handlinger i systemet for at enhet for internasjonale relasjoner skal kunne viderebehandle søknaden. Derfor er det lurt å med jevne mellomrom logge seg inn og se om nye handlinger kreves. Dette kan for eksempel være å oppgi opplysninger, eller laste opp dokumentasjon.

1. Første steg i søknadsprosessen er å sende inn en søknad ved å fylle ut ett av skjemaene tilgjengelige på siden for søknad om utveksling. Hvis du er usikker på hvilket skjema som er aktuelt for deg, kontakt enhet for internasjonale relasjoner.
2. Etter at du har sendt inn søknad, vil du få tilsendt en personlig innloggingslenke til Mobility-Online på stud-mailen din hvor du kan se status på søknaden din, utføre nødvendige handlinger, trekke søknad, og evt redigere den (frem til, men ikke etter, søknadsfrist).
3. Søknaden din er nå opprettet, og vil behandles!

Ofte stilte spørsmål

• Jeg finner ikke lærestedet jeg vil søke meg til i søknadsskjemaet
  Dette kan skyldes følgende: NTNU har ikke en utvekslingsavtale med dette lærestedet for ditt programområde, eller avtalen ligger av ulike årsaker ikke i systemet. Kontakt enhet for internasjonale relasjoner hvis dette oppstår, så finner vi ut hvilken av disse det er. Hvis avtalen ikke ligger inne, kan vi legge den inn og gjøre lærestedet valgbart. En annen mulighet er at du ikke kvalifiserer deg for utveksling til det gitte lærestedet; utvekslingsavtalene kan inneholde betingelser som gradsnivå ved utreise, fortrinnsvis master eller bachelor. Merk at Mobility-Online filtrerer søknadsalternativ basert på studieprogrammet ditt og gradsnivå ved utreise - dette er årsaken til at mange alternativer "forsvinner" etter å velge studieprogram. Dersom vi ikke har passende avtaler for programmet, vises ikke lærestedet. Hvis det ikke er passende lærested i et helt land, forsvinner landet.
  
  Per 23.01 skal de fleste systemfeil som har skyld i at man ikke finner universitet i skjema, være fikset. Hvis du ikke har prøvd å finne lærestedet i søknadsskjema siden da, vennligst prøv igjen først før du sender henvendelse til enhet for internasjonale relasjoner.
  
  OBS: Det er IKKE en løsning å velge et annet studieprogram i søknaden. Dette kan medføre at lærestedet avviser fagplanen din og du må annulere oppholdet. Studenter som da har fått utbetalt Erasmus+ stipend, vil måtte betale dette tilbake i sin helhet.
  
  OBS 2: Dersom du reiser ut på breddeår, eller går et studieprogram med veivalg som fører til vesentlig forskjellige fordypninger (Eksempelvis lektor i realfag, som kan fordype seg i kjemi, matematikk, fysikk, IT eller biologi), svarer du "Yes" på "Are you taking a general study year abroad, or does your study branch into different areas of study?". Du vil da få muligheten til å velge alternativt studieområde lenger ned i søknadsskjema (Ordinær utveksling).

• Jeg får feilmelding når jeg forsøker å sende inn søknad
  Sjekk at stud-mailen din er skrevet rett: denne skal være på formen brukernavn@stud.ntnu.no. Det er denne adressen din personlige innloggingslenke sendes til, så hvis du har skrevet f.eks. brukernavn@ntnu.no (som ikke er en gyldig epostadresse), får systemet ikke sendt ut lenke og heller ikke opprettet søknaden din. I tillegg vil du heller ikke kunne sende inn ny søknad hvis du allerede har en søknad inne for samme utreisesemester. Du må i så fall redigere din eksisterende søknad, eller kontakte enhet for internasjonale relasjoner for å få gammel søknad slettet.

• Jeg får ikke til å endre søknaden/fylle ut informasjon som jeg blir bedt om.
  Før du kan redigere felt i søknaden, må du trykke på «Update»-knappen for å gå inn i redigeringsmodus. Du må så trykke på «Save changes» for å lagre endringene dine.

• Jeg får ikke lastet opp dokumenter.
  Noen dokumenter, som arrival/departure confirmation, vil du kun kunne laste opp etter at du har kommet til et gitt punkt i saksbehandlingen. Andre dokumenter vil kunne lastes opp til enhver tid, under workflow-kategorien "various documentation".

• Hvordan trekker jeg søknaden min?
  Alle søknader har en workflow-kategori som heter Cancellation Application. Dersom du ikke ser den, kan den være gjemt under Necesarry steps-kategorien. (Små forskjeller i grensesnitt kan forekomme). Merk at trekk av søknaden er irreversibelt.
  • Klikk på Cancel your application (1).
    
  • Huk av boksen for å bekrefte at du ønsker å trekke søknaden (2) og klikk på create/save changes (3).
    

Andre spørsmål/tilbakemeldinger? Ta kontakt med enhet for internasjonale relasjoner