Mobility-Online for studenter

Wikier

Her finner du som student informasjon om Mobility-Online, saksbehandlingssystemet for utveksling.

English version - Mobility-Online for Students

Temaside om utenlandsstudier | Sider merket med utenlandsstudier

Innholdsfortegnelse [-]

Om nytt system

I våren 2023 innførte NTNU nytt saksbehandlingssystem for utveksling, Mobility-Online, og fra og med høsten 2023 behandles alle utreisende utvekslingssøknader gjennom dette systemet. NTNU piloterer systemet for sektoren, og endringer i systemet vil forekomme over tid. Brukere av systemet vil også motta en spørreundersøkelse som vi håper alle tar seg tid til å svare på. Tilbakemeldingene er en uvurderlig ressurs for oss og brukes bl.a. til å videreutvikle systemet og gjøre det enklere å bruke.

Kurskatalog

Har du spørsmål rundt søknadsprosessen? Under finner du en katalog med enkelt fordøyelige nanokurs som går gjennom spesifikke tema. Mens Mobility-Online fortsatt er i en implementeringsfase, må noen endringer forventes over tid, men kursene under forsøkes holdt oppdatert.

Hvordan fungerer det?

En av de store fordelene med Mobility-Online fremfor gammelt system er at studenter får større innsikt i gangen av behandlingen av søknadene deres. Studentene kan til enhver tid logge seg inn i systemet etter å ha sendt inn søknad og se hva som er status på søknaden. Med jevne mellomrom vil studenten også måtte utføre visse handlinger i systemet for at enhet for internasjonale relasjoner skal kunne viderebehandle søknaden. Derfor er det lurt å med jevne mellomrom logge seg inn og se om nye handlinger kreves. Dette kan for eksempel være å oppgi opplysninger, eller laste opp dokumentasjon.

Første steg i søknadsprosessen er å sende inn en søknad ved å fylle ut ett av skjemaene tilgjengelige på siden for søknad om utveksling. Hvis du er usikker på hvilket skjema som er aktuelt for deg, kontakt enhet for internasjonale relasjoner.
Etter at du har sendt inn søknad, vil du få tilsendt en personlig innloggingslenke til Mobility-Online på stud-mailen din hvor du kan se status på søknaden din, utføre nødvendige handlinger, trekke søknad, og evt redigere den (frem til, men ikke etter, søknadsfrist).
Søknaden din er nå opprettet, og vil behandles!

Ofte stilte spørsmål

Jeg finner ikke lærestedet jeg vil søke meg til i søknadsskjemaet
Dette kan skyldes følgende: NTNU har ikke en utvekslingsavtale med dette lærestedet for ditt programområde, eller avtalen ligger av ulike årsaker ikke i systemet. Kontakt enhet for internasjonale relasjoner hvis dette oppstår, så finner vi ut hvilken av disse det er. Hvis avtalen ikke ligger inne, kan vi legge den inn og gjøre lærestedet valgbart. En annen mulighet er at du ikke kvalifiserer deg for utveksling til det gitte lærestedet; utvekslingsavtalene kan inneholde betingelser som gradsnivå ved utreise, fortrinnsvis master eller bachelor. Merk at Mobility-Online filtrerer søknadsalternativ basert på studieprogrammet ditt og gradsnivå ved utreise - dette er årsaken til at mange alternativer "forsvinner" etter å velge studieprogram. Dersom vi ikke har passende avtaler for programmet, vises ikke lærestedet. Hvis det ikke er passende lærested i et helt land, forsvinner landet.

OBS: Det er IKKE en løsning å velge et annet studieprogram i søknaden. Dette kan medføre at lærestedet avviser fagplanen din og du må annullere oppholdet. Studenter som da har fått utbetalt Erasmus+ stipend, vil måtte betale dette tilbake i sin helhet. Det vil også føre til rapporteringsfeil overfor Lånekassen hvis du oppgir et program du ikke har aktiv studierett for.

OBS 2: Dersom du reiser ut på breddeår, eller går et studieprogram med veivalg som fører til vesentlig forskjellige fordypninger (Eksempelvis lektor i realfag, som kan fordype seg i kjemi, matematikk, fysikk, IT eller biologi), svarer du "Yes" på "Are you taking a general study year abroad, or does your study branch into different areas of study?". Du vil da få muligheten til å velge alternativt studieområde lenger ned i søknadsskjema (Ordinær utveksling).

Jeg får feilmelding når jeg forsøker å sende inn søknad
Sjekk at stud-mailen din er skrevet rett: denne skal være på formen brukernavn@stud.ntnu.no. Det er denne adressen din personlige innloggingslenke sendes til, så hvis du har skrevet f.eks. brukernavn@ntnu.no (som ikke er en gyldig epostadresse), får systemet ikke sendt ut lenke og heller ikke opprettet søknaden din. I tillegg vil du heller ikke kunne sende inn ny søknad hvis du allerede har en søknad inne for samme utreisesemester. Du må i så fall redigere din eksisterende søknad, eller kontakte enhet for internasjonale relasjoner for å få gammel søknad slettet.

Enkelte brukere opplever at søknadskjemaet kræsjer når de huker av "Are you taking a general study year abroad" og legger inn "study area 2". Problemet er videresendt til programvareleverandør og avventer besvarelse. I mellomtiden ber vi studenter om å fylle ut skjemaet uten å huke av "Are you taking a general study year abroad" hvis det lar seg gjøre (du får opp alle alternativene dine uten å gjøre dette).

Jeg får ikke til å endre søknaden/fylle ut informasjon som jeg blir bedt om.
Før du kan redigere felt i søknaden, må du trykke på «Update»-knappen for å gå inn i redigeringsmodus. Du må så trykke på «Save changes» for å lagre endringene dine.

Jeg får ikke lastet opp dokumenter.
Noen dokumenter, som arrival/departure confirmation, vil du kun kunne laste opp etter at du har kommet til et gitt punkt i saksbehandlingen. Unntaket er opptaksbrev, som du kan laste opp til enhver tid under workflow-kategorien "Status Lånekasse".

Hvordan trekker jeg søknaden min?
Alle søknader har en workflow-kategori som heter Cancellation Application. Dersom du ikke ser den, kan den være gjemt under Necesarry steps-kategorien. (Små forskjeller i grensesnitt kan forekomme). Merk at trekk av søknaden er irreversibelt.
- Klikk på Cancel your application (1).
- Huk av boksen for å bekrefte at du ønsker å trekke søknaden (2) og klikk på create/save changes (3).