Medarbeiders dødsfall - Kunnskapsbasen
Medarbeiders dødsfall
På denne siden kan du lese om prosedyrer og rutiner ved NTNU når en medarbeider dør.
Se også Rutine ved students dødsfall
Les mer om avslutning av arbeidsforholdet
Når en medarbeider dør skal pårørende og kollegaer føle at de blir ivaretatt på best mulig måte i en vanskelig tid. Det er viktig at berørte parter får informasjonen de trenger til enhver tid.
Det er ønskelig at pårørende varsler arbeidsgiver så fort som mulig om dødsfallet, slik at NTNU kan melde fra om dødsdato til Statens pensjonskasse, og avslutte arbeidsforholdet. Det er Statens pensjonskasse som også er ansvarlig for eventuelle utbetalinger til pårørende.
Se etterlattebrev, medarbeiders bortgang | English version: Information to next of kin
Innhold
5. Kontakt
Leders oppgaver
- Leder mottar melding om dødsfallet, og søker hjelp fra HR-medarbeider til den videre prosessen.
- Leder informerer kollegaer og relevante samarbeidspartnere om dødsfallet. Den enkelte enhet vurderer selv om de har behov for å stenge for dagen.
HR-medarbeiders oppgaver
- HR-medarbeider melder lønnstjenesten og Statens pensjonskasse om dødsfallet.
- HR-medarbeider avslutter arbeidsforholdet, og har dialog med pårørende om avslutning av arbeidsforholdet, og hva som må gjøres i forbindelse med det.
- Når dato for lønnsstopp er satt registreres dødsfallet i lønnssystemet.
- Koble på kommunikasjonsressurs for utforming av budskap, oppdatering av nettsider etc. På TeamSite for Kommunikasjonsnettverket ligger hjelperessurser for dette under OneNote - beredskap.
Sjekkliste ved dødsfall
| Tid (hendelse) | Tiltak | Ansvarlig | Merknader |
|
Melding om dødsfall |
Informasjon på Innsida i enhetens meldingskanal (evt. også på epost) til berørte |
Leder |
Den enkelte enhet vurderer selv om de har behov for å stenge resten av dagen |
| Kondolansebukett |
Leder/HR |
Kan bestilles og sendes nærmeste pårørende | |
| Samlingsstund |
Leder/HR |
Vurdere bruk av prest eller lignende. Praktisk tilrettelegging: lokaler, lys, blomster, bilde og lignende. |
|
|
Foreløpig varsling på e-post til Sentral lønnstjeneste |
HR | Varsel om dødsdato, men lønn utbetales for en hel måned. | |
|
De første dagene etter dødsfallet |
Ta kontakt med familien for å høre når det blir begravelse/bisettelse evt. minnestund, slik at arbeidsgiver kan informere ansatte om tid og sted for evt. deltakelse. | Leder/HR | |
| Bestill krans/ bårebukett etter vanlig skikk. Sløyfe med en hilsen fra NTNU/enheten. | HR | ||
|
Avtale flagging til begravelsesdagen:
|
HR | Kontakt e-vaktmester | |
|
Informere kollegaer og andre berørte parter om:
|
Leder/HR | ||
|
Administrative rutiner:
|
HR | ||
| Informere eksterne aktører og eventuelle møtefora | Leder | ||
| Begravelses-/bisettelsesdagen | Nødvendig stenging under begravelsen/bisettelsen | Leder | |
| Deltagelse i begravelse/bisettelse etter pårørendes ønsker | Leder | ||
| Etter begravelsen/bisettelsen | Kontor og arbeidsplass ryddes | HR | Kontakt pårørende angående tilgang til avdødes PC. (IT-reglementet) |
|
Brev til pårørende Gjør avtale om:
|
HR |
Kilder og lovverk
NTNUs rutine for behandling av filer og e-post ved brukers dødsfall