Møteverktøy for å støtte arbeidet med styrer, råd, utvalg og møter.

Denne veiledningen er for deg som er medlem eller deltaker av et møterom. Se "Møteverktøy - for koordinator" for mer detaljert veiledning for administratorer og koordinatorer av rommet. 

Kort fortalt

1. På startsiden får du møteplan med oversikt over kommende og ferdige møter. Her finner du også medlemmer av rommet, kontaktperson og mandat. Klikk på ett møte for å komme til møtesiden. 
2. På møtesiden finner du saksliste/referat, saksvedlegg, tidsplan og deltakere. Her kan du også ta ut en PDF kopi av sakslisten og laste ned vedleggene hvis du ønsker det. 
3. En del møterom har en åpen webside hvor utvalgt innhold publiseres åpent for deling med ansatte, studenter og omverden. 

Hvordan får jeg tilgang?

• Hvert rom har en administrator - som oftest den som sender ut innkallinger, saksvedlegg og referater. 
• Det er administratoren som gir tilganger, og du skal da få en epost med lenke til rommet. 
• Kontakt din administrator hvis du mangler tilgang. 

Hvor finner jeg igjen lenken til rommet?

• Tips 1: Legg til lenken til rommet på dine personlige bokmerker på Innsida 
• Tips 2: Legg til lenken til rommet i nettleseren sine bokmerker - f.eks chrome

Hvordan deler jeg sakslisten,sakspapirer og referater med andre?

• Alternativ 1: Mange rom har en åpen webside hvor det publiseres utvalgt innhold fra det lukkede rommet. Det enkleste er derfor å dele lenken til den åpne nettsiden med andre - det krever ingen pålogging.  f.eks: https://o365addins.it.ntnu.no/RadUtvalg/Dekanmote
• Alternativ 2: Den som administrerer rommet kan gi flere lesetilgang til rommet selv om de ikke er formelle medlemmer av f.eks et utvalg. Kontakt din administrator for avklaring om dette er ønskelig. 
• Alternativ 3 (ikke anbefalt): Last ned saksliste/referat via PDF knappen og eventuelle vedlegg og del dem via .feks epost. 

Hvordan får jeg ut sakslisten/referat som PDF?

1. Klikk deg inn på riktig møte
2. Klikk på PDF knappen. Systemet genererer et øyebliksbilde av listen slik den fremstår akkurat da.
3. Åpne filen du har laget. Dette er avhengig av hvilken nettleser du bruker og dine innstillinger. 

Det er pr nå ikke en funksjon for å automatisk lage en samlePDF av saksliste og alle vedlegg i systemet. 

Hvordan lager jeg egne notater/kommentarer på sakslisten og vedleggene?

Det er pr nå ikke en funksjon for å notere egne notater/forberede seg til møtet  i systemet. Her er noen tips du kan prøve ut for å finne ut hva som passer deg. 

• Bruk NTNUs notatverktøy Onenote. Her kan du f.eks lage deg egne faner for hver møteserie du deltar fast i og på den måten samle dine egne notater til alle møter på en plass. 
  • Tips: Du kan legge til sakslisten som PDF i Onenote og skrive notater i margen. Bruk "sett inn" og "filutskrift". Velg deretter pdfen du vil sette inn på Onenotesiden. 
• Når du har lastet ned en PDF kopi kan du bruke en PDF leser/editor til å notere på PDFen. Her finnes det mange muligheter og apper alt etter hva du jobber på (pc, mac, ipad osv). 

Kontakt og hjelp

Orakel gir deg hjelp med møteverktøyet