Denne siden inneholder personvernerklæringen for det digitale verktøyet KASPER (Kvalitetsutvikling av studieprogram, portefølje, emner og revisjon).

Personvernerklæringen ble sist endret: 22.11.2023.

Kort om KASPER

KASPER (Kvalitetsutvikling av studieprogram, portefølje, emner og revisjon) er et digitalt verktøy som gjør det mulig å evaluere emner og studieprogram, revidere studieplaner samt søke om opprettelse og nedleggelse av studieprogram (porteføljesaker). Verktøyet er utviklet av NTNU i Microsoft SharePoint og Microsoft Teams.

Om denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan NTNU håndterer dine personopplysninger i KASPER. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data, utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

Formålet med behandling av personopplysninger i KASPER

Formålet med behandling av personopplysninger i KASPER er to-delt:

• Det ene er å gi deg som bruker tilgang til emner og studieprogram, slik at du kan delta i eller følge opp evaluering, revisjon og opprettelse/nedleggelse av studietilbud.
• Det andre er å dokumentere at studietilbud overholder krav til fagmiljø gitt i Studietilsynsforskriften §2-3.

Rettslig grunnlag

Personopplysningsloven og forskrift om personopplysninger gjelder for KASPER. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i KASPER for å gi deg tilgang er regulert i avtale mellom deg som ansatt og din arbeidsgiver.

Det rettslige grunnlaget for å registrere personopplysninger knyttet til studietilbudets fagmiljø er gitt i Studietilsynsforskriften §2-3, hjemlet i Lov om universitet og høyskoler (LOV-2005-04-01-15-§3-1).

Hvilke personopplysninger blir behandlet i KASPER og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Det finnes ingen sensitive personopplysninger i KASPER.

Tilgangsstyring

Du blir gitt tilgang til arbeidsflatene i KASPER ved å bli lagt til med navn, NTNU-e-postadresse eller NTNU-brukernavn. Disse opplysningene er hentet fra NTNUs database og slettes kun dersom de er uriktige.

Dokumentasjon av krav til studietilbudets fagmiljø

Dersom du bidrar aktivt i undervisning i emner i studieprogram kan du bli registrert som en del av studietilbudets fagmiljø i KASPER. Dette blir da registrert om deg:

• Navn
• Stillingskode (professor, dosent, førsteamanuensis, førstelektor, høyskolelektor, universitetslektor, høyskolelærer, postdoktor, stipendiat, annet)
• Ansettelsesforhold (fast, midlertidig, time)
• Hovedstilling ved NTNU (ja/nei)
• Relevant utdanningsfaglig kompetanse (inkludert digital kompetanse)
• For studier med praksiskrav: Antall år med erfaring fra praksisfeltet
• Andel av ditt faglige årsverk i studietilbudet (0,1-1,0)

Opplysningene oppdateres iht. NTNUs interne rutiner minimum hvert femte år. Les mer om retningslinjene for dokumentasjon av fagmiljø her

Automatisk saksbehandling

Personopplysningene dine vil ikke være gjenstand for automatisert saksbehandling eller profilering.

Utlevering av dine personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. NTNU kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig for å oppnå formålet med KASPER. Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS. Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

1. Andre ansatte ved NTNU
2. Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT) ved tilsyn

Sikkerheten rundt dine personopplysninger

NTNU gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i KASPER. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger.

Dine rettigheter

Fysiske personer som vi behandler personopplysninger om har rett på grunnleggende informasjon om NTNUs behandlinger av personopplysninger. Personvernforordningen pålegger NTNU å sørge for tilstrekkelig informasjon om våre behandlinger. Dersom du er registrert i en av NTNUs systemer har du rett på innsyn i dine egne opplysninger.

Informasjon om deg som er samlet inn til et bestemt formål, kan ikke brukes til andre formål uten ditt samtykke eller at det foreligger en annen lovlig grunn.

Dine personopplysninger skal være korrekte. Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg rettet. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg kontakte oss. Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Les mer om dine rettigheter.

Kontakt

Behandlingsansvarlig

NTNU er behandlingsansvarlig for personopplysninger i KASPER, jf. GDPR art. 4 nr. 7.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som omtalt i punktet ovenfor, kan du ta kontakt med oss via NTNU Hjelp. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

NTNU har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved NTNU kan nås via e-post: personvernombud@ntnu.no.

Tjenesteleverandør

NTNU er tjenesteleverandør av KASPER. Det vil si at det er NTNU som utvikler og forvalter KASPER, og at NTNU har det daglige ansvaret for driften av KASPER. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved NTNU tilgang til alle personopplysninger som er registrert i KASPER.