Steg-for-steg guide for saksbehandler

Studenter kan søke om å få godkjent utdanning de planlegger å ta i nær fremtid, som kan inngå i en grad ved NTNU. Her finner du informasjon om hvordan du saksbehandler en søknad om forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning.

Trinn 1: Kontroller om søknaden er komplett/fullstendig

• Søk opp studenten i FS og sjekk hvilket studieprogram emnene skal godkjennes i, og sjekk kull (FS - Student samlebilde).
  
  • Studenten må ha fullført minst 60 studiepoeng før utreise.
  • Videresend søknaden til korrekt fakultet/institutt om saken er feilfordelt.  
  • I hvilken del av programmet skal den eksterne utdanningen godkjennes? (obligatoriske emner/valgfrie emner/fellesemner etc.)
• Er all nødvendig dokumentasjon lagt ved søknaden, og er den gyldig?  
  
  • Er det lagt ved en pensumliste, emnebeskrivelse/ studieplan?
• Er søknaden er ufullstendig?
  
  • Be studenten om å ettersende oppklarende/ fullstendig informasjon og /eller dokumentasjon, slik at grunnlaget for saksbehandlingen blir tilstrekkelig. Sett en frist for ettersending.

 Trinn 2: Kontroller ekstern utdanning 

• Sjekk om lærestedet er akkreditert (*se forklaring under)
  
  • Læresteder som har samarbeidsavtaler med NTNU er akkreditert
• Vurder omfang og faglig innhold på emnene
  
  • NTNU er ifølge uhl. § 9-3 pålagt å se til at det ikke gis dobbel uttelling for samme faginnhold innenfor samme grad
  • Omregning av credits til studiepoeng - vær nøyaktig
  • Studenten kan ikke bruke samme emne i flere grader hvis den ene graden er opptaksgrunnlaget til den andre
• Sjekk nivå på emnene
  
  • I noen land/studiesteder kan vi ikke godkjenne 1. års emner (tilsvarer videregående nivå i Norge). Eksempelvis kan ikke emner på freshman-nivå i USA godkjennes som del av bachelorgrad i Norge. Sjekk GNAG-databasen ved NTNU
  • Normalt godkjenner vi ikke bacheloremner i en mastergrad
• Er det nye emner som ikke er vurdert tidligere, må saken til faglig vurdering
  
  • Forsikre deg om at faglærer har nødvendig informasjon for å kunne gjøre en faglig vurdering:
    • Hvilket studieprogram skal emnene godkjennes i, og hvilken del av programmet? Hvor langt har studenten kommet i utdanningen (hva er fullført/hva gjenstår)?
    • Omfang og nivå på emnene det søkes om
    • Emnebeskrivelse og pensum for emnene som skal godkjennes
    • Oppgi svarfrist (normalt 1 måned etter av søknaden ble mottatt)
  • Husk å arkivere den faglige vurderingen, dette er nødvendig i tilfelle det blir en klagesak/det danner presedens (*se forklaring under)
• Er det gjort lignende godkjenningssak tidligere?
  • Finnes det tidligere saker i Elements som skaper presedens? Henvis til saksnummer i vedtaksbrevet. Det er ikke nødvendig å gjøre en faglig vurdering på nytt.  

*Er et studiested akkreditert, er dette en forsikring på at skolen tilbyr studier med kvalitet godkjent som høyere utdanning i det landet hvor du skal ta utdanningen. NOKUT er ansvarlig for akkreditering i Norge.

*Presedens er en prinsipiell avgjørelse eller en praksis i offentlig forvaltning som kan danne mønster for senere lignende avgjørelser.

 Trinn 3: Skriv brev

• Tenk nøye gjennom hva som skal inngå i brevet: Faglig overlapp eller ikke? Eksisterer det tidligere saker med presedens? Vil godkjenning av emnene påvirke hvilke emner studenten bør/må ta senere i utdanningsløpet?
  • Annen informasjon som kan være viktig for saken, kan du opplyse om i et eget avsnitt med eksempelvis “Studieveiledning” som tittel
• Se brevmal for forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning, som kan tilpasses etter behov:
  • Forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning (bokmål)
  • Forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning (nynorsk)
  • Forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning (engelsk)

Trinn 4: Registrer i Mobility Online og FS

Merknaden om faglig godkjenning legges i Mobility Online av saksbehandler ved fakultet/institutt, og er et klarsignal til Enhet for internasjonale relasjoner om at de skal ferdigstille forhåndsgodkjenning av delstudier i utlandet i FS. Det er viktig at registreringen i Mobility Online gjøres så raskt som mulig etter at vedtaket er fattet.

Her finner du en beskrivelse av hva du skal registrere i FS: FS - Forhåndsgodkjenning av utdanning.

Kontakt

Bruk kontaktskjema i NTNU Hjelp eller send e-post til fshjelp@adm.ntnu.no hvis du har spørsmål til innholdet på denne siden.