Velkommen til Institutt for helsevitenskap i Ålesund sin ansattside. Her finner du nyttig informasjon og beskrivelser av instituttets interne rutiner.

Rutiner ved IHA

Bestillinger av varer og tjenester

NTNU har ulike rutiner for bestilling, alt etter hvilken type innkjøp det er snakk om. Det er ulike måter å betale for varen eller tjenesten på:

1. Faktura til NTNU
2. Refusjon, når man legger ut selv

Godkjenning fra leder: Alle innkjøp enten de gir en faktura eller refusjon i etterkant av utlegg, skal godkjennes av leder.

BTB-skjema skal brukes ved alle kjøp

Alle kjøp av varer og tjenester som gir en faktura NTNU skal betale, skal registreres i NTNUs bestillingssystem i forkant. Dette for at alle fakturaer skal ha påført et gyldig ref.nr. for å unngå feilsendte fakturaer og forsinkelser i ettertid. Slik går du fram:

1. Be om godkjennelse fra leder til å kjøpe en vare/tjeneste. Innkjøp til prosjekt med ekstern finansiering godkjennes av prosjektleder.

2. Meld inn behovet ved å fylle ut behovsskjema (BTB-skjema)

• Velg ditt fakultet/enhet: MH-fakultetet/IHA
• Fyll ut alle feltene i skjemaet, se illustrasjon
• Send inn skjema, og du vil motta en NTNU-hjelpsak

3. Skjemaet går til en fagrekvirent ved IHA som legger inn bestillingen

4. Bestillingen blir kontrollert av en innkjøper ved MH

5. Bestillingen godkjennes av leder ved IHA (kontorsjef)

6. Gi beskjed til fagrekvirent når bestillingen er mottatt. Gå inn i NTNU-hjelp saken og gi melding om at varen motatt.

Kategorier av varer og tjenester, aktuelle med lenke til innkjøpsavtale

• Bøker
• Blomster
• Gavekort
• Kaffi/te til maskinene. Poser for grut.
• Kontorrekvisita (evt kontorrekvisita som ikkje blir bestilt felles på campus)
• Servering via SiT: Kakebestilling ved åremål/nokon sluttar, Opprykksfeiring, Studentarrangement der IHA dekker servering, Møtemat, interne møte og møte med eksterne gjestar, disputaser.

Ved bestilling av mat og drikke, finner du en oversikt på SiT sine sider. Disse bestilingene skal også meldes via behovsskjemaet.

• Servering eksternt td restaurant i Ålesund
• Hotell/seminar/konferanser
• Arbeidstøy ansatte (Ahsell)
• Simuleringsenhet: Gass (Linde Gas), Ødegaard, Sykehusapotek
• IT-bestillingar
• Inventar
• Publisering Publisering via Universitetsbibliotekets avtalar skal ikkje på BTB,UB betalar. Publisering andre stader enn der UB har avtalar, må betalast av prosjektmidlar og bestillast via BTB)
• Oversettingstjenester og språkvask
• Undervisningsoppdrag (unntaksvis når faktura til foretak)
• Andre bestillingar (alle)

Refusjon av utlegg

Det er aktuelt med utlegg og refusjon i etterkant for mindre utlegg for kjøp av varer og tjenester. Også her skal kjøpet være godkjent av leder og innkjøpsavtaler skal benyttes.

Eksempler på mindre utlegg er: bøker, tjenestereiser, kurs- og konferanseavgifter. Disse kan betales av den enkelte og fås refundert via Selvbetjeningsportalen. Se også Innsida for informasjon om refusjon av personlige utlegg.

Andre innkjøp som ikke skjer via BTB-skjema:

• IT-bestillinger går per epost til Tor Magnus Hopland
• Databriller følger egen rutine.
• Reiser følger egen rutine. Se også Retningslinjer for reise