NTNU har to løsninger for innsikt. Denne siden omhandler DFØ Innsikt for HR og lønn, som er analyseverktøyet DFØ leverer til sine kunder av lønnssystemet SAP. Det andre analyseverktøyet er BEVISST - System for virksomhetsstyring.

For veiledning til hvordan du finner ulike rapporter og data om HR, se samlesiden HR-analyse

Innlogging

Logg inn på dfo.no

Du logger inn med Feide-bruker.

• HR-medarbeidere finner innsiktsløsningen under navnet «Fagbrukerinnsikt HR og lønn»
• Ledere finner innsiktsløsningen i Selvbetjeningsportalen, under fanen «Lederoppgaver» og «Lederinnsikt for HR og lønn»

Fagbrukerinnsikt og Lederinnsikt er i dag tilnærmet like, men unntak av hvordan man finner frem til løsningen.

Tilgang

Du bestiller tilganger i NTNU Hjelp-skjemaet Roller og tilganger i SAP

Tilgang gis til utvalgte HR-medarbeidere. Ledere har også tilgang til løsningen, men ikke stedfortredere.

For ledere heter verktøyet  «Lederinnsikt», men er identisk med «Innsikt for HR og lønn».  Leder har tilgang til ansatte i enheten hen er leder for. Tilgangen til rapportutvalget er lik for både ledere og fagbrukere, og du ser samme type informasjon på ansatte.

Nivået i organisasjonsstrukturen varierer mellom de ulike brukerne som har tilgang (f.eks. tilgang på fakultet/institutt/avdeling).

Opplæring og veiledning

Opplæring: DFØ har laget et grunnkurs i DFØ Innsikt som vi anbefaler at alle brukere gjennomfører. Kurset tar ca. 15-20 minutter, og vil gi deg et innblikk i grunnleggende funksjoner og navigering i løsningen.

Veiledning: På DFØ sine hjemmesider finnes det også brukerveiledning for DFØ Innsikt for HR og lønn, samt spørsmål og svar på en del vanlige spørsmål nyttet til DFØ Innsikt for HR og lønn.

Begreper i DFØ Innsikt for HR og lønn

NTNU har samlet noe mer informasjon om rapportløsningene, begreper i løsningene og organisasjonsstruktur og kontering på egne sider.

Dellønnsprosent: Brukes i Medarbeiderliste, Lønnsrapport. Dellønnsprosent=stillingsprosent.
Dellønnsprosent styrer utbetalingen og tilsvarer den prosent ansatte skal ha utbetalt av en heltidsstilling.

Tiltredelsesdato: Brukes i Medarbeiderliste, Tiltredelser.
Viser den ansattes tiltredelsesdato hos NTNU som virksomhet. Den oppdateres ikke ved stillingsendringer og viser dermed ikke den ansattes tiltredelsesdato for stilling.

Fratredelsesdato: Brukes i Medarbeiderliste, Fratredelser.
Det er verdt å merke seg at ikke alle midlertidige har sluttdato i dette feltet. Dette har sin årsak i hvordan automatiserte prosesser (Skjemaløsningene for arbeidsforhold) er satt opp. F.eks. vil timelønnede og månedskontrakter via TOA løsningen registreres med en sluttdato. Midlertidige arbeidsforhold som kommer inn via skjema for Nyansettelse blir ikke registrert med sluttdato i fratredelsesdato og har registrert sluttdato som et varsel. Denne sluttdatoen finnes i rapporten Terminovervåkning (IT0019).

VB-dato: Brukes i Fødselsdag og jubileum. Tiltredelsesdato ved NTNU.

Personalområde (PO) / Personaldelområde (PDO): Brukes i medarbeiderliste. Juridisk struktur.
Personalområde = NTNU. Personaldelområde er inndelt ut fra NTNU sine underenheter registrert i Brønnøysundregisteret.

Kostnadssted IT0001Brukes i medarbeiderliste.

Medarbeidergruppe (MG): Brukes i personalrapporter. Sier noe om ansettelsesforholdet (fast, midlertidig, åremål, ekstern mv.).

Medarbeiderundergruppe (MUG):Brukes i personalrapporter. Sier noe om lønnsforholdet (hovedlønnstabell, timelønn mv.).

Terminovervåkning (IT0019): Brukes i Terminovervåkning (IT0019)
En oversikt over registrerte hendelser/oppgaver som berører arbeidsforholdet. I SAP er Terminovervåkning et skjermbilde som holder oversikt over varslingsdatoer for tilfeller som krever oppfølging, f.eks. midlertidige stillinger, utløp permisjon o.l.

Utløp tidsbegr.anset: Brukes i Terminovervåkning (IT0019) Termintype som viser registrert sluttdato på midlertidig hovedstilling.

Utløp tidsbegr.509: Brukes i Terminovervåkning (IT0019). Termintype som viser registrert sluttdato på midlertidig tilleggsstilling.

Utdanning uten/med NUS: Brukes i Utdanning Uten er 3-sifret kode, NUS er 6-sifret kode og SSBs «norsk standard for utdanningsgruppering».

Organisasjons ID: Brukes i Organisasjonsrapport Nummer på organisasjonsenheten i SAP (løpenummer).

Stillings ID:Brukes i Organisasjonsrapport Nummer på stilling i SAP (løpenummer).
Ansatte har via sitt ansattnummer en tilknytning til dette nummeret som utgjør arbeidsforholdet. Noen samlestillinger for eksterne finnes f.eks. gjesteforelesere. Stillinger tilhører organisasjonsenhet.

Tariffavtale 71:Brukes i Lønnsrapport/ lønnsutvikling A-regulativ. I bruk frem t.o.m. april 2024.

Tariffavtale 71: Brukes i Lønnsrapport/ lønnsutvikling Overenskomstlønn

Tariffavtale 75: Brukes i Lønnsrapport/ lønnsutvikling Lønn etter avtale

Tariffavtale 76: Brukes i Lønnsrapport/ lønnsutvikling Unge arb/lærlinger

Kontakt

Send spørsmål til innsikt@hr-hms.ntnu.no, hvis du trenger hjelp med rapportene.

DFØ skriver at de jobber forløpende med å forbedre løsningen, men det har vist seg å kunne ta noe tid å få løst enkelte kjente feil og behov. Sentral HR/Tjenestesenteret ved NTNU kan melde inn feil og tilbakemeldinger til DFØ via kundesenter på nett og løfte behov og problemstillinger i BOTT-forvaltning.