På denne siden finner du informasjon om NTNUs nye avtaler for leie av eksterne kurs- og konferanselokaler.

English version: Ordering venues for courses and conferences

Hvis du trenger å leie kurs- eller konferanselokaler utenfor NTNUs campuser, ta kontakt med din lokale innkjøper eller fagrekvirent.

For bestilling, bruk skjemaet på denne siden.

Informasjon om avtalen

NTNU har en rammeavtale som dekker leie av eksterne kurs og konferanselokaler. Denne avtalen må benyttes dersom NTNUs ansatte ønsker å leie lokaler i Trondheim, Gjøvik, Ålesund eller i regionene rundt de tre campusbyene.

Dette er nytt i den nye avtalen, som trådte i kraft 6. januar 2025:

Forhåndsrangering av leverandører

Ved bestilling av kurs- og konferanselokaler med overnattingsmuligheter er hotellkjedene nå rangert. Innkjøper eller fagrekvirent må først undersøke om et av hotellene til den høyest rangerte hotellkjeden har ledig kapasitet på ønskede datoer. Hvis det er ledig, skal bestillingen gjøres der. Hvis ikke, går forespørselen videre til neste hotellkjede på listen.

Merk at selv om en hotellkjede har flere hoteller, holder det å sjekke om ett av de har ledig kapasitet. Hvis det foretrukne hotellet ikke er ledig, kan innkjøper gå videre til neste hotellkjede i rangeringen.

Hotellene er rangert basert på flere faktorer, blant annet:

• Pris
• Fasiliteter og service, for eksempel antall møterom og at de er tilrettelagt for flest mulig (universell utforming)
• Avbestillingsrutiner
• Hvor godt de ivaretar miljø/bærekraft i egen drift

Leverandørene i den nye avtalen er:

Trondheim

Gjøvik

Ålesund

Store konferanser med mer enn 300 deltakere

Det er inngått en egen delavtale for store arrangementer med over 300 deltakere i Trondheim. Ved bestilling må innkjøper først velge aktuelle leverandører basert på antall deltakere, stedets kapasitet og nødvendige fasiliteter.

Hvis flere leverandører er aktuelle, skal den leverandøren som er høyest rangert forespørres først. Dersom denne ikke er ledig, kan innkjøper gå videre til neste leverandør på listen.

Dette er leverandørene i den nye avtalen:

1. Scandic Lerkendal
2. Scandic Nideleven
3. Radisson Blu Royal Garden Hotel
4. Quality Hotel Panorama
5. Clarion Hotel & Congress Trondheim

Ingen mini-konkurranser

Det skal ikke lenger gjennomføres mini-konkurranser mellom leverandørene ved bestillinger over kr. 100.000. Det er ingen beløpsgrenser å ta hensyn til i de nye avtalene.

«Nisjeavtale» i Trondheim

For å legge bedre til rette for små- og mellomstore bedrifter, samt tilby et større utvalg av eksterne møtelokaler i Trondheim, er det inngått en egen avtale med flere «nisje-leverandører».

Disse tilbyr ulike møtepakker for hel- eller halvdagsmøter.

Avtalen er selvstendig og har ikke samme krav om rangering av leverandørene som i hotellavtalen. Det betyr at man fritt kan velge blant leverandørene det er inngått avtale med i «nisjeavtalen»:

1. Rockheim Panorama
2. Ringve Museum/Victoriasalen
3. Banksalen Konferanse, Selskap & Mat
4. DIGS
5. Sverresborg Museum/Borgstua
6. Trondheim Catering - Spektrum
7. Britannia Hotel
8. Tollbua
9. Studentersamfunnet

Merk at selv om man fritt kan velge blant leverandørene, er de likevel gitt en rangering gjennom tilbudskonkurransen. Leverandøren som er rangert som nummer 1, har fått den høyeste totalscoren på kriteriene pris, klima/miljø og fasiliteter/service.

Regionavtaler

Det er også inngått nye avtaler med kurs- og konferansesteder innen kjøreavstand (under tre timer) fra Trondheim, Gjøvik eller Ålesund. Disse er både i regionene rundt de tre campusbyene og i Sverige.

Det er nå bare én leverandør per område.

Som nisjeavtalen er også denne avtalen selvstendig, slik at dere fritt kan velge blant de leverandørene det er inngått avtale med:

Nær Trondheim

• Scandic Hell – Stjørdal
• Thon Partner Hotel Selbusjøen – Selbusjøen
• Scandic Rock City - Namsos
• Scandic Stiklestad - Stiklestad
• Ørland Kysthotell AS - Brekstad
• Quality Hotel Skifer - Oppdal
• Jegtvolden Fjordhotell - Inderøy
• Austkil gjestegård - Hegra
• Quality Hotel Grand - Steinkjer
• Røros Hotell - Røros
• Copperhill Mountain Lodge - Åre
• Hotell Frøya - Frøya
• Bårdshaug Herregård - Orkanger
• Valberg Slektsgård AS - Frosta
• Thon Partner Hotel Backlund – Levanger

Nær Ålesund

• Scandic Alexandra - Molde
• Quality Hotel Ulstein - Ulsteinvik
• Hotel Union Øye - Øye
• Storfjord Hotel - Glomset

Nær Gjøvik

• Scandic Oslo Airport - Gardermoen
• Scandic Hamar - Hamar
• Scandic Solli - Oslo
• Scandic Fornebu - Bærum
• Scandic Lillestrøm - Lillestrøm
• Scandic Valdres - Fagernes
• Scandic Lillehammer - Lillehammer
• Spidsbergseter Resort Rondane - Ringebu
• Herregården Hoel - Ringsaker

Kurs- og konferanser andre steder i landet

Dersom NTNU skal arrangere kurs- eller konferanser andre steder enn i Trondheim, Gjøvik, Ålesund eller i nærheten (under tre timers kjøretur), gjelder ikke de inngåtte avtalene.

• Dersom du har behov for å bestille kurs- og konferanselokaler andre steder i landet eller i utlandet, ta kontakt med innkjøper på din enhet.
  • Merk at hvis arrangementet skal holdes på et annet sted enn der vi har avtale, må dette begrunnes særskilt i bestillingen.
• Dersom arrangementet skal holdes på et sted som ikke dekkes av denne avtalen, og kostnaden er anslått å være over 100 000 kroner ekskl. mva, må det gjennomføres en egen konkurranse. Vær i tilfelle ute i god tid, da en anskaffelsesprosess kan ta flere måneder å fullføre. Ta kontakt med en anskaffelsesrådgiver gjennom dette skjemaet i NTNU Hjelp.

Kan møtet i stedet holdes internt?

Avtalene vi nå skal inngå om leie av kurs- og konferanselokaler må kun benyttes ved behov for eksterne lokaler i Trondheim, Gjøvik, Ålesund eller i regionene rundt campusbyene.

Undersøk gjerne først om NTNU kan tilby interne møtelokaler som kan passe for deres arrangement. I mange tilfeller har vi lokaler som er like godt egnet, men til en lavere pris.

Kontakt

Ved spørsmål om bestilling av eksterne kurs- og konferanselokaler, ta kontakt med deres lokale innkjøper.

For spørsmål om NTNUs rammeavtale eller nisjeavtalen i Trondheim, ta kontakt med Økonomiavdelingen på e-post kontakt@okavd.ntnu.no.