Ansattlister viser en oversikt over alle ansatte på en enhet. Veiledningen under gjelder ansattlister på ntnu.no og ntnu.edu, og er skrevet for NTNUs nettredaktører og lokal IT-støtte.

Hvem administrerer listene?

Listens sammensetning er dynamisk, men din lokale nettkontakt kan justere listens sammensetning når det gjelder enkelte midlertidige ansatte.

Listens sammensetning

Hvordan en person er registrert og tilknyttet i underliggende systemer avgjør om en person er automatisk synlig i ansattlisten for sin enhet.

Hvem er automatisk med på listene?

• Fast ansatte

Valgfritt - kan legges til manuelt

• Midlertidige ansatte som mottar fastlønn ved enheten
• Stipendiater finansiert og lønnet av NTNU
• Ph.d. studenter registrert i FS, så lenge enheten er studiets vertsenhet
• Vitenskapelig gjester fra Gjestetjensten ¹
• Tek/adm gjester fra Gjestetjensten ¹
• Professor emeritus fra Gjestetjensten ¹
• Pensjonister med en aktiv bruker og rolle lagt i Gjestetjensten ¹

Hvem er ikke med?

Disse blir ikke automatisk offentliggjort som en ansatte.

• Ansatte med en skjult identitet
• Bedømmelseskomite medlemmer
• Studenter med midlertidig oppdrag f.eks. Stud.ass./Aspiranter og Vit.ass. ¹
• Eksterne oppdragstakere ¹
• Innleide arbeidstakere ¹
• Eksamensvakt
• Sensor
• Personer som ikke mottar lønn fra NTNU
• Personer som får lønn fra andre institusjoner, f.eks NAV
• Personer som mangler en epostadresse

¹ Gjøre unntak for enkelt personer: Hvorvidt en person skal anses og presenteres som en arbeidstaker krever ofte en helhetsvurdering av rettigheter og plikter. Vertsenheter kan lett tilføye en ekstra rolle ved bruke av Gjestetjenesten for å gi en student eller ekstern oppdragstaker mer synlighet og tilgang enn de får automatisk. I gjestetjenesten bruk "Gjest - vitenskapelig", eller "Gjest - tek/admin" for å gjøre vedkommende valgbar i ansattlister og personlister. Selvfølgelig, dette resultere også i en offentlig "ansatt" profil og en del andre tilganger.

Fjerne noen fra ansattliste

Ansatte med fast lønn kan ikke skjules. Disse blir automatisk fjernet fra ansattlisten når sluttdato i lønnssystemet er passert. Ta kontakt med din HR-medarbeider hvis du vil kvalitetssikre sluttdatoen. Andre medlemer kan fjernes med å klikke "fjern".

Hvis ansatte mangler

Alle fast ansatte dukker automatisk opp i ansattlisten for sin enhet på startdatoen for stillingen i lønssystemet. Ta kontakt med din HR-medarbeider hvis noen mangler. Både sluttdato og startdato for stillingen er viktig i denne sammenheng.

Midlertidige arbeidstakere må legges til manuelt:

1. Fra nettsiden som viser ansattlisten klikk () i det blå feltet over widgeten og velg "Innstillinger".
2. Under "Ikke på lista", klikk på "Legg til"-lenken for hver person du vil ha med på lista.
3. Klikk "Lukk"-knappen når du er ferdig

Inkluder personer som ikke mottar lønn

Oppdragstakere som ikke mottar lønn fra NTNU dukker ikke opp i oversikten over dem som kan legges til ansattlistene for en enhet. Uten et arbeidsforhold, en organisasjon har ikke lovhjemmel for å presentere personopplysninger på nett uten samtykke.

Om en person skal betraktes, og presenteres som arbeidstaker ved NTNU krever ofte en helhetsvurdering av rettigheter og plikter, og ikke minst de tilganger som følger med. Enheter kan velge å gi ekstra tilgang til eksterne oppdragstakere med bruk av Gjestetjenesten. Kontakt din HR-medarbeider om dette.

Gjelder som oftest:

• Professor emeritus
• Gjesteforskere
• Ph.d. studenter uten stipend fra NTNU
• Andre medarbeidere uten fastlønn
• Personer som har to, eller flere arbeidsforhold ved NTNU

To arbeidsplasser

For ansatte som har to arbeidssteder ved NTNU, kan det være nødvendig med en ekstra registering i Gjestetjensten for arbeidsplass no.2. Kontakt din HR-medarbeider om dette. For en mindre gruppe vurder å bruke en "person-portlet" for å lage en manuell liste slik at du slipper en ekstra registreing i Gjestetjenesten.

Ansattliste for en enhet

Slik lager du en ansattliste for en institutt, et fakultet eller en avdeling:

1. Legg til "Ansattliste" widgeten til på enhetens nettside
2. Klikk på () i det blå feltet over widgeten → Velg "Innstillinger".
3. Under "Endre enhet som vises" velg enheten som skal vises → Lagre innstillinger
4. Dersom du vil legge til, eller fjerne enkeltpersoner gjør det.
5. Klikk på Lukk-knappen øverst til venstre når du er ferdig.

Oppdatere medlemskap i undergrupper

Slik kan du vedlikeholde medlemskap i en ansattliste for en undergruppe som eksisterer allerede. Det spiller ingen rolle hvilken nettside du initierte undergruppe endringer i fra så lenge du holder deg bort fra opsjonen: "Endre enhet som vises".

1. Klikk på () i det blå feltet over widgeten → Velg "Innstillinger".
2. Under "Redigere medlemskap for" velg undergruppen du vil vedlikeholde
3. Under "Tilgjengelig", klikk på "Legg til" for hver person du vil ha i undergruppen.
4. Klikk på "Lukk"-knappen når du er ferdig.

Opprette en undergruppe manuelt

Det kan være nyttig å synliggjøre undergrupper og faggrupper i ansattlisten. Dette må gjøres manuelt siden gruppenivå ikke er med i datagrunnlaget.

Slik oppretter du en undergruppe:

1. Kontrollpanel → Brukere → Brukere og organisasjoner → Fane: Organisasjoner
2. Søk etter din enhet. Tips: Bruk anførselsetegn rundt navnet
3. For gjeldende enhet klikk () → Legg til gruppe (ikke "Organisasjon"!)
4. Under Navn, du må skriv et unikt navn for undergruppen
   Det er lurt å bruke akronym f.eks.: Studieseksjonen (MF) eller Ledelse (IØT).
5. Under Type, velg "Gruppe" (aldri "Organization")
6. Klikk på "Lagre"-knappen.

Endre navn for en undergruppe

Slik endre du navn for en undergruppe som har blitt opprettet manuelt.

1. I Liferay velger du: Kontrollpanel → Brukere → Brukere og organisasjoner → Fane: Organisasjoner
2. Bruk søkefeletet til å søk etter navnet for din enhet. Bruk anførselsetegn rundt navnet dersom du ikke får treff.
3. For gjeldende enhet i resultatliste klikk () → Velg Rediger
4. Under Navn, endre det unike navn for undergruppen.
5. Klikk på "Lagre"-knappen (nederst).

Dersom en manuell gruppe ble opprettet som en "Organisasjon" og ikke en "gruppe" selv en systemadministrator vil ikke klare å endre navnet. I slike tilfeller du bør gi opp og opprette en ny gruppe. Følg innstruks Opprette en undergruppe manuelt (overfor).

Sette opp gruppens ansattliste

1. Opprette en ny side med en egnet URL f.eks. /enhet/ansatte/gruppenavn helst med /ansatte/ som ledd og som en underside
2. Legg til ansattliste portlet på siden.
3. Følg innstruks for Oppdatere medlemskap i undergrupper (ovenfor)