Wikier

Administrere tilganger

Administrasjon av tilganger for HR-medarbeidere og ledere.

Tilgang til NTNUs infrastruktur (lokaler, utstyr eller IT-systemer) gis på grunnlag av en arbeidsavtale eller en tilgangsavtale. Avtaler skal registreres som ansatt i SAP og ulønnede eller gjester i Gjestetjenesten og vil være overordnet styrende for tilganger til NTNUs systemer.

Mer om Gjestetjenesten og Arbeidsavtaler

Se også egen side for prosess og bestilling av IT-tilgang og/eller adgangskort

Ulønnede oppdragstakere (gjesteforeleser, sensor osv.) som har behov for tilgang til NTNU sin IT-infrastruktur (f.eks Blackboard eller Inspera) må få innvilget dette i en ledergodkjent Tilgangsavtale. Deretter opprettes de i Gjestetjenesten.

Studenter får automatisk standard student-tilgang basert på opptaksbrev/studierett, betalt semesteravgift og registrert studieforholdet i FS.

Phd-kandidater som ikke har arbeidsavtale, får automatisk tildelt ordinær studenttilgang gjennom registrert studieforholdet i FS. Dersom de innvilges arbeidsplass og/eller IT-tilgang utover vanlige studenttilgang, må de i tillegg inngå en Tilgangsavtale som registreres i Gjestetjenesten.

Nye phd-kandidater som ikke har/skal ha arbeidsavtale, må inngå en tilgangsavtale som registreres i Gjestetjenesten. Dette vil gi de tilganger før de formelt blir opptatt som phd-student og blir registrert i FS.

Registrere arbeidsforhold i Gjestetjenesten

Registrerte ansatt-/gjesteforhold i Gjestetjenesten for personalia, enhetstilknytning, stilling/rolle og tidsperiode overfor alle NTNUs IT-systemer. Gjesteforholdets tidsperiode i Gjestetjenesten er styrende for om brukerkontoen er aktiv eller ikke, hvilken enhet vedkommende tilhører og hvilken tilknytning vedkommende har ved enheten.

Arbeidstakere med arbeidsavtale skal registreres i SAP i henhold til arbeidsavtalen.

Gjester registreres i Gjestetjenesten med informasjon fra Tilgangsavtalen

Tilgangsavtaler skal registreres i Gjestetjenesten med ansattforholdkode etter type rolle:

  • Gjest – vitenskapelig, for eksempel: eks gjesteforeleser, ekstern studieveileder
  • Gjest – teknisk/administrativ, for eksempel eks: konsulent, innleid fra vikarbyrå
  • Emeritus
  • Pensjonist
  • Sensor

Det er viktig at man registreres med korrekt rolle, for rollen har betydning for videre tilgangsflyt (eksempelvis sensors videre flyt til å bli fagperson i FS). Husk å registrere både privat e-post og mobiltelefonnummer i Gjestetjenesten. Det sendes varsel om å aktivere brukerkontoen til den private e-posten. Om vedkommende befinner seg i utlandet og dermed ikke kan aktivere med bankID eller ved å møte opp på campus, må Orakeltjenesten sende et passord pr SMS. Les mer om denne rutinen på siden for Aktivere brukerkonto

Arbeidstakere som innvilges tilgang etter arbeidsforholdets utløp, skal inngå en tilgangsavtale for perioden de innvilges tilgang. Etter gjennomført lønnssluttmelding, kan tilgangsavtalen registreres i Gjestetjenesten og vil dermed «overta styringen» av tilgangens varighet. Tilganger via Gjestetjenesten kan gis for ett år i gangen og ny tilgangsavtale må lages for at tilgangen skal videreføres.