Wikier

Administrere tilganger

Administrasjon av tilganger for HR-medarbeidere og ledere.

Tilgang til NTNUs infrastruktur (lokaler, utstyr eller IT-systemer) gis på grunnlag av en arbeidsavtale eller en tilgangsavtale. Avtaler skal registreres som ansatt- eller gjesteforhold i Paga og vil være overordnet styrende for tilganger til NTNUs systemer.

Mer om Tilgangsavtale og Arbeidsavtaler

Se også egen side for prosess og bestilling av IT-tilgang og/eller adgangskort

Oppdragstakere (gjesteforeleser, sensor osv.) som har behov for tilgang til NTNU sin IT-infrastruktur (f.eks Blackboard eller Inspera) må få innvilget dette i en ledergodkjent Tilgangsavtale. HR legger informasjonen inn i Paga og oppretter et arbeidsforhold. Et unntak fra dette er emeriti-avtaler, som implisitt innebærer tilgang til NTNUs infrastruktur. 

Studenter får automatisk standard student-tilgang basert på opptaksbrev/studierett, betalt semesteravgift og registrert studieforholdet i FS.

Phd-kandidater som ikke har arbeidsavtale, får automatisk tildelt ordinær studenttilgang gjennom registrert studieforholdet i FS. Dersom de innvilges arbeidsplass og/eller IT-tilgang utover vanlige studenttilgang, må de i tillegg inngå en Tilgangsavtale som registreres i Paga.

Nye phd-kandidater som ikke har/skal ha arbeidsavtale, må inngå en tilgangsavtale som registreres i Paga. Dette vil gi de tilganger før de formelt blir opptatt som phd-student og blir registrert i FS.

Registrere arbeidsforhold i HR-portalen

Slik registrerer du vikarbyrå-ansatte i HR-portalen (pdf)

Registrerte ansatt-/gjesteforhold i HR-portalen Paga er autoritativ kilde for personalia, enhetstilknytning, stilling/rolle og tidsperiode overfor alle NTNUs IT-systemer. Ansatt-/gjesteforholdets tidsperiode i HR-portalen er styrende for om brukerkontoen er aktiv eller ikke, hvilken enhet vedkommende tilhører og hvilken rolle vedkommende har ved enheten (gruppe-/rolletilknytning).

Arbeidstakere med arbeidsavtale skal registreres i HR-portalen med ansattforholdkode F (fast), M (midlertidig), V (vikar), R (rekrutteringsstilling), SL (student-/læringsassistent) eller T (ansatt på timelønn) i henhold til arbeidsavtalen.

Utenlandske arbeidstakere (med arbeidsavtale) uten norsk F-nr (eller D-nr), registreres med ansattforholdkode PA (pre-registret ansatt) og reell startdato (tiltredelsesdato). Når vedkommende har fått norsk F-nr, bankkonto og skattekort, endres ansattforholdet fra PA til riktig ansattforholdkode (F, M, V, R, SL eller T). PA-registrerte arbeidstakere har ikke tilgang til PagaWeb.

Registrere i HR-portalen med informasjon fra Tilgangsavtalen

Tilgangsavtaler skal registreres i HR-portalen med ansattforholdkode etter type rolle: Gjest/gjesteforsker (G), emeritus (EM), Ekstern - konsulent (E) / vikar (E), sensor (S). Det er viktig at man registreres med korrekt rolle, for rollen har betydning for videre tilgangsflyt (eksempelvis sensors videre flyt til å bli fagperson i FS). Husk å registrere både privat e-post og mobiltelefonnummer i HR-portalen. Det sendes varsel om å aktivere brukerkontoen til den private e-posten. Om vedkommende befinner seg i utlandet og dermed ikke kan aktivere med bankID eller ved å møte opp på campus, må orakel sende et passord pr SMS. Les mer om denne rutinen på siden for Aktivere brukerkonto

Arbeidstakere som innvilges tilgang etter arbeidsforholdets utløp, skal inngå en tilgangsavtale for perioden de innvilges tilgang. Denne tilgangsavtalen kan ikke registreres i HR-portalen før lønnssluttmelding av arbeidstakerforholdet er gjennomført og IT-tilgangsadministrator må derfor varsles (Orakel kan hjelpe deg) om å registrere en manuell/tidsbegrenset (1,5 måned) tilknytning på personen i BAS (brukerdatabasen). Etter gjennomført lønnssluttmelding, kan tilgangsavtalen registreres i HR-portalen og vil dermed «overta styringen» av tilgangens varighet.