Begreper bruk innen prosjektøkonomi ved NTNU

Bidrag- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)

Prosjekter eller aktiviteter som ikke er fullfinansiert over NTNUs grunnbevilgning fra Kunnskapsdepartementet er definert som enten bidrags- eller oppdragsfinansiert aktivitet (BOA).

Bidragsfinansiert aktivitet

Prosjekter hvor NTNU henter støtte fra eksterne finansieringskilder, uten krav til leveranser (uten motytelse) ved avtale-/kontraktsinngåelse. NTNU kan bidra med egne midler, men det må i så fall framgå av budsjettet. NTNU kan ikke beregne seg fortjeneste av bidragsprosjekter.

Oppdragsfinansiert aktivitet

Prosjekter som NTNU utfører mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e), med krav til leveranser (med motytelse) ved avtale/kontraktsinngåelse. Oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader. Det skal beregnes minimum 5% fortjeneste på oppdragsprosjekter. NTNU skal dokumentere at alle kostnader er innberegnet i kontraktssummen.

Maconomy

NTNUs økonomistyringssystem for bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekt.

TDI-modellen

En nasjonal modell for å beregne indirekte kostnader og synliggjøre alle kostnader i et forskningsprosjekt.

Direkte kostnader

Kostnader som kan knyttes direkte til en aktivitet, tjeneste eller produkt, f.eks. lønn (den andelen av lønnen som defineres som direkte lønn), drift og leiested.

Indirekte kostnader

Kostnader som ikke kan knyttes direkte til en aktivitet, tjeneste eller produkt f.eks. sentrale fellestjenester som IT, bibliotek, fellesadministrasjon og lokal støtte som kontor, lokal ledelse og administrasjon. Disse kostnadene belastes andelsmessig prosjektet som et tillegg på lønnskostnader og blir beregnet automatisk i NTNUs budsjettmal.

Personalkostnader

Kostnader knyttet til lønn (direkte lønn og indirekte kostnader).

Driftskostnader

Driftskostnader er gjerne definert som kostnader prosjektet har som ikke er knyttet til lønnskostnader, men likevel er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Slike kan for eksempel være kostnader knyttet til reiser, overnattinger, bevertning, driftsmidler til stipendiater og postdoktorer, konferanse- og medlemsavgifter, og leiested.

Leiestedskostnader

Leiestedskostnader er en del av driftskostnadene i et prosjekt. Det gjelder laboratorier og annen infrastruktur, for eksempel større utstyrsenheter, som IE har definert som leiesteder og spesifisert priser for bruk. Leiestedkostnader dekker slik som avskrivning, husleie og vedlikeholdskostnader. Ta kontakt med prosjektøkonomen ved ditt institutt for en oversikt over enhetens ulike leiesteder og priser.

Prosjektbudsjett

Oversikt over alle forventede inntekter og utgifter for prosjektet i prosjektperioden (uavhengig av hvem som finansierer og hvor kostnadene oppstår). Budsjettet baseres på TDI-modellen og settes opp i en gitt budsjettmal i Excel (utviklet av NTNU).

Prosjektregnskap

Oversikt over alle bokførte inntekter og utgifter på prosjektet.

Ekstern finansiering

Ekstern finansiering er støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder til prosjekt ved NTNU. I bidragsprosjekt kan det være én eller flere som bidrar med den eksterne finansieringen.

I oppdragsprosjekt skal det kun skal være én finansieringskilde; oppdragsgiver.

Egenfinansiering

Egenfinansiering (ble før ofte kalt egenandel) er de kostnadene instituttet, fakultetet eller NTNU selv velger å dekke (eller sagt på en annen måte; de kostnadene andre finansieringskilder ikke dekker). Merk at i budsjettmalen er det viktig å ha et bevisst forhold til hvilken enhet som er vertsenhet. Som regel er dette instituttet, og da vil finansiering fra fakultet og/eller andre enheter ved NTNU bli betraktet som ekstern finansiering (dette for å isolert sett finne vertsinstituttets bidrag). Dette gjelder imidlertid kun i budsjettmalen og vil ikke bli betraktet på denne måten hos finansieringskilden som ser NTNU under ett.

Sjekkliste

Sjekkliste skal fylles ut, signeres og arkiveres i NTNUs arkivsystem (ePhorte), før du sender inn søknad. Instituttleder skal godkjenne prosjektet inklusive budsjett, prosjektøkonom skal kvalitetssikre budsjettet, og prosjektleder og -deltakere skal vurdere habilitet. Dette er også et krav i lovverket.

Merverdiavgiftsvurdering

Prosjektleder har ansvar for at prosjektøkonom fyller ut en merverdiavgiftsvurdering.

Avskrivinger

Noen investeringer kan føres til fradrag i regnskapet med en gang. Andre må «avskrives». Det betyr at kostnaden fradragsføres over flere år.