Anskaffelsesrådgiver er ansvarlig for å sette sammen konkurransedokumentene.  

1. Konkurransegrunnlag (mal i TendSign) ferdigstilles i samsvar med de beslutninger som er tatt i planleggingsfasen. 
2. For del III-anskaffelser skal det legges ut europeisk egenerklæringsskjema (ESPD). 
3. Kontrakter: 
   • NTNUs kontrakter og særskilte kontraktsvilkår legges ut. 
   • Det skal vises til Statens standardavtaler (SSA) med lenke.  
   • Norske standarder (NS-er) angis kun med navn. 
4. Kravspesifikasjon og bilag legges ut. 
5. Andre relevant dokumenter legges ut. 

Konkurransen og konkurransedokumentene gjøres tilgjengelige ved kunngjøring eller invitasjon.

Følgende krav til kunngjøring, invitasjon og minimumsfrister gjelder for de ulike konkurranseformene:

I særlige hastetilfeller er minimumfristene ved åpen anbudskonkurranse 15 dager og ved begrenset anbudskonkurranse 15+10 dager.

Under konkurransen skal kravet til likebehandling ivaretas. Det er derfor viktig at alle spørsmål og svar håndteres av anskaffelsesrådgiver.

Det anbefales at det er satt en frist for å stille spørsmål i konkurransegrunnlaget. 

1. Spørsmål skal anonymiseres før de svares ut. 
   • Fjern navn på leverandør og personer.
   • Sikre at spørsmålet ikke inneholder forretningshemmeligheter. 
2. Spørsmål skal svares ut skriftlig og offentlig i KGV. 
3. Spørsmål svares ut løpende. 
4. Spørsmål som kommer etter fristen, kan vurderes besvart hvis det er viktig for konkurransen.
5. Vurder om tilbudsfristen må forlenges når det gis svar sent i konkurransen.
   • I del I og del II vurderes tilstrekkelig tid.
   • Over EØS terskelverdi skal det sikres minimum 6 dager gjenstående tilbudsfrist.
6. I noen tilfeller vil spørsmål og svar kreve at det foretas endringer, rettelser eller suppleringer i konkurransegrunnlaget.  

I noen tilfeller kan det være behov for å foreta endringer, rettelser eller suppleringer til konkurransegrunnlaget.  

Det er kun tillatt å foreta endringer som ikke er vesentlige. Endringer i konkurranseform, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier, absolutte krav og sentrale kontraktsvilkår vil som regel ansees som vesentlige endringer som ikke er tillatt.  

Endringer, rettelser og suppleringer skal bidra til at det blir enklere for leverandører å forstå vårt behov.  

1. Mindre ubetydelige rettelser og suppleringer kan gis i spørsmål/svar eller som informasjonsmelding i KGV. 
2. Viktige endringer, rettelser og suppleringer tas inn i dokumentene. 
3. Ny versjon av dokumentene gjøres tilgjengelig i KGV.
4. Ved ny versjon av dokumenter, skal det legges ut informasjonsmelding i KGV. 

Er det behov for vesentlige endringer i kunngjorte konkurranser må disse avlyses og kunngjøres på nytt.  

Innhold kommer.

Innhold kommer.

Innhold kommer.

Når det er grunnlag for å avvise en leverandør eller et tilbud skal dette gjøres med en skriftlig begrunnelse for avvisningen. 

Ved avvisning av tilbud kan det komme klager på beslutningen. Les mer om dette i steget Innsyn og klager.

1. Tilbudene evalueres etter de tildelingskriteriene som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. 
2. Det er ikke tillatt å legge vekt på andre forhold enn de som framkommer av tildelingskriteriene. 
3. Valg av leverandør gjøres på bakgrunn av beste tilbud ut fra evalueringen. 
4. Leverandørene skal gis beskjed om valg av leverandør med begrunnelse samtidig. 
5. Begrunnelsen skal inneholde:  
   • Navn på valgte leverandør. 
   • Redegjørelse av valgte tilbuds egenskaper og fordeler opp mot tildelingskriteriene. 
   • Rangering av tilbud, og eventuelt poengtabell. 
   • Informasjon om eventuell karensperiode. 
6. Krav til karensperiode:  
   • Valgfritt for minikonkurranse, dynamisk innkjøpsordning og del I-anskaffelser.
   • For del II-anskaffelser (over nasjonal terskelverdi) gis en rimelig karensperiode  
   • For anskaffelser over EØS-terskelverdi minimum 10 hele kalender dager, regnet fra dagen etter tildeling.
   • Når det kun er en leverandør som har gitt tilbud er det ikke krav til karensperiode.
   • Etter valg av leverandør kan det komme klager og krav om innsyn.

For alle anskaffelser over kr. 100.000 ekskl. mva., minikonkurranser og konkurranser på dynamiske innkjøpsordninger (DPS), skal det skrives anskaffelsesprotokoll.  

NTNU har utarbeidet maler for anskaffelsesprotokoll basert på de ulike delene av forskriften, som ivaretar kravene til informasjon om konkurransegjennomføring og viktige beslutninger. Malene er tilgjengelige i konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV).  

Kravet til anskaffelsesprotokoll gjelder også for anskaffelser som er foretatt uten konkurranse. Dersom disse anskaffelsene ikke er registret i KGV skal det benyttes en generell anskaffelsesprotokoll.  

For anskaffelser over EØS-terskelverdi og DPS, er det krav til kunngjøring av konkurranseresultat innen 30 dager etter tildeling.  

Alle anskaffelsesprosesser skal avsluttes i KGV, og all følgende dokumentasjon skal arkiveres: 

• Konkurransedokumenter 
• Spørsmål og svar 
• Tilbud 
• Avklaringer/forhandling 
• Avisninger 
• Evaluering 
• Protokoll 
• Kontrakt