Som saksbehandler må du ofte gjøre faglige vurderinger i en sak, og det er tydelige lovkrav du må forholde deg til. I denne delen av opplæringen vil du lære om:

• Hva prinsippet om likebehandling er, og hvordan du kan anvende dette i saksbehandling
• Hvordan du best kan reflektere over egen kunnskap om anvendelse lovverket

Se også vedleggene som ble brukt når kurset ble holdt fysisk, for HR-området og Studieområdet, som PowerPoint-presentasjoner.

Er saken tilstrekkelig opplyst?

For å sikre en forsvarlig saksbehandling er det viktig å sørge for å samle informasjon som er relevant for saken. I forvaltningsloven § 17 heter det at «Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes». Dette skal sikre en grundig og nøytral saksutredning. Du som saksbehandler må vurdere om informasjonen som er dokumentert er tilstrekkelig grunnlag for å fatte vedtak.

I mange av NTNUs saksprosesser er det tydelige føringer for hvilken informasjon som skal ligge til grunn for et vedtak. Dette gjelder for eksempel for saksprosesser der det foreligger standardiserte søknadsskjema som angir hvilken dokumentasjon søker må legge ved. I andre saker vil det være opp til saksbehandler å vurdere hvilken informasjon som er nødvendig. Ved å sikre at vi henter inn grundig og relevant informasjon i de saker vi behandler bidrar vi til god rettssikkerhet, tillit til behandlingen, færre klager og en effektiv saksbehandling.

Er likebehandlingsprinsippet fulgt?

Likebehandlingsprinsippet sier at like saker skal behandles likt. Dette betyr at alle saker må behandles upartisk, objektivt og nøytralt. Samtidig er det slik at saker som framstår like, kan være forskjellige. Detaljene i hver enkelt sak vil være førende for det skjønnsmessige handlingsrommet. Det er du som saksbehandler som må vurdere hvorvidt saker er like, eller om det eksisterer detaljer som krever ulik behandling.

Brudd på likhetsprinsippet kan føre til at et vedtak blir kjent ugyldig.

Unntak

Eksempler på unntak fra likestillingsprinsippet kan være positiv særbehandling i ansettelsessaker, avtalen om inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) eller fortrinnsrett i ansettelsessaker. Hvis man ønsker å fremme likestilling i en ansettelsesprosess har arbeidsgiver anledning til å benytte seg av positiv særbehandling. Hvis en søker tilhører en gruppe som er underrepresentert på arbeidsplassen har arbeidsgiver lov til å ansette en person som har dårligere utgangsposisjon enn andre, så fremt personen er kvalifisert for stillingen.

IA-avtalen er et eksempel på hvor søkere med behov for tilrettelegging oppgir dette slik at arbeidsgiver kan inkludere dem i førstegangsintervju. Et annet eksempel på lovlig forskjellsbehandling er fortrinnsrett i ansettelsessaker. I saker hvor en kvalifisert søker har fortrinnsrett må arbeidsgiver prioritere søkeren foran andre like kvalifiserte kandidater. Arbeidsgiver har med andre ord grunnlag til å behandle søkeren annerledes enn de andre søkerne, i henhold til Statens personalhåndbok og statsansatteloven.

Kan saksbehandlingstiden overholdes?

Forvaltningsloven § 11 a fastslår at «Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold.». Videre spesifiseres det at det i saker som gjelder enkeltvedtak skal gis foreløpig svar i løpet av én måned etter at henvendelsen er mottatt. Det foreløpige svaret skal gis så raskt som mulig, og angi tidspunkt for når svar kan forventes. I tillegg må det foreløpige svaret inneholde en begrunnelse for hvorfor henvendelsen ikke kan besvares tidligere.

Er dokumentet arkivverdig?

I arkivlovens § 6 fastslås det at «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.» Som saksbehandler må du vurdere arkivverdigheten for inngående og utgående dokumenter, samt interne notater. Hvis svaret er Ja på ett eller flere av disse spørsmålene, skal dokumentet arkiveres:

• Skal det saksbehandles, eller har det vært saksbehandlet?
• Kan dokumentet – brev, epost, SMS, o.l. – være dokumentasjon i en mulig klagesak eller tvist?
• Danner dokumentet grunnlag for et vedtak?

Det er viktig at vi tar sikkert vare på dokumenter innad i organisasjonen fordi:

• Det ivaretar rettsikkerheten til den enkelte
• Vedtak gjort av NTNU er juridisk bindene, og kan klages på – også lenge etter at de er fattet
• Arkiverte saker er en kilde til nåværende praksis og presedens, og bidrar til likebehandling
• Offentligheten har en berettiget interesse av hva NTNU gjør
• Historiske arkiv ivaretar NTNUs historie, også på detaljnivå

Diskusjonsoppgaver

Oppgavene handler om anvendelse av vurderinger i studiesaker og personalsaker. Diskuter gjerne med én eller flere kollegaer.

Studiesak – Forhåndsgodkjenning

En student søker forhåndsgodkjenning for delstudier i Tyskland. Studenten har kun 15 studiepoeng med valgfrie emner i graden sin. En bekjent av studenten på samme program fikk godkjent et semester ved samme lærested for to år siden.

NTNU har et uttalt mål om at flere studenter skal reise på utveksling, og at studieprogrammene skal legge til rette for dette. Studenten har ikke lyktes i å finne emner ved lærestedet som tilsvarer obligatoriske emner i graden. Studieprogramleder som har ansvar for den faglige vurderingen i saken er ny og har ikke godkjent emnene. Universitet- og høyskoleloven § 3-5 (1) skal legges til grunn for vurderingen og instituttet er i en vanskelig økonomisk situasjon og trenger studieproduksjon.

• Hvordan går du som saksbehandler fram for å løse saken?
• Hvordan anvender du veiledningsplikten i saken?
• Hvilke vurderinger gjør du i anvendelse av likebehandlingsprinsippet?

HR-sak – Vurderinger underveis i ansettelsesprosessen

Du er saksbehandler for rekruttering av ny toppleder ved NTNU. Tre søkere har bedt om å bli unntatt offentlig søkerliste. Den første sitter i lederstilling ved NTNU i dag og begrunner unntak med ønske om å unngå unødvendig uro internt; den andre sitter i lederstilling ved Universitetet i Stavanger og ber om unntak med samme begrunnelse; og den tredje er i dag forskningsleder ved SINTEF og begrunner søknad om unntak med bakgrunn i økonomiske konsekvenser for prosjektet hen leder.

• Hvordan kan du sikre likebehandling av søkerne og hvordan håndterer du eventuell skjerming av søkere, dokumenter og saksprosess?