Når vedtak skal fattes er det mye du som saksbehandler må tenke igjennom og forholde deg til. I denne delen av opplæringen vil du lære om:

• Forskjellen mellom enkeltvedtak og andre vedtak
• Hva et vedtak skal inneholde
• Hvordan skrive et vedtak
• Forskjellen på vedtak som er åpent og skjermet
• Når er saken tilstrekkelig opplyst til at vedtak kan fattes

Refleksjonsoppgaver – Diskuter gjerne med én eller flere kollegaer

• Hvilke vedtak påvirker deg i din arbeidshverdag?
• Hvilke enkeltvedtak fatter du i ditt arbeid?

Se også vedleggene som ble brukt når kurset ble holdt fysisk, for HR-området og Studieområdet, som PowerPoint-presentasjoner.

Ulike typer vedtak

Etter forvaltningslovens § 2 defineres et enkeltvedtak som «et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer», altså en avgjørelse som fattes av den enkelte enheten gjennom deg som saksbehandler, og som omhandler rettigheter eller plikter til én eller flere bestemte personer. Et vedtak defineres som «en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer». Ved NTNU kan det være en avgjørelse som blir fattet av styre, råd eller utvalg som påvirker ulike deler av virksomheten av NTNU.

Eksempler på enkeltvedtak:

• Ansettelse, forlengelse, permisjon, forskningstermin, oppsigelse
• IA-tiltak
• Opptak, godkjenning av utdanning
• Sensur, tap av studierett, ikke bestått praksis

Eksempler på vedtak:

• Mandat for prosjekt eller enhet
• Campusprosjektet og arealkonsept
• Strategisk personalplan
• Budsjett
• Årsplan
• Innstilling i en høringssak

Formulering av vedtak

Når det treffes en avgjørelse i det offentlige skal det foreligge en endelig, skriftlig avgjørelse, ikke et utkast eller forslag. Begrunnelsen for vedtak skal formidles når det er avgjort, og den skal vise til de regler nevne de faktiske forhold vedtaket bygger på – dette følger av forvaltningslovens § 23, 24, 25 og 27. Altså må følgende inkluderes:

• Hvilke faktiske opplysninger vedtaket bygger på
• Hvem vedtaket angår
• Hva saken gjelder
• Konklusjonen, om det er vedtatt eller avslått
• Begrunnelsen, som viser til
  • reglene vedtaket er bygget på,
  • hvordan loven har blitt tolket og anvendt i den konkrete saken,
  • og hvilke momenter som har hatt betydning for avgjørelsen ved eventuell skjønnsutøvelse.
• Informasjon om
  • klagerett – klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte for å fremsette klage,
  • rett til innsyn i sakens dokumenter etter forvaltningslovens § 18 og 19,
  • og rett til å be be om utsettelse av iverksettelse av vedtaket, dersom det er aktuelt, etter forvaltningslovens § 42.

Du må begrunne enkeltvedtakene så godt at brukeren og klageinstansen forstår vurderingen din, og at du som saksbehandler i etterkant kan forklare utfallet av saken ut ifra det som står i begrunnelsen. Saksbehandler bør også ha et bevisst forhold til klarspråk. Vedtak bør formuleres på en måte som gjør det lett for mottakeren å forstå innholdet. Se Den gylne pennen – et e-læringskurs i klarspråk på DFØs Læringsplattform om dette.

Formidling og offentliggjøring av vedtak

Som utgangspunkt skal alle vedtak som fattes ved NTNU være offentlig tilgjengelig. Tittelen på alle journalførte brev publiseres i NTNUs offentlige journal. Innsyn i hele dokumenter gis ved forespørsel, dersom dokumentene ikke inneholder opplysninger som er unntatt offentlighet. Det er derfor viktig at du som saksbehandler gjør en vurdering av både tittel og innhold. Tittel skal være forklarende men ikke avslørende. Dersom dokumentet inneholder sensitiv informasjon, må det skjermes. Denne informasjonen finner du i registreringsrutinen på i NTNUs arkivplan.

Når er en sak tilstrekkelig opplyst?

For å kunne fatte et vedtak, må saken være tilstrekkelig opplyst. I forvaltningsloven § 17 heter det at «Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes». Dette skal sikre en grundig og nøytral saksutredning. Du som saksbehandler må vurdere om informasjonen som er dokumentert er tilstrekkelig grunnlag for å fatte vedtak.

I mange av NTNUs saksprosesser er det tydelige føringer for hvilken informasjon som skal ligge til grunn for et vedtak. Dette gjelder for eksempel for saksprosesser der det foreligger standardiserte søknadsskjema som angir hvilken dokumentasjon søker må legge ved. Ved å sikre at vi henter inn grundig og relevant informasjon i de saker vi behandler bidrar vi til god rettssikkerhet, tillit til behandlingen, færre klager og en effektiv saksbehandling.

Diskusjonsoppgaver

Studiesak – Saksbehandling av søknad om geografisk særplass i praksis

Du saksbehandler søknader om geografisk særplass i praksis ved en av NTNUs profesjonsutdanninger. Fakultetet har utarbeidet en retningslinje, ut fra et dekanvedtak, for tildeling av geografisk særplass som du legger til grunn i saksbehandlingen. Retningslinjen lister opp, i prioritert rekkefølge, hvilke forhold som kan gi grunnlag for innvilgelse av særplass. Videre sier retningslinjen at tildeling av geografisk særplass forutsetter at det finnes et tilstrekkelig antall tilgjengelige praksisplasser på det aktuelle stedet i praksisperioden.

• Bør vedtaksbrevet gi informasjon om hvilket av punktene i retningslinjen søknaden er innvilget på grunnlag av, eller er det tilstrekkelig å henvise til retningslinjen som sådan? Hvorfor / hvorfor ikke?
• Bør vedtaksbrevet gjengi detaljer fra søkers begrunnelse/argumentasjon? Hva taler for/mot dette?

For den aktuelle praksisperioden klarer man ikke å skaffe nok praksisplasser på riktig sted til å dekke alle særplass-søknadene som faller inn under retningslinjens kriterier.

• Hvordan bør vedtaksbrevene utformes for å ivareta likebehandlingsprinsippet i denne situasjonen?
• Hvilke rettigheter er det relevant å informere om i disse vedtaksbrevene?

HR-sak – Kvalitetssikring av saksopplysninger

Rådgivende gruppe i ansettelsessaken har levert sin anbefaling til innstilling. Som saksbehandler har du plikt å kvalitetssikre at rådgivende gruppe har ivaretatt oppdraget med å opplyse saken tilstrekkelig slik at ansettelsesrådet- eller -utvalget kan fatte endelig vedtak om ansettelse.

• Er vurderingene og konklusjonen til det rådgivende organet tilstrekkelig opplyst i samsvar med utlysningstekst?
• Hvilke vurderinger gjør du?
• Hvordan ferdigstiller du dokumentene i saken og ivaretar kravene om arkivering?