Oversikt over ansvars- og rollebeskrivelser for ansatte med roller i prosjektprosessen.

Prosjekteier

Ansvar

• Skal sørge for at enhetens prosjekter og ressursbruk er i tråd med enhetens mål og strategier
• Faglig og økonomisk ansvar for enhetens prosjekter
• Skal sørge for at avtalte og nødvendige ressurser stilles prosjektet til disposisjon

Myndighet

• Godkjenne eller avslå søknader og kontrakt
• Avgjøre ev. egeninnsats i prosjektet
• Oppnevne ny prosjektleder ved mislighold

Arbeidsoppgaver

• Vurdere prosjektsøknad i forhold til enhetens mål og strategi og avgjøre hvorvidt enheten ønsker å prioritere dette prosjektet
• Forvisse seg om/sørge for at søknad og kontrakt er kvalitetssikret i forhold til faglig kvalitet, økonomi og jus
• Godkjenne eller avslå søknad/kontrakt
• Planlegge bruken av enhetens ressurser og sørge for at nødvendige ressurser (lokaler, instrumenter, medarbeidere) stilles til disposisjon for gjennomføring av prosjektet i forhold til prosjektplan (prosjektplan skal utarbeides av prosjektleder og godkjennes av prosjektansvarlig)
• Holde seg oppdatert på fremdrift, faglig og økonomisk, på prosjekter

Kompetansekrav

• Enhetsleder med faglig og økonomisk ansvar.

Krav til verktøy/støtte

• Lett tilgjengelig støtte
• Hensiktsmessige og oversiktlige styringsrapporter

Prosjektleder

Ansvar

• Økonomisk og faglig ansvar for prosjektet

Myndighet

• Full budsjettdisponeringsmyndighet innenfor prosjektets periodiserte budsjett.

Arbeidsoppgaver

• Overvåke ”markedet” for muligheter / holde seg oppdatert
• Utarbeide søknad (inklusive budsjett og ressursbehov – eksempelvis behov for prosjektøkonom gjennom prosjektet) i samråd med prosjekteier. Støtte gis til økonomiske vurderinger og oppsett av budsjett fra prosjektøkonom
• Sørge for tilstrekkelig kvalitetssikring av søknad, og korrekt signering av denne (støtte gis innen økonomiområdet og jus – kontakt prosjektøkonom)
• Tilgjengeliggjøre søknad til prosjektøkonom
• Nødvendig oppfølging av søknad mot oppdragsgiver
• Sørge for utarbeidelse og kvalitetssikring av kontrakt i samråd med prosjekteier og med støtte fra prosjektøkonom
• Forvaltning av kontrakt i driftsfasen
• Sørge for at prosjektet opprettes i prosjektregnskapssystemet av prosjektøkonom
• Initiere eventuelle ansettelser, bestillinger, og subkontrakter (kontakt administrasjonen)
• Daglig ansvarlig for prosjektet både mht. fremdrift, rapportering og ressursbruk
• Månedlig godkjenning av regnskap
• Fremdriftsrapportering til oppdragsgiver og NTNU (etter avtale) (skriving av økonomirapport kan gjøres av prosjektøkonom etter avtale på forhånd)
• Sluttrapportering til oppdragsgiver og NTNU (etter avtale) (skriving av økonomirapport kan gjøres av prosjektøkonom etter avtale på forhånd)
• Godkjenning av sluttregnskap
• Gjennomføre evaluering av prosjektet

Kompetansekrav

• Prosjektlederkompetanse (hva innebærer det å være prosjektleder på NTNU)
• Grunnleggende økonomiforståelse

Krav til verktøy/støtte

• Brukervennlig og homogent grensesnitt til økonomisk informasjon
• Lett tilgjengelig støtte
• Prosjektveiviser/prosjekthåndbok

Prosjektøkonom (PØ)

Ansvar

• Holde seg oppdatert og sørge for at prosjektet forvaltes i henhold til gjeldende lover, reglement og rutiner
• Proaktiv støtte for prosjektleder

Myndighet til

• Plikt og rett til å melde fra til prosjektansvarlig og prosjektleder dersom BOA ikke forvaltes etter gjeldende retningslinjer og regler.

Arbeidsoppgaver

• Bistand til utarbeidelse av/kvalitetssikring av prising av tjenester, ressursestimat og budsjett i søknads- og kontraktsfase
• Arkivering av søknad og kontrakt i elektronisk saks- og arkivsystem
• Bruk av prosjektregnskapssystem, herunder registrering og opprettelse av prosjekter, budsjettering, periodisering og fakturering på BOA-prosjekter
• Bistand til utarbeidelse/kvalitetssikring av subkontrakter mht. økonomi
• Bistand ved månedlig kvalitetssikring av rapporter og avvikshåndtering (eks. feilretting og budsjettrevidering/prognose)
• Oppfølging av regnskap mot budsjett
• Bistå ved skriving av økonomiske rapporter utover kvalitetssikring (tilleggstjeneste)
• Bistand ved kvalitetssikring av sluttregnskap og avvikshåndtering
• Bistå ved skriving av sluttrapport utover kvalitetssikring (tilleggstjeneste)
• Bistand og ev. opplæring av prosjektleder i aktuelle systemer/rutiner
• Orientere controller om forhold som påvirker enhetens totaløkonomi (avvik)
• Regnskapsmessig avslutning av BOA-prosjekter

Kompetansekrav

• Høyere utdanning innen økonomi/prosjektstyring (ev. relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning)
• Helhetsforståelse prosjektstyring
• Personlig egnethet: Serviceinnstilling, løsningsorientert, proaktiv, ryddig
• Gode engelskkunnskaper
• God kjennskap til aktuelle systemer, retningslinjer, regelverk og rutiner

Krav til verktøy/støtte

• Gjeldende retningslinjer, lovverk og rutiner innen BOA-området
• Enkle verktøy med homogent brukergrensesnitt
• Økonomiportal på nett
• BOA-nettverk
• Kompetanseutvikling

Inngår i følgende prosessbeskrivelser

• Prosjektprosess 1.02 Budsjett for bidragsprosjekter
• Prosjektprosess 1.03 Budsjett for oppdragsprosjekter
• Prosjektprosess 2.01 NTNUs kontrakt
• Prosjektprosess 2.02 Kundens kontrakt
• Prosjektprosess 3 Oppstart
• Prosjektprosess 4.05 Arkivering
• Prosjektprosess 4.01 Oppfølging av regnskap mot budsjett
• Prosjektprosess 4.03 Fakturering
• Prosjektprosess 5.01
• Prosjektprosess 5.02

Prosjektøkonom EU

Ansvar

• Holde seg oppdatert om aktuelle lover, reglement og rutiner
• Bidra til at prosjektet forvaltes i henhold til ovennevnte
• Proaktivt og oppsøkende støtteapparat for prosjektleder

Myndighet

• Påse at EU-prosjekter forvaltes etter retningslinjer og reglement.

Arbeidsoppgaver

• Bistand til/kvalitetssikring av prising av tjenester, ressursestimat og budsjett i søknad og kontraktsfasen
• Sørge for arkivering av søknad og kontrakt i elektronisk saks- og arkivsystem
• Bruk av prosjektregnskapssystem, herunder registrering og opprettelse av prosjekter, budsjettering, periodisering av budsjett og fakturering
• Registrering og opprettelse av EU-prosjekt i Maconomy
• Bistand til detaljbudsjettering og periodisering ved oppstart
• Månedlig kvalitetssikring av regnskapsrapporter og avvikshåndtering (feil rettes av den som har gjort feilen - kontakt rette vedkommende)
• Oppfølging av regnskap mot budsjett, gjennomfør ev. budsjettrevisjoner
• Bistå med utarbeidelse av økonomiskrapportering til EU
• Kvalitetssikring av sluttregnskap og avvikshåndtering mht. til regnskapet
• Bistå med utarbeidelse av økonomisk sluttrapport til EU
• Orientere enhetens controller om forhold som påvirker enhetens totaløkonomi
• Regnskapsmessig avslutning av EU-prosjekter

Kompetansekrav

• Grunnleggende kjennskap til EUs rammeprogram og regelverk
• Helhetsforståelse prosjektarbeid
• God økonomiforståelse
• Gode engelskkunnskaper
• Personlig egnethet: sørvisinnstilt, proaktiv, ryddig og trygg

Krav til verktøy/støtte

• Gjeldende retningslinjer, lovverk og rutiner innen BOA-området
• EU kompatible rapporter
• Enkle verktøy med homogent brukergrensesnitt
• Økonomiportal på nett
• BOA nettverk/ekspertise (sentral prosjektstøtte)
• Hensiktsmessig kompetanseutvikling

Sentral prosjektstøtte (SP)

Ansvar

• Holde seg oppdatert om gjeldende lover, reglement og rutiner
• Sørge for at informasjon gjøres tilgjengelig og at opplæring skjer
• Proaktivt støtteapparat for PØ
• Rapporteringsløsninger

Myndighet til

• Påse at BOA forvaltes etter gjeldende retningslinjer og reglement.

Arbeidsoppgaver

• Skaffe seg helhetlig oversikt over prosjektportefølje og BOA ved NTNU, foreta analyser og statistikkgrunnlag som vil være grunnlag for styringsinformasjon for ledelse og controller-virksomhet.
• Proaktiv støtte til PØ/PL
• Rådgivning i forhold til muligheter, regelverk og maler (både mht. finansieringskilden og NTNU)
• Rådgivning vedr. økonomi; eksempelvis mva, prising av tjenester, budsjettering, periodisering, rapportering, vurdering av økonomisk risiko og økonomisk analyse (evaluering)
• Støtte vedrørende Maconomy prosjektregnskapssystem, herunder blant annet opprettelse og avslutning av eksterne prosjekter
• Sørge for at informasjon tilgjengeliggjøres ved oppdatering av prosjektportal/informasjonsmateriell, retningslinjer og rutinebeskrivelser
• Kursing/opplæring av PØ og PL
• Koordinering av BOA-nettverket
• Påse at rapporter i prosjektregnskapssystemet evalueres og utvikles/oppdateres

Kompetansekrav

• God kjennskap til regelverk og rutiner
• Helhetsforståelse for prosjektstyring
• Økonomikunnskaper på bachelornivå
• Personlig egnethet: sørvisinnstilt, proaktiv, ryddig og trygg i rollen

Krav til verktøy/støtte

• Hensiktsmessig kompetansebygging
• Prosjektveiviser/prosjekthåndbok
• Prosjektregnskapssystem
• BOA-nettverk

Sentral EU prosjektøkonom

Ansvar

• Holde seg oppdatert om gjeldende lover, reglement og rutiner
• Sørge for at informasjon tilgjengeliggjøres og at opplæring skjer
• Proaktivt støtteapparat for EU-PØ
• Rapporteringsløsninger

Myndighet

• Påse at EU-prosjekter forvaltes etter gjeldende interne og eksterne retningslinjer og reglement.

Arbeidsoppgaver

• Proaktiv støtte til EU-PØ:
• Rådgivning i forhold til muligheter, regelverk og maler (både mht. finansieringskilden og NTNU)
• Rådgivning vedr. økonomi; eksempelvis finansiering/kostmodeller, mva, prising av tjenester, budsjettering, periodisering, regnskapsføring, vurdering av økonomisk risiko, skriving av økonomiske rapporter til EU og økonomisk analyse (evaluering)
• Støtte vedr Maconomy prosjektregnskapssystem
• Sørge for at informasjon tilgjengeliggjøres ved oppdatering av prosjektportal/informasjonsmateriell, retningslinjer og rutinebeskrivelser, samt kursing/opplæring av EU-PØ og PL
• Utvikle/oppdatere rapporter iht. EUs krav/kompatible rapporter
• Tilbud: Økonomiansvarlig for koordinatorprosjekter

Kompetansekrav

• God kjennskap til EUs rammeprogram og regelverk
• Helhetsforståelse for prosjektstyring
• Økonomikunnskaper på bachelornivå
• Gode engelskkunnskaper
• Personlig egnethet: sørvisinnstilt, proaktiv, ryddig og trygg i rollen

Krav til verktøy/støtte

• Hensiktsmessig kompetansebygging
• Prosjektveiviser/prosjekthåndbok
• BOA nettverk