All saksbehandling krever en god forståelse av egen rolle og hvilke etiske vurderinger som ligger til grunn for arbeidet man gjør. Men hvem og hva er en saksbehandler? Det kan være en HR-rådgiver, jurist, dekan, studieveileder, stipendiat, kontorsjef, og mye mer. Du gjør saksbehandling hvis du:

• Vurderer, utreder og behandler saker
• Vurderer, utreder og behandler søknader
• Vurderer, utreder og behandler notater, høringer og andre skriv

Saksbehandlerrollen er en av flere roller vi har i vårt daglige arbeid. I denne delen av opplæringen vil du lære om:

• Egen og andres rolle som saksbehandler på NTNU
• Hvordan du som saksbehandler kan utøve god forvaltningsskikk
• Hvilke etiske retningslinjer du som saksbehandler må forholde deg til

Refleksjonsoppgaver – Diskuter gjerne med én eller flere kollegaer

• Reflekter over egen rolle som saksbehandler, gjerne med en kollega. Hva er god forvaltningsskikk for rollen som saksbehandler på ditt arbeidsområde?

Se også vedleggene som ble brukt når kurset ble holdt fysisk, for HR-området og Studieområdet, som PowerPoint-presentasjoner.

Hva vil det si å være saksbehandler i en statlig virksomhet som NTNU?

En saksbehandler i staten følger forvaltningsloven for saksbehandling og god forvaltningsskikk. Offentlig forvaltning er bindeleddet mellom den lovgivende makt og innbyggerne, som gir sistnevnte rett til innsyn i virksomhetens arbeid gjennom offentlighetsloven. For NTNU som en offentlig og statlig virksomhet, er vi i tillegg bundet av universitets- og høyskoleloven. Vi handler på vegne av studentene og de ansatte, og også på vegne av fellesskapet.

En saksbehandler skal ha god rolleforståelse og veie ulike hensyn opp mot hverandre. Siden NTNU er en statlig virksomhet, så vil en saksbehandler på NTNU være forpliktet av de samme lovene, forskriftene og retningslinjene som alle andre saksbehandlere i staten.

Hva er god forvaltningsskikk?

I vårt arbeid som saksbehandlere må vi være:

• Saklig og hensynsfull
• Åpen og serviceinnstilt

I saksbehandlingsprosessen må vi forholde oss til krav om:

• Effektivitet og prioriteringer
• Skriftlighet og god orden

Normer for god forvaltningsskikk er – i motsetning til lover og forskrifter – uskrevne, men Sivilombudet har uttalt seg om hva som er god forvaltningsskikk. Normene er basert på grunnleggende etiske verdier som forvaltningen – altså NTNU – må ivareta for at vi skal oppfylle rollen vår, og for at folk skal ha tillit til oss.

God forvaltningsskikk er altså normer som setter krav til hvordan vi på NTNU bør opptre ovenfor våre brukere i saksbehandlingssammenheng. For eksempel er det god forvaltningsskikk at vi er saklige og hensynsfulle, og åpen og serviceinnstilt.

Normene kan også ha betydning for hvordan vi bør organisere arbeide vårt, for eksempel gjennom krav til effektivitet og prioriteringer, om skriftlighet og god orden. De kan også ha betydning for selve saksbehandlingsprosessen.

Etiske retningslinjer for statstjenesten

Etiske retningslinjer skal bevisstgjøre ansatte om det etiske handlingsrommet for NTNU – altså hvordan vi utøver forvaltningsrollen – og berører områder som:

• Lojalitet
• Åpenhet
• Tillit til forvaltningen
• Faglig uavhengighet
• Objektivitet

God etisk kvalitet på tjenesteyting og myndighetsutøvelse er en forutsetning for at innbyggerne skal ha tillit til forvaltningen. Staten har etiske retningslinjer for statstjenesten som gjelder NTNU, også tilgjengelig i Statens personalhåndbok.

Etiske retningslinjer ved NTNU

NTNUs egne retningslinjer for etikk gjelder for hvordan ansatte utøver sine roller som

• medarbeidere og ledere,
• forvaltere, tjenesteytere og oppdragstakere,
• forskere, veiledere og lærere.

NTNUs grunnleggende verdier skal prege vår atferd. Vi skal

• utføre vårt arbeid på en kreativ, konstruktiv og kritisk måte, og
• behandle våre kolleger og samarbeidspartnere med respekt og omtanke.

NTNU har også sine egne etiske retningslinjer for deg som ansatt, og en egen Etikkportal. På disse sidene dekkes den generelle retningslinjen, og det gås også i dybden som på tema som:

• Habilitet
• Sidegjøremål
• Gaver og andre fordeler (korrupsjon)
• Konfidensialitet og personvern
• Åpenhet i forhold til media og allmennheten
• Menneskerettigheter og miljø
• Bruk av NTNUs ressurser og eiendom
• Varsling og overtredelse
• Spesifikke retningslinjer for forskning og for undervisning og veiledning

De etiske retningslinjene sier noe om hvilken etisk standard NTNU vil ha og hvilke handlinger som ikke aksepteres.

Målet med disse retningslinjene er å øke bevisstheten til den enkelte ansatte og lederne når det gjelde etisk kvalitet på det vi gjør, både tjenesteyting og myndighetsutøvelse. For eksempel når vi avslår en søknad. Det er myndighetsutøvelse, og da skal vi følge både de lovpålagte kravene – som å begrunne avslaget – men også de etiske retningslinjene – som å være saklig og upartisk. At vi følger dette er viktig for at folk skal ha tiltro til oss.

Etiske verdier som er avgjørende å ivareta i forvaltningen – begreper

Forutsigbarhet

Å vite hva man går til: Lojalitet til de bestemmelser som gjelder, åpenhet om hva vi holder på med, tillit til forvaltningen og arbeidet NTNU gjør, at vi ivaretar faglig uavhengighet og objektivitet ved å ikke la oss påvirke av utenforliggende hensyn.

Likebehandling

Like saker skal behandles likt. Men noen trenger litt ekstra veiledning for at vi skal se at saken er lik som en annen. Kanskje formulerer søkeren seg uheldig, bruker feil skjema, det mangler vedlegg som dokumentasjon. Vi er pliktig til å veilede slik at søker forstår og får sine rettigheter godt ivaretatt.

Habilitet

Saksbehandler skal ikke favorisere parter, men opptre nøytralt. Derfor må du jevnlig vurdere din egen habilitet i saksprosesser. At en person er inhabil i rettslig forstand betyr at det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet i en bestemt sak. Inhabilitet kan føre til at et vedtak blir ugyldig.

Dette følger av forvaltningslovens § 6 om habilitetskrav, og der er det klare retningslinjer for hvem som en inhabil – f.eks. søsken og foreldre. Men forvaltningsloven nevner også «andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten». Selv om man vet med seg selv at man vil handle upartisk, så må man i slike tilfelle gå inn og vurdere habilitet, selv om det ikke ligger innenfor lovens bestemmelser i forhold til slektskap, osv.

I NTNU sine retningslinjer for etikk omhandles også habilitet. Der skrives det at «Ansatte skal ikke ta del i eller søke å påvirke en beslutning dersom man kan ha personlig interesse av resultatet, og det kan stilles spørsmål ved ens uavhengighet. En habilitets­konflikt kan oppstå selv om forholdet ikke direkte rammes av habilitets­reglene i forvaltningsloven». Det finnes en veileder for dette på Innsida. I enkelte saker skal en egen habilitetserklæring fylles ut for å vise hvordan en har vurdert ens egen habilitet i for eksempel komitearbeid for vurdering av doktorgrad og i rekrutteringsarbeid.

Maler for denne erklæringen finnes på rekrutteringssidene til HR og HMS-avdelingen, under siden 3.3 Oppnevne sakkyndig komite.

Saklighet og hensynsfullhet

Det skal ikke tas usaklige hensyn. Vurderinger skal være objektive, upartiske og nøytrale. Saksbehandler skal være respektfull og profesjonelt gjennom hele prosessen.

Åpenhet, effektivitet og etterprøvbarhet

Publikum skal kunne få innsyn i de saker de ønsker, og NTNU skal praktisere meroffentlighet – som betyr at unntak fra offentlighet bare gjøres med hjemmel i lov. Sivilombudet har også en god innsynsguide. Saker skal behandles uten ugrunnet opphold, og det skal være mulig å gjenfinne saks-, vurderings- og beslutningsgrunnlag.

Diskusjonsoppgaver

Under finner du oppgaver som handler om etiske dilemma for ulike saksområder. Diskuter gjerne med én eller flere kollegaer.

Studiesak – Habilitet

En bekjent av deg har søkt om godkjenning av utdanning på din enhet og du har fått saken fordelt til deg.

• Hva ville du gjort i dette tilfellet?
• Hvordan ville du vurdert habilitet og hvorfor?

HR-sak – Kollegarelasjoner og habilitet i en ansettelsesprosess

Instituttet har lyst ut stilling som førsteamanuensis. Du er saksbehandler på ansettelsesprosessen og skal sette sammen en rådgivende gruppe. Du har sendt ut habilitetserklæring til alle i den rådgivende gruppen.

Det kommer frem fra habilitetserklæringen fra den vitenskapelige ansatte at hen har hatt en personlig konflikt med en av søkerne gjennom et tidligere prosjekt, men like fullt meldt seg som habil. Som saksbehandler skal du sikre god forvaltning og dette krever at du håndterer denne saken forskriftsmessig.

• Hvilke vurderinger om habilitet gjør du, og hvilke forskrifter anvender du?