Hvordan dele ut rettigheter i publiseringsverktøyet Liferay og hvordan en får tilgang. Siden er skrevet særlig for nettredaktører.

Roller i Liferay

Webmaster

Rollen som webmaster gir deg tilgang til å administrere (redigere og opprette) innhold på nettsider . Har du ansvar for innhold på bestemte nettsider på instituttet, studieprogram, o.l., kan din lokale nettredaktør ordne denne tilgangen for deg.

Rollen gir deg på norske sider (studieprogram) muligheten til å gi eller fjerne webmaster-rettigheter til andre.

Rollen gir deg ikke tilgang til alle nettsider på NTNU, men innenfor det bestemte området får du tilgang til å publisere dokumenter og bilder og lage nye sider.

Organization Administrator og Site Administrator

Rollen gis til personer på et institutt eller fakultet som yter brukerstøtte lokalt på Liferay (typisk nettredaktør). En administrator kan gi andre rollen som webmaster eller fjerne andre som webmaster, men kan ikke selv miste rettighetene på en nettside.

Organization Administrator gis på fakultetsnivå til en nettredaktør som da vil arve alle rettighetene i linja (fakultet og institutter, men ikke studieprogram).

Personen bør også ha rollen webmaster på fakultet og institutt siden enkelte funksjoner betinger at man har akkurat denne rollen.
Det er Kommunikasjonsavdelingen som administrerer denne rollen som gjerne tas i bruk når det kommer nye nettredaktører på et fakultet.

Rollen Site Administrator gis ved opprettelsen av en ny "site" (nye konferansesider, forskningssenter, studieprogram) til en webkyndig person som kan forvalte brukere akkurat på denne siden. Det er Kommunikasjonsavdelingen som tildeler denne rollen når det opprettes en ny "site"

HR-medarbeider

Rollen gis til personer på en enhet som skal administrere ansattlister, men som ikke får andre muligheter til redigering på nettsidene.Rollen er unødvendig dersom du er allerede lagt til som webmaster for samme nettst.

Se mer om ansattlister

System Owner

En rolle forbehold Kommunikasjonsavdelingen hvor man kan endre på alle nettsider.

Administrator

En rolle forbeholdt IT-avdelingen og enkelte i Kommunikasjonsavdelingen som gir ekstra rettigheter.

Dele ut rettigheter og tilgang i Liferay

Gjøre andre til webmaster

Etter å ha logget deg på den siden en ny person skal få tilgang til

1. Åpne venstremenyen
2. Velg Innhold
3. Velg Administrasjon av grupper
4. Under Webmastere skriv inn brukernavnet til den nye webmasteren og trykk Legg til

En god praksis er at en administrator også legger seg selv til som webmaster for en side. Fire grunner til det:

1. Andre kan se at administratorer også har tilgang til siden
2. En administrator kan bedre få oversikt over at en har tilgang til denne siden gjennom navigering i nettstedadministrasjon
3. Webmaster-rollen er et "must" for å kunne bruke person-portleten.
4. Som webmaster kan du bruke artikkeleditor for å hente frem bilder i artikkel fra dokumentbiblioteket.

Gjøre andre til HR-medarbeider

Slik gir du personer rollen som HR-medarbeider. Etter å ha logget deg på:

1. Velg Administrasjon
2. Veg Innhold
3. Velg Administrasjon av gruppe
4. Skriv inn brukernavn for ny administrator for ansattlister, velg Legg til

Gjøre andre til Site Administrator

Fra nettstedet en ny person skal få tilgang til:

1. Velg Administrasjon
2. Velg Innhold
3. Velg Administrasjon av grupper
4. Sjekk at webmaster ligger inne fra før, hvis ikke skriv inn brukernavn på ny webmaster, klikk på Legg til
5. Velg Brukere i venstremenyen
6. Velg Nettstedsmedlemsskap
7. Finn aktuell person, velg Handlinger
8. Velg "Tilordne nettstedsroller"
9. Velg "Site Administrator"
10. Velg "Oppdater forbindelser"

Forvalte rettigheter og tilgang

Når webmastere eller administratorer i Liferay slutter på NTNU (på grunn av skifte av arbeidssted eller nye oppgaver), er det viktig å passe på at innhold på nettsider alltid har en webmaster eller administrator.

Derfor bør man passe på at rettigheter fjernes når noen slutter og gis på nytt til de som får oppgaven. Når en nettredaktør slutter, er det nettgruppen i Kommunikasjonsavdelingen som administrerer nye rettigheter.

Rettigheter i testområdet

Hvis du ønsker å bruke testområdet til publisering, kan det hende at rettighetene her ikke er identisk med det som er på ntnu.no/ntnu.edu. Da gis rettighetene på samme måte som i produksjonsområdet.

Hvorfor rettighetsstyring og begrenset tilgang til Liferay?

Når du har rettigheter til å publisere på NTNUs nettsider (som webmaster), forplikter du deg til å lage godt innhold som tilfredsstiller de kravene NTNU er pålagt og de kravene NTNU stiller selv til sine nettsider.

Derfor er det ønskelig å ha kontroll på hvem som lager innhold på nettsidene. Rollen som administrator gir økt adgang til Liferay-systemet. Her forventes det mer teknisk kompetanse slik at denne rettigheten er ytterligere begrenset.

Student eller konsulent tilgang til å produsere innhold i Liferay

For nettredaktører og lokale IT-kontakter

Trenger du å gi en student eller konsulent tilgang til å produsere innhold i Liferay? Ulønnede medarbeider, f.eks. ph.d.-kandidater og studentassistenter, som ikke er registrert i HR-systemet, må få en gjestetilknytning via Gjestetjenesten for å kunne logge på og redigere nettsider på eksternweb.

• Det tar 1–2 dager før brukeren er tilgjengelig i Liferay.
• Deretter gi studenten webmaster-rollen for siden det gjelder.

Rettigheter på Innsida

Ønsker du rettigheter til å redigere wikisider, kontakt din nettredaktør.