Det er laget felles retningslinjer for hele UH-sektoren for kommunikasjon med studiesøkere. Det er viktig å være obs på at mange av de tiltakene som tidligere var vanlige ved NTNU ikke lenger er mulige, etter innføring av GDPR.

Personopplysningene som NTNU får via det samordnede opptaket, er samlet inn for opptaksformål og kan derfor kun benyttes til dette formålet. Det samme gjelder for søknad gjennom NTNUs søknadsweb til lokale opptak (opptak til master m.fl.).

Dette betyr at NTNU ikke kan sende søkerne informasjon som ikke er nødvendig for søknadsprosess og oppstart av studiet. NTNU kan heller ikke dele kontaktinfo med andre (herunder linjeforeningene).

NTNU har meldt inn ønske til UNIT om få til en løsning i Samordna opptak-web der søkere kan krysse av for om de ønsker informasjon fra lærestedene. UNIT vurderer å innføre dette, men det kan i så fall tidligst være på plass i 2022.

Denne siden er en del av NTNUs kommunikasjonsplan for studiestart.

Gjeldende retningslinjer

Retningslinjene gjelder for hele sektoren og skal følges av hele organisasjonen.

• Det er ikke tillatt å sende ut informasjon i brev eller e-post, eller ringe søker mellom søknadsfrist og tilbud om opptak.
• Det er ikke egne regler for førsteprioritetssøkere.
• Det er ulovlig å bruke en søkers personopplysning til markedsføringsformål. I dette ligger for eksempel:
  • Å oppfordre en søker til å beholde prioriteringen eller takke ja til studieplassen.
  • Å informere om studentfrivilligheten (herunder linjeforeningene)
• Etter at søkerne har fått tilbud om studieplass, kan lærestedene sende ut informasjon til søkere i brev eller e-post.
• Det er ikke anledning til å kontakte søkere for å gi informasjon som ikke er nødvendig for opptak eller studiestart. I praksis betyr det for eksempel at man ikke har anledning til å ringe søkere før studiestart – siden man normalt ikke vil ringe søkerne for å fortelle dem når og hvor de skal møte til studiestart. Dette gjelder også etter at søkeren har takket ja til studieplass.
  
  • Man kan heller ikke sende en SMS til søker med tilbud om oppringing, fordi et tilbud om en telefonsamtale ikke er å regne som nødvendig informasjon for opptak eller studiestart. 
  • Forslag til løsning: Hvis man ønsker å tilby telefonsamtale til studenter som har takket ja til studieplass, kan man legge inn et tilbud om oppringing i velkomstbrevet og la de som vil bli oppringt melde seg på en liste. Dette er innenfor regelverket.
• Det er ikke lov å gi ut søkerlister.
• Hver enhet er selv ansvarlig for riktig håndtering av personopplysninger i forhold til riktige hjemler og enhver behandling av personopplysninger må ha et hjemmelsgrunnlag for å være lovlig.