For deg som jobber med studiestart ved NTNU.

Målgruppen for denne wikien er studieveiledere, kommunikasjonsrådgivere og andre ansatte som bidrar i planlegging og gjennomføring.

Hva er målet?

Vi ønsker at alle nye studenter skal føle seg velkommen og inkludert fra første dag. God informasjon gir trygghet og gjør det lettere å bli kjent – både faglig og sosialt.

Hvorfor en felles kommunikasjonsplan?

For å sikre at nye studenter får:

• riktig og tydelig informasjon til rett tid
• et helhetlig inntrykk av NTNU
• en god start på studiet

Planen hjelper oss å:

• unngå dobbeltinformasjon og misforståelser
• sikre at alle enheter vet hva de skal gjøre
• samordne innhold og tidspunkt for utsending
  

Roller og ansvar

Ansvarsfordeling varierer mellom enheter, men generelt er det slik:

• Studieveileder
  • Samle informasjon til nettside for eget studieprogram (tid, sted og rom for diverse aktiviteter i studiestartperioden)
  • Skrive og sende velkomsthilsen til nye studenter
  • Svare på henvendelser fra søkere og nye studenter
  • Planlegge og holde orienteringsmøte
• Nettredaktør (eller tilsvarende rolle)
  • Publisere og oppdatere studiestart-nettside for hvert studieprogram
• Fadder
  • Ønske nye studenter velkommen
  • Skape et sosialt og inkluderende miljø
• Kommunikasjonsavdelingen
  • Oppdatere kommunikasjonsplan
  • Oppdatere mal for studieprogramstartsidene med innhold som er felles
  • Oppdatere sentral studiestartside
  • Arrangere immatrikulering

Dette anbefaler vi

• Bruk fakultetets kommunikasjonsrådgiver eller nettredaktør til å kvalitetssikre språk og utforming
• Bruk ferdige maler for brev
• Bruk NTNUs hovedkanaler (Innsida, e-post, blackboard og nettsider)
• Ikke bruk eksterne kanaler som Facebook - det sikrer ikke like informasjon og kan være i strid med GDPR

Nyhetsbrev til studentene

Et nyhetsbrev er en god måte å fordele informasjon gjennom året. Vi anbefaler:

• Ett nyhetsbrev i måneden – eller minst ett per semester
• Ett etter studiestart for å oppsummere
• Ett etter nyttår med praktisk info og velkommen tilbake

Verktøy: Sway (i Microsoft 365) eller Make. Husk å følge NTNUs grafiske profil.

Mal presentasjon oppstartsmøte/orienteringsmøte

En felles presentassjonsmal for orienteringsmøte er under produksjon, og vil snart bli lenket opp til her. 

Ønsker du å gjøre møtet mer interaktivt? Prøv Menti – se eksempel fra Enhet for legeutdanning.

Informasjon to-årig master og internasjonale studenter

Disse gruppene har egne behov ved studiestart. Se egen wiki for kommunikasjon rundt studiestart for to-årig master og internasjone studenter.

Kontakt

Har du spørsmål eller forslag til forbedringer?

Ta kontakt med kommunikasjonsavdelingen via NTNU Hjelp.