Kommunikasjonsplan studiestart - Kunnskapsbasen
Kommunikasjonsplan studiestart
For deg som jobber med studiestart ved NTNU.
Målgruppen for denne wikien er studieveiledere, kommunikasjonsrådgivere og andre ansatte som bidrar i planlegging og gjennomføring.
Hva er målet?
Vi ønsker at alle nye studenter skal føle seg velkommen og inkludert fra første dag. God informasjon gir trygghet og gjør det lettere å bli kjent – både faglig og sosialt.
Hvorfor en felles kommunikasjonsplan?
For å sikre at nye studenter får:
- riktig og tydelig informasjon til rett tid
- et helhetlig inntrykk av NTNU
- en god start på studiet
Planen hjelper oss å:
- unngå dobbeltinformasjon og misforståelser
- sikre at alle enheter vet hva de skal gjøre
- samordne innhold og tidspunkt for utsending
- Alt materialet du trenger for året ligger i årshjulet.
- Zoom inn og ut i nettleseren.
- Trykk på elementet for å få opp informasjon om aktiviteten (og for å se evt. lenker og vedlegg).
Roller og ansvar
Ansvarsfordeling varierer mellom enheter, men generelt er det slik:
- Studieveileder
- Samle informasjon til nettside for eget studieprogram (tid, sted og rom for diverse aktiviteter i studiestartperioden)
- Skrive og sende velkomsthilsen til nye studenter
- Svare på henvendelser fra søkere og nye studenter
- Planlegge og holde orienteringsmøte
- Nettredaktør (eller tilsvarende rolle)
- Publisere og oppdatere studiestart-nettside for hvert studieprogram
- Fadder
- Ønske nye studenter velkommen
- Skape et sosialt og inkluderende miljø
- Kommunikasjonsavdelingen
- Oppdatere kommunikasjonsplan
- Oppdatere mal for studieprogramstartsidene med innhold som er felles
- Oppdatere sentral studiestartside
- Arrangere immatrikulering
Dette anbefaler vi
- Bruk fakultetets kommunikasjonsrådgiver eller nettredaktør til å kvalitetssikre språk og utforming
- Bruk ferdige maler for brev
- Bruk NTNUs hovedkanaler (Innsida, e-post, blackboard og nettsider)
- Ikke bruk eksterne kanaler som Facebook - det sikrer ikke like informasjon og kan være i strid med GDPR
Nyhetsbrev til studentene
Et nyhetsbrev er en god måte å fordele informasjon gjennom året. Vi anbefaler:
- Ett nyhetsbrev i måneden – eller minst ett per semester
- Ett etter studiestart for å oppsummere
- Ett etter nyttår med praktisk info og velkommen tilbake
Verktøy: Sway (i Microsoft 365) eller Make. Husk å følge NTNUs grafiske profil.
Mal presentasjon oppstartsmøte/orienteringsmøte
En felles presentassjonsmal for orienteringsmøte er under produksjon, og vil snart bli lenket opp til her.
Ønsker du å gjøre møtet mer interaktivt? Prøv Menti – se eksempel fra Enhet for legeutdanning.
Informasjon to-årig master og internasjonale studenter
Disse gruppene har egne behov ved studiestart. Se egen wiki for kommunikasjon rundt studiestart for to-årig master og internasjone studenter.
Kontakt
Har du spørsmål eller forslag til forbedringer?
Child Pages (4)
-
Oppdatere studieprogramnettside med informasjon om studiestart
Innholdsfortegnelse [-] Ansvarsfordeling Mal for studiestart Studieprogram som mangler underside for studiestart: 1. Opprette underside for studiestart 2. Legge inn informasjon om studiestart Gjøre...
-
Retningslinjer for kommunikasjon fra lærestedene til studiesøkere
Det er laget felles retningslinjer for hele UH-sektoren for kommunikasjon med studiesøkere. Det er viktig å være obs på at mange av de tiltakene som tidligere var vanlige ved NTNU ikke lenger er...
-
Studiestart to-årig master og internasjonale studenter
Internasjonale studenter Seksjon for opptak og internasjonale relasjoner er ansvarlig for felles, overordnet informasjon til internasjonale studenter, både masterstudenter og utvekslingsstudenter....
-
Velkomstbrev fra studieprogram til søkere som har takket ja til studieplass
Alle studieprogram anbefales å sende ut velkomstbrev til sine nye studenter i etterkant av opptaket. Opptaket skjer hvert år 20. juli, og søkerne har frist til ca. 24. juli for å takke ja til...