Her finner du som HR-medarbeider eller leder, informasjon om rekrutteringsprosessen.

Temaside: Ansette medarbeider | Sider tagget med rekruttering

Rekrutteringsprosessen

NTNU

• skal arbeide aktivt med å tiltrekke medarbeidere og fremme NTNUs omdømme som attraktiv arbeidsplass.
• har profesjonelle og effektive rekrutteringsprosesser
• har HR-medarbeidere som yter god lederstøtte og rådgivning

Rekruttering er en av de mest grunnleggende delene av personalarbeid. Vi skal finne den best mulig kvalifiserte til våre ledige stillinger. Alle former for rekruttering innvirker på NTNUs omdømme og er en del av vår markedsføring.

En rekrutteringsprosess har for NTNU tre hovedmål:

1. Vi skal finne riktig kandidat på rett plass, til rett tid og rett pris
2. Vi skal ha en profesjonell prosess
3. Vi skal gi en god opplevelse for søkeren

I en rekrutteringsprosess er leder bestiller og ansvarlig for gjennomføring. HR er utfører og lederstøtte. Hvem som defineres som leder i en tilsetting vil variere fra stilling til stilling, men hovedregelen er at leder er enhetsleder, bestiller og "eier" av stillingen.

Behov

En rekrutteringsprosess starter med at det er et behov. For å kunne konkretisere behovet må følgende defineres:

• Hvilken kompetanse behøver vi? Hva slags kompetanse (internasjonal?)
• Hvor lenge trenger vi kompetansen for?

Når behovet er definert må vi stille oss følgende spørsmål:

• Hva har vi av kompetanse? Kan kompetansen vi allerede har dekke opp for behovet?
• Har vi finansiering?
• Har vi organisasjon/infrastruktur til å ta i mot/omplassere eksisterende kompetanse?
• Skal vi tilsette midlertidig i påvente av utlysning?

Til sammen utgjør denne informasjonen en behovsanalyse. Behovsanalyser brukes sammen med strategisk personalplanlegging.

Om vi allerede har kompetansen til stede kan vi starte en intern rekrutteringsprosess. Arbeidsgivers styringsrett gir anledning til å kunne omdisponere arbeidskraft, og dette bør gjøres i dialog med arbeidstakerne gjennom definerte møteplasser og medarbeider/utviklingssamtaler. Hvis behovet ikke kan stilles internt, startes en ekstern rekrutteringsprosess og instituttet anmoder HR om rekruttering med en kravspesifikasjon.

I visse tilfeller kan det være nyttig og riktig å tilsette uten kunngjøring/utlysning. Dette bør vurderes i samråd med HR.

På bakgrunn av kravspesifikasjon for stilling utformer HR sammen med leder:

• forslag til stillingsbeskrivelse/utlysningstekst
• forslag til utlysningsplan
• forslag til prosessplan

Leder sitt ansvar

• Definere behovet
• Finansiering
• Strategisk personalplan
• Infrastruktur

HR sitt ansvar

• Utfordre behov
• Historie
• Rutiner

Stilling

Stillingsbeskrivelse/Betenkning som grunnlag for utlysningstekst

En godt formulert utlysningstekst er grunnlaget for en god rekrutteringsprosess. Utlysningstekst er første del av arbeidskontrakten og innholdet er bindende. Alle stillingsbeskrivelser har en del formelle deler som må være med, og innholdet må være helt ferdig før utlysning kan finne sted.

Leder sitt ansvar

• Utarbeide stillingsbeskrivelse
• Budsjett

HR sitt ansvar

• Utarbeide utlysningstekst

Utlysning

Utlysningsplan
Avhengig av stillingstypen som skal lyses ut og finansiering vil det være behov for ulike former for offentliggjøring. Alle stillinger skal lyses ut gjennom nav.no og internt på NTNUs hjemmesider. I tillegg kan det være nyttig å lyse ut gjennom fagtidsskrifter, dagspresse og relevante media. For enkelte stillinger kan det også være riktig med mer direkte rettet utlysning mot institusjoner, karrieresentre, jobbportaler og gjennom sosiale medier som LinkedIn, Facebook og Twitter.

En godt definert målgruppe for stillingen hjelper til på utlysningen. For enkelte utlysninger kan det være nødvendig å opprette "lete-søke komiteer" for målrettet utlysning. Alle former for utlysning har en markedsføringseffekt for stillingen, institusjonen og NTNU.

Prosessplan
Før utlysningen kan finne sted må prosessen være kartlagt. Når er søknadsfristen? Hvilke komiteer må opprettes når? Når må komiteene være ferdig? Alle spørsmål om prosessen bør være avklart før prosessen startes. Om ikke alle parter i prosessen er tilgjengelige vil prosessen bli skadelidende og utsettelser har negativ effekt på omdømmet. Prosessplanen kan inngå som en del av utlysningsplanen.

I prosessplanen bør det også lages et budsjett for utlysningen.

Leder sitt ansvar

• Budsjett

HR sitt ansvar

Bistår ved utarbeidelse av:

• Utlysingsplan
• Prosessplan

Vurdering

Vurderingsprosessen starter i hovedsak når søknadsfristen har gått ut, og er i utgangspunktet lik for både vitenskapelige og teknisk/administrative stillinger. En gruppe med kvalifiserte personer (rådgivende gruppe) vurderer søkernes kompetanse mot de krav som er satt i utlysningsteksten. De søkerne som er best kvalifiserte blir kalt inn til intervju. Avhengig av stillingen kan det gjennomføres både førstegangs- og andregangsintervju.

Ved en hver tilsetting skal kvalifikasjonsprinsippet ligge til grunn. Den best kvalifiserte på bakgrunn av kompetanse og personlige egenskaper skal få tilbud om stillingen. Ved like kvalifikasjoner skal det vurderes likestillings- og mangfoldshensyn. Det skal gjennomføres intervju og hentes inn referanser, og det skal innhentes godkjent dokumentasjon på de som innstilles til stillingen.

Enhetsleder skal innstille til ansettelsesmyndigheten. Vurderingsarbeidet gjøres av en rådgivende gruppe som leverer en anbefaling til enhetsleder. Anbefalingen fra rådgivende gruppe legges til grunn for innstillingen, og enhetsleder kan velge å følge eller ikke følge anbefalingen.

Oversikt over hvem som har ansettelsesmyndighet og prosess defineres i samråd med HR.

Leder sitt ansvar

• Innstille

Kontakt

Finn din HR-medarbeider