Forskningsdatahjelpen hjelper deg med å oppbevare helsedata når regional etisk komité (REK) pålegger dette etter prosjektslutt. Denne siden beskriver tjenesten «REK-arkivering» og forklarer stegene for å klargjøre og sende inn datasett til oppbevaring.

English version - REK archiving | Forskningsdata

En trygg tjeneste for pålagt oppbevaring

Helseforskningsprosjekt som får godkjenning av REK blir gjerne pålagt å oppbevare data etter prosjektslutt for kontrollformål, ofte fem år eller mer. Tjenesten REK-arkivering gir trygghet ved at ansvaret for oppbevaring ikke alene hviler på forskeren, men forvaltes av NTNU. Hvis det senere kommer henvendelser om eksternt tilsyn fra kontrollerende myndighet, kan NTNU etterkomme forespørselen uten aktive bidrag fra prosjektets tidligere medlemmer eller ledere.

NTNU tilbyr REK-arkivering på filområder med streng tilgangskontroll og høy sikkerhet. Datasett skal alltid komprimeres som en enkeltstående kryptert ZIP-fil og beskyttes med et unikt prosjektpassord. Forskningsdatahjelpen sørger for at oppbevaring av passord og datasett blir gjort i to separate systemer: datasettet (og eventuell koblingsnøkkel) plasseres i en egnet lagringsløsning ved NTNU mens passordet oppbevares i egen programvare for håndtering av passord.

Forberedelser og innsending

Start prosessen med innmelding av behov i NTNU Hjelp. Du vil bli bedt om å fylle ut en skriftlig avtale som signeres av forskningsansvarlig (instituttleder), prosjektleder og en representant for Forskningsdatahjelpen. Avtalen må inneholde en presis beskrivelse av datasettet. Sørg for trygg midlertidig oppbevaring av datasettet frem til innsending og arkivering er kvalitetssikret av Forskningsdatahjelpen.

Lag deretter en kryptert zip-fil med passordbeskyttelse:

• Organiser filene i hensiktsmessige mapper og samle alt i en hovedmappe.
• Krypter og pakk denne hovedmappen med 7-zip (Win) ved å følge NTNUs krypteringsinstruksjoner.
• Merk og navngi den nye datasett-filen (og eventuelt koblingsnøkkel) med REK-nr eller annet ID-nummer etter avtale med Forskningsdatahjelpen.
• Bruk et unikt, sikkert passord per datasett.
• Send zip-filen til NTNU Universitetsbiblioteket via filesender etter at du har mottatt en forespørsel om slik innsending.
• Hvis koblingsnøkkel også skal arkiveres, bruk samme prosedyre og separat zip-fil med unikt passord.
• Avtal overlevering av passord til Forskningsdatahjelpen i NTNU Hjelp. Passord leveres i egen kanal, for eksempel via SMS.

Oppbevaring og eventuell utlevering av REK-arkivert helsedata

Forskningsdata oppbevares trygt med begrenset tilgang og med et avtalt tidspunkt for sletting. De som oppbevarer passordet har ikke tilgang til datasettet, og omvendt. Ved henvendelser fra kontrollerende myndighet vil utlevering godkjennes av forskningslinja ved instituttet, og data (med eventuell koblingsnøkkel) og passord oversendes trygt sammen med relevant informasjon til den aktuelle myndigheten.

Kontakt

Ta kontakt med Forskningsdatahjelpen via NTNU Hjelp hvis du har spørsmål om REK-arkivering eller innspill til hvordan vi kan forbedre denne siden.