NTNU har valgt å organisere salg av EVU som prosjekter i regnskapet fordi omfanget er stort og fordi enhetene (fakultet/institutt) har behov for økonomisk oversikt og styring av denne aktiviteten.

BOTT-løsningen for EVU-BEV prosjektene ble innført 28. oktober 2023. Rutinene følger i stor grad de samme som gjelder BOA-aktiviteten ved NTNU, men BOTT-rutinene er per i dag ikke oppdatert med den nye EVU-BEV-løsningen. En vesentlig forskjell er at i BOA brukes det konti i 94-serien, mens i EVU-BEV brukes det konti i 95- serien.

Gjeldende rutiner for EVU-BEV er derfor beskrevet på denne siden som en midlertid løsning.

Hovedprinsipp

Rutine for EVU-BEV prosjekt i Unit4 gjelder kun aktivitet som skal inntektsføres som BFV salg hvor det er egenbetaling fra studenter.

Prosjekt- og delprosjekt skal opprettes av fakultet/institutt med beskjed til NTNU VIDERE om delprosjekt for fakturering og delprosjekt for belasting av NTNU VIDERE sine kostnader knyttet til aktiviteten.

Det er viktig at enheten og NTNU VIDERE avklarer prosjektstrukturen før prosjektene opprettes i Unit4. Inntekten på prosjektene skal genereres hos NTNU VIDERE der deltakeravgift skal faktureres på første delprosjektet og deretter daglig overføres til Unit4.

Melding om opprettet prosjekt skal sendes til regnskap@videre.ntnu.no.

Dokumentasjon

Dokumentasjon relatert til prosjektene skal arkiveres i ePhorte og saksnummeret skal registreres på prosjektet i Unit4. Tilgangsgruppe SP må registreres ved arkivering.

Dokumentasjon som skal arkiveres er blant annet:

• Innmeldingsskjema
• Beregningsmodell/simuleringsmodell
• Excel budsjett (TDI-beregning EVU)

Fakturering

Fakturering av inntekt skal utføres i FS av NTNU VIDERE og skal kun gjøres på delprosjekt som er opprettet og aktivert i Unit4.

Totalt fakturert på delprosjektet per dato overføres daglig fra FS til hovedbok i Unit4.

Kontering

• 3241 Egenbetaling fra studenter

Rutiner

• For mye innbetalt deltakeravgift fra kunde
• Inkasso av deltakeravgiften som er fakturert fra FS

Inntektsføring

Prinsipp for inntektsføring på EVU-BEV prosjektene er motsatt sammenstilling, det vil si inntektsføring i takt med aktiviteten.

Kontering

• 1531 Opptjente inntekter EVU-BEV
• 2908 Uopptjente inntekter EVU-BEV
• 3241 Egenbetaling fra studenter

Indirekte kostnader

Prosjektorganisering gir mulighet til å synliggjøre alle direkte og indirekte kostnader totalt for aktiviteten. Ved å budsjettere og regnskapsføre indirekte kostnader på EVU-BEV prosjektene, blir det dermed mulig å få oversikt over den totale faktiske økonomien knyttet til prosjektene.

Totalkostnadsmodellen (TDI-modellen) gir nødvendig grunnlag for å beregne indirekte kostnader og synliggjøre alle kostnader i EVU-prosjekter. For NTNU er det beregnet satser for indirekte kostnader, såkalt arbeidsplass-sats og undervisningssats, som skal benyttes i alle nye EVU-prosjekter.

Satser for 2024 og 2023

I tillegg skal det beregnes indirekte kostnader for studenter.

For EVU aktivitet klassifisert som videreutdanning (med studiepoeng) er beregningsgrunnlaget for indirekte kostnader antall studenter ganger antall studiepoeng totalt for aktiviteten, med en sats kr. 536 pr. studiepoeng for 2024 (kr 450 pr. studiepoeng for 2023).

For EVU aktivitet klassifisert som etterutdanning (uten studiepoeng) er beregningsgrunnlaget for indirekte kostnader antall studenter ganger antall undervisningstimer for kurset, med en sats kr. 107 pr. undervisningstime for 2024 (kr 90 pr undervisningstime for 2023).

Vi anbefaler at dette gjøres i henhold til periodisering av aktiviteten (budsjett), minimum en gang per semester.

Indirekte kostnader på personell (arbeidsplass-sats og undervisningssats) beregnes og bokføres daglig i systemet.

Indirekte kostnader, studentsats beregnes og posteres manuelt av ansvarlig prosjektøkonom.

Personalkostnader

Ved direkte lønnsbelastning i SAP blir lønn og sosiale kostnader importert til Unit4. Lønn og sosiale kostnader blir automatisk bokført i hovedbok.

Kontering

• 9511 - Indirekte EVU-BEV kostnader godskrevet - automatføringer- benyttes på avregningsdelprosjektet EVU-BEV
• 9512 - Indirekte EVU-BEV kostnader belastet - automatføringer – benyttes på EVU-BEV-delprosjektet
• 9513 - Indirekte EVU-BEV kostnader godskrevet - manuelle føringer- benyttes på avregningsdelprosjektet EVU-BEV
• 9514 - Indirekte EVU-BEV kostnader belastet - manuelle føringer – benyttes på EVU-BEV-delprosjektet
• 9515 - Indirekte kostnader student EVU-BEV godskrevet - manuelle føringer – benyttes på avregningsdelprosjektet EVU-BEV
• 9516 - Indirekte kostnader student EVU-BEV belastet - manuelle føringer – benyttes på EVU-BEV-delprosjektet

Timeføring

Timeføring følger BOTT-rutinen.

Kontering

• 9503 - Timer EVU-BEV godskrevet - automatføringe - beregnes på avregningsdelprosjektet EVU-BEV
• 9504 - Timer EVU-BEV godskrevet - automatføringer – benyttes på EVU-BEV delprosjektet
• 9507 - Timer EVU-BEV godskrevet - manuelle føringer - benyttes på avregningsdelprosjektet EVU-BEV
• 9508 - Timer EVU-BEV godskrevet - manuelle føringer – benyttes på EVU-BEV delprosjektet

Ompostering av lønn

Ompostering av lønn følger BOTT-rutinen "Oppfølging personalkostnader i prosjekt".

Kontering

• 9501 - Frikjøp EVU-BEV godskrevet- automatføringer – benyttes på avregningsdelprosjektet EVU-BEV
• 9502 - Frikjøp EVU-BEV belastet - automatføringer – benyttes på EVU-BEV delprosjektet
• 9505 - Frikjøp EVU-BEV godskrevet- manuelle føringer – benyttes på avregningsdelprosjektet EVU-BEV
• 9506 - Frikjøp EVU-BEV belastet - manuelle føringer – benyttes på EVU-BEV delprosjektet

Ved manuell ompostering av lønn (frikjøp) i Unit4, må indirekte kostnader beregnes og bokføres manuelt.

Egenfinansiering

Det er anledning til å egenfinansiere deler av EVU aktivitet klassifisert som ikke-økonomisk aktivitet.

Det er ikke anledning til å egenfinansiere økonomisk aktivitet. Overføringer og/eller subsidier fra bevilgningsøkonomien til denne type prosjekt er med andre ord ikke lov.

Egenfinansiering beregnes og bokføres automatisk i Unit4 daglig etter egenfinanseringsandel oppgitt i delprosjektet.

Kontering

• 9521 - Egenfinansiering EVU-BEV godskrevet - automatføringer – benyttes på EVU-BEV delprosjektet
• 9522 - Egenfinansiering EVU-BEV belastet - automatføringer – benyttes på avregningsdelprosjektet EVU-BEV
• 9525 - Egenfinansiering EVU-BEV godskrevet - manuelle føringer – benyttes på EVU-BEV delprosjektet
• 9526 - Egenfinansiering EVU-BEV belastet - manuelle føringer – benyttes på avregningsdelprosjektet EVU-BEV

Opprette prosjekt i Unit4

For EVU-BEV prosjekter som skal opprettes i Unit4 er det to ulike prosjektmaler: EVU-BEV Ikke økonomisk aktivitet og EVU-BEV Økonomisk aktivitet.

Malen «Mal-Intern-EVU» benyttes for opprettelse av prosjekt og delprosjekt. Malen inneholder informasjon i definerte felter for denne prosjekttypen:

• Prosjekttype: EVU-BEV Ikke økonomisk aktivitet eller EVU-BEV Økonomisk aktivitet.
• Finansieringskilde: Andre salgs- og driftsinntekter
• Spes.finkilde: EVU-BFV
• Kunde: Fakturering utføres i FS så feltet kunde skal være blankt.

I tillegg må det angis data i feltene:

• Prosjektnavn: Kursets benevnelse + emnekode + semester.
• Start dato og Sluttdato: Angis.
• Admin personell: Ansvarlig prosjektøkonom på fakultet/institutt.
• Prosjektleder: Fagansvarlig for prosjektet.
• Koststed: Ansvarlig enhet.
• Aktiv: Ikke aktuell (IA)
• Aktivtetstype: Etterutdanning eller Videreutdanning.

Det skal opprettes minimum ett delprosjekt for ansvarlig enhet – vanligvis første delprosjekt (delprosjektnummer -100). I tillegg må det opprettes et eget delprosjekt med eiersted: 14401002 for kostnader som påløper på NTNU-Videre (delprosjekt -101).

Budsjettering

Prosjektene skal styres og følges opp etter budsjett som skal registreres på prosjektet. Budsjettmal TDI for EVU-BEV gir forslag til budsjett i Unit4:

• TDI-budsjettmal for etter- og videreutdanning

Midlertidig løsning for EVU-BEV prosjektene i Unit4: Oppgaver for budsjettering av EVU-BEV prosjektene er ikke opprettet så det vil ikke være mulig å registrere budsjettet i Unit4.

Avslutte prosjekt

For prosjekter som er kontrollert og klar til avslutning, send en e-post til Økonomiavdelingen på kontakt@okavd.ntnu.no.

Meldingen merkes «Avslutning av EVU-BEV prosjekt xxxxx».

Kontakt

Dersom du har spørsmål om fakturering, innbetaling og bestillinger, ta kontakt med NTNU VIDERE på e-post: regnskap@videre.ntnu.no.

For andre spørsmål, ta kontakt med din lokale prosessrådgiver - som er førstelinje for support.

Dersom din lokale prosessrådgiver ikke kan nås, ta kontakt med Økonomiavdelingen.