NTNU Sak Forvaltning var et delprosjekt i NTNU Sak, etablert for å sette NTNU i stand til å forvalte og drifte ny saksbehandlingsløsning på en god måte. Vårt formål var å legge til rette for at NTNU har en velfungerende forvaltningsorganisasjon som ivaretar våre forpliktelser innenfor forvaltning lokalt, i sektoren og ovenfor leverandør.

Hva jobber vi med?

Forvaltningsteamet jobbet med tre arbeidspakker:

1. Etablering av forvaltningsorganisasjon for drift og forvaltning
2. Etablering av forvaltningsorganisasjon for utviklingsarbeid for saksbehandling
3. Driftssetting og overlevering til forvaltningsorganisasjon og linje

Målsettingen til delprosjektet var å sikre at NTNU har en forvaltningsorganisasjon som setter NTNU i stand til å:

• oppfylle rammebetingelsene for forvaltning, det vil si:
  • oppfylle tjenesteavtalen / ivareta kontraktsforpliktelser
  • ivareta krav fra UH Sak (rigge tilgang, oppfølging av videre utvikling, feilhåndtering, endringshåndtering og konfigurering)
  • oppfylle våre forpliktelser i Felles forvaltning (sektor)
  • ha sikker drift og forvaltning ved innføringstidspunktet og i kontraktsperioden med et besluttet ambisjonsnivå, et klart eierskap og med klare beslutningsprosesser
• rigge et apparat som kan jobbe effektivt med skjema og innhold
• tilrettelegge for et videre utviklingsløp for å ta ut gevinster fra systemet vi har anskaffet
• bidra til å definere nye roller i omstillingen av ressurser ved innføring av nytt system

Hvordan skal vi utvikle og etablere en forvaltningsorganisasjon?

Forvaltning – eller Forvaltning, drift og videreutvikling – av løsningen vi skulle få fra UH Sak. Det inkluderte mange oppgaver og roller. Flere avdelinger i Fellesadministrasjonen skulle delta og bidra i arbeidet. Samtidig skjedde det en stadig utvikling i rammebetingelser og krav underveis i UH Sak og NTNU Sak. Vi hadde derfor en smidig tilnærming til utforming av forvaltningen, og bygget den opp gradvis og trinnvis.