NTNU Sak Forvaltning var et delprosjekt i NTNU Sak, etablert for å sette NTNU i stand til å forvalte og drifte ny saksbehandlingsløsning på en god måte. Formålet var å legge til rette for at NTNU har en velfungerende forvaltningsorganisasjon som ivaretar våre forpliktelser innenfor forvaltning lokalt, i sektoren og ovenfor leverandør.

Ansvar og arbeidsoppgaver

Forvaltningsteamet jobbet med tre arbeidspakker:

1. Etablering av forvaltningsorganisasjon for drift og forvaltning
2. Etablering av forvaltningsorganisasjon for utviklingsarbeid for saksbehandling
3. Driftssetting og overlevering til forvaltningsorganisasjon og linje

Målsettingen til delprosjektet var å sikre at NTNU har en forvaltningsorganisasjon som setter NTNU i stand til å:

• oppfylle rammebetingelsene for forvaltning, det vil si:
  • oppfylle tjenesteavtalen / ivareta kontraktsforpliktelser
  • ivareta krav fra UH Sak (rigge tilgang, oppfølging av videre utvikling, feilhåndtering, endringshåndtering og konfigurering)
  • oppfylle våre forpliktelser i Felles forvaltning (sektor)
  • ha sikker drift og forvaltning ved innføringstidspunktet og i kontraktsperioden med et besluttet ambisjonsnivå, et klart eierskap og med klare beslutningsprosesser
• rigge et apparat som kan jobbe effektivt med skjema og innhold
• tilrettelegge for et videre utviklingsløp for å ta ut gevinster fra systemet vi har anskaffet
• bidra til å definere nye roller i omstillingen av ressurser ved innføring av nytt system

Utvikle og etablere en forvaltningsorganisasjon

Forvaltning – eller Forvaltning, Drift og Videreutvikling – av løsningen vi skulle få fra UH Sak, inkluderte mange oppgaver og roller. Flere avdelinger i Fellesadministrasjonen skulle delta og bidra i arbeidet. Samtidig skjedde det en stadig utvikling i rammebetingelser og krav underveis i UH Sak og NTNU Sak. Vi hadde derfor en smidig tilnærming til utforming av forvaltningen, og bygget den opp gradvis og trinnvis.

Foto: NTNU Sak Forvaltning jobbet trinnvis med etablering og utvikling av forvaltningsorganisasjon.

Forvaltning skal leve og utvikles over mange år, og det er derfor viktig at vi utvikler forvaltningsorganisasjonen stegvis og i takt med endringer som oppstår og de erfaringene vi gjør etter at vi har tatt i bruk løsningen. Delprosjektet rigget første versjon av forvaltningsorganisasjonen, hvor grunnmuren kom på plass først, deretter etablering av en forvaltningsorganisasjon og en første forvaltning for en start på utviklingsløpet som legger grunnlaget for gevinstrealisering.