Denne siden forklarer deg hvordan du deler dokumenter, og hvordan flere studenter eller ansatte kan jobbe på samme dokument samtidig.

English version - Microsoft 365 - Sharing and collaboration

Dele et dokument

Dokumentet må være lagret før koblingen kan opprettes. De ulike delingsalternativene er beskrevet under. Husk at delingen varer så lenge dokumentet eksisterer, eller til du stopper delingen. Unntaket er dokumenter som er delt med alle. Her utløper delingen etter ønsket antall dager, maksimalt 30.

Dele med bestemte personer

Dette er standard innstilling og betyr at dokumentet deles med bestemte personer. Du må spesifisere hvem du ønsker å dele dokumentet med. Dette kan være personer både innenfor og utenfor NTNU. Disse må bekrefte sin identitet før de kan se innholdet.

1. Velg Del når du har åpnet en fil, f. eks. i Word.
   
2. Skriv inn e-postadressen til personen(e) du ønsker å dele dokumentet med. Om ønskelig kan du skrive en melding til mottakerne.
   (Gir lesetilgang som standard. Hvis du ønsker å gi redigeringstilgang må dette angis. Trykk i tilfelle på blyant-symbolet og velg Kan redigere)
3. Trykk Send, og mottakerne vil få en e-post med en kobling til dokumentet.

Dele med personer i NTNU

Du kan velge å dele et dokument med alle personer i NTNU. Dette betyr at innholdet gjøres tilgjengelig for alle studenter og ansatte ved NTNU.

1. Velg Del når du har åpnet en fil, f. eks. i Word.
2. Klikk på pilen til høyre for Personer du angir, kan vise.
   
3. Velg Personer i NTNU med koblingen.
   
4. Under Andre innstillinger kan du eventuelt velge å tillate redigering, samt blokkere muligheten for nedlasting av dokumentet.
5. Velg Bruk.
6. Dersom du ønsker å informere om det delte dokumentet via e-post, skriv inn mottakere og eventuelt en melding.
7. Velg Send.

Dele med alle, dette gjelder kun dokumenter i OneDrive (helt åpent)

Du kan velge å dele et dokument helt åpent. Det betyr at alle som mottar delingskoblingen gis tilgang til innholdet, uten å måtte bekrefte sin identitet. Vær oppmerksom på at alle som mottar koblingen kan videresende den til andre, som igjen vil få tilgang til innholdet. Dette delingsalternativet bør man derfor kun brukes for innhold som tilhører konfidensialitetsklassen Åpen.

1. Velg Del når du har åpnet en fil, f. eks. i Word.
2. Klikk på pilen til høyre for Personer du angir, kan vise.
   
3. Velg Alle med koblingen.
   
4. Under Andre innstillinger kan du velge å tillate redigering, angi en utløpsdato og/eller et passord for delingskoblingen, samt blokkere muligheten for nedlastning av dokumentet.
5. Velg Bruk.
6. Dersom du ønsker å informere om det delte dokumentet via e-post, skriv inn mottakere og eventuelt en melding.
7. Velg Send.

Samarbeid

Når flere har redigeringstilgang på samme dokument, vil de kunne jobbe sammen om innholdet. Samarbeidet kan skje samtidig eller på ulike tidspunkt. Dersom flere jobber samtidig på samme dokument, vil deltakerne se hverandres endringer i sanntid. Den enkeltes markør skilles fra hverandre ved hjelp av fargekoder slik at man lett ser hverandre og unngår konflikter i samarbeidet.

Se også

• Microsoft 365

Kontakt

Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.