Klagebehandling er en del av saksbehandlingen ved NTNU og følger forvaltningslovens kapittel VI, og dermed spesifikke retningslinjer avhengig av hvilket saksområde klagebehandlingen skjer innenfor. Disse reglene er det viktig at du som saksbehandler setter deg inn i.

I denne delen av opplæringen vil du lære om:

• Hva klagerett er og hvem som har klagerett
• Regler knyttet til saksbehandlingstid og frister
• Hvilket handlingsrom du har i behandlingen i klagesaker
• Om hierarkiet i klagesaksbehandlingen

Refleksjonsoppgaver – Diskuter gjerne med én eller flere kollegaer

• Hva gjør du når du mottar en klage på et vedtak du har skrevet?
• Hvilket handlingsrom har du?

Se også vedleggene som ble brukt når kurset ble holdt fysisk, for HR-området og Studieområdet, som PowerPoint-presentasjoner.

Hva er klagerett, og hvem har det?

Klageretten er retten til å kreve at NTNU behandler saken på nytt og tar klagen videre til et overordnet forvaltningsorgan. Muligheten for å klage på behandlingen av en sak følger en trinnvis oppbygning, og følger et prinsipp om at et overordnet organ kan instruere et underordnet organ, og omgjøre det underordnede organet sine avgjørelser. På NTNU kan for eksempel et institutt eller fakultet være et underordnet organ, mens styret i enkelte tilfeller er det overordnede klageorganet.

En part eller person som en avgjørelse retter seg mot, eller som saken ellers direkte gjelder har klagerett på vedtak. Andre med rettslig klageinteresse med en viss aktuell tilknytning til saken og saksutfallet, har også klagerett på et vedtak. En rettslig klageinteresse er vanskeligere å definere enn hvem som er part, og det er en vurdering som må gjøres i den enkelte sak.

Hvor lang tid har man på å saksbehandle?

Det er tre ukers klagefrist, og den starter fra tidspunktet vedtaket kommer fram til parten. Klagen skal settes frem for det organet som fattet vedtaket. NTNU som organisasjon regnes som ett og samme organ, og vi kan derfor ikke avvise en klage om den er sendt til feil enhet. Noen særlover kan ha kortere eller lengre klagefrister, men vi trenger i hovedsak kun å forholde oss til den ordinære fristen på tre uker. Hvis vi avviser en klage på grunn av overgått frist må vi fatte et eget vedtak om avvisning av klagen. Avvisningsvedtaket vil parten igjen ha en ordinær klagerett på.

At saksbehandling skal skje uten ugrunnet opphold er viktig her, men grensene for hva det betyr er ikke helt klare. Hovedpoenget er at forsinkelser skal være saklig begrunnet, inkludert for hvor omfattende og kompleks saken er. Det er da viktig at det du sender et midlertidig svar, med tidspunkt for når det kan forventes et endelig svar.

Når opprettholdes eller oppheves vedtaket?

Et vedtak opprettholdes, som opprinnelig, hvis:

• Det ikke har kommet nye opplysninger i saken
• Andre forhold gjør at saken vurderes annerledes enn første gang
• Det ikke er gjort saksbehandlingsfeil som kan ha påvirket utfallet i saken

Noen typer saksbehandlingsfeil vil alltid føre til ugyldighet, for eksempel manglende forhåndsvarsel i en fuskesak. Hvis du vurderer at vedtaket skal opprettholdes, må det skrives en innstilling som sendes til klageenheten for endelig avgjørelse. Her må det argumenteres for NTNUs syn på saken.

Et vedtak oppheves hvis:

• Det mangler opplysninger i saken
• Vedtaket er fattet på et mangelfullt grunnlag, og saken må utredes ytterligere før det gjøres en ny vurdering av saken
• En beslutning om å oppheve et vedtak er ikke et nytt vedtak, men en prosessuell avgjørelse
• Det ikke er klagerett på slike beslutninger

Dersom vedtaket ikke skal opprettholdes må et omgjøringsvedtak som går til parten skrives, og saken skal ikke videre til klagenemnda.

Sjekkliste for klagesaker

Når du forbereder en klagesak er det viktig at du:

• Påser at informasjons- og utredningsplikten er oppfylt
• Forstår at du har rollen som saksforbereder, mens klagenemnda fatter klagevedtaket
• Skriver en innstilling med din vurdering av klagesaken, den skal sendes til klagenemnda
• Inkluderer det opprinnelige vedtaket, klagen fra parten, enhets vurdering, samt annen dokumentasjon som er innhentet eller opprettet i forbindelse med saken
• Gir klager anledning til å uttale seg

Selve skrivingen av klagevedtaket skal skje hos et overordnet klageorgan. Oppgaven din som saksbehandler ved et institutt eller et fakultet når du mottar en klage, er å forberede saken og sende den til klageorganet. Gjennom det arbeidet hjelper du klageorganet til å ha et godt vurderingsgrunnlag.

I innstillingen må du gå gjennom og vurdere bakgrunnen for saken, anførslene som parten har kommet med i klagen, og det rettslige grunnlaget. Til slutt må du skrive en egen vurdering av saken. Det er viktig at du svarer ut alle anførslene som klager kommer med, og det stiller større krav til argumentasjon og vurdering enn i førstegangsvedtaket. Innstillingen kan avsluttes med en anbefaling om å opprettholde det opprinnelige vedtaket, hvis det er det du kommer frem til.

Kopi av innstillingen må samtidig sendes til den som har klaget, og klager må få informasjon om at vedkommende har mulighet til igjen å komme med en uttalelse i saken, og at denne kan sendes direkte til klageorganet. Klageren må også gis en frist for å komme med ny uttalelse. Dette er viktig for å ivareta hensynet til kontradiksjon.

Foto: NTNU Sak Opplæring

Det er et hierarki i saksbehandlingen av klager og klageorgan ved NTNU. Klagen går først til saksbehandler som behandlet sak opprinnelig, deretter forberedes den for klageinstansen, og ved eventuelt søksmål går den til domstol.